Wynika to z interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Łodzi z 3 kwietnia 2013 r. (IPTPP2/443-51/13-2/JN).
Podatnik wystawia faktury w formie papierowej, a następnie wysyła je do swoich kontrahentów listami poleconymi, wpisując każdy list do książki korespondencyjnej. Podatnik zamierza wystawiać, przesyłać i udostępniać faktury w formie elektronicznej wszystkim klientom, którzy wyrazili zainteresowanie taką formą przesyłania i zgodę na nią.
We wniosku o wydanie interpretacji podatnik zapytał, czy może przyjąć zgodę na wysyłkę e-faktur wyrażoną przez kontrahenta w formie ustnej (w tym telefonicznie), e-mailem oraz czy za taką zgodę można uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy w formie elektronicznej.
W ocenie podatnika sposób, w jaki jest sformułowany § 3 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jednoznacznie wskazuje na liberalizację przepisów i wymogów w zakresie sposobu i formy uzyskiwania od odbiorcy faktur akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną.
Według podatnika obecny stan prawny pozostawia kwestie sposobu wyrażania i cofania zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej całkowicie w gestii stron, tj. podatnika i odbiorcy faktur. Stanowisko takie uzasadnia także art. 1 pkt 22 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., której implementacją jest rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r.
Podatnik stoi na stanowisku, że do wysyłania faktur drogą elektroniczną (bez wersji papierowej) wystarczające jest otrzymanie na to zgody od odbiorcy w formie: ustnej (w tym telefonicznie), e-mailem lub pisemnie (w tym faksem). Zapłata za należność wynikającą z faktury wystawionej i wysłanej jedynie w formie elektronicznej również świadczy o wyrażeniu przez odbiorcę zgody na elektroniczną formę wystawiania i wysyłania faktur. Nawet wtedy gdy podatnik (i/lub odbiorca) nie są w stanie udokumentować wcześniejszego wyrażenia przez odbiorcę takiej zgody.
Izba Skarbowa w Łodzi w pełni podzieliła stanowisko podatnika, uznając je za prawidłowe.

Anna Chimerek konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC
Komentuje Anna Chimerek, konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC
Wysyłka e-faktury jest możliwa w przypadku, gdy klient wyrazi uprzednio zgodę na ich otrzymywanie. Od tego roku forma, w jakiej to nastąpi, pozostaje już tylko w gestii stron transakcji. Przepisy nie narzucają w tym zakresie żadnych wymogów.
Wprowadzenie takich zmian w zakresie faktur elektronicznych miało na celu przede wszystkim dopasowanie zasad dotyczących faktur papierowych do zasad obowiązujących dla e-faktur, a tym samym zapewnienie przedsiębiorcom niemałych oszczędności. Zmiany w tym zakresie oznaczają, że – przykładowo – za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji.
Należy jednak pamiętać, że kwestia uzyskiwania zgody to jedno. Kolejnym ważnym (technicznym) warunkiem umożliwiającym przesyłanie elektronicznych dokumentów jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia oraz integralności ich treści i czytelności. Chodzi tu o to, aby nabywca był pewny co do tożsamości wystawcy faktury elektronicznej oraz aktualności danych zawartych w dokumencie. Czynność ta leży w gestii sprzedającego.
Konsekwentnie, w wyniku wprowadzonych rozporządzeniem z 20 grudnia 2012 r. zmian, w każdym przypadku szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron transakcji i są elementem zawartej przez nie umowy. Co ważne, wprowadzone zmiany zachowują ważność akceptacji wydanych na wcześniej obowiązujących zasadach – nabywcy nie będą musieli ponownie potwierdzać, że zgadzają się na przesyłkę e-faktury.
Zatem minister finansów trafnie uznał, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej. Tym samym za akceptację odbiorcy faktur można przyjąć zgodę otrzymaną ustnie (w tym telefonicznie) lub e-mailem. Za taką zgodę podatnik będzie mógł uznać także dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy w formie elektronicznej.
Na marginesie warto dodać, że § 3 omawianego rozporządzenia jest implementacją art. 1 pkt 22 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (DzU UE L Nr 189 z 22 lipca 2010 r., str. 1).