Akceptacja e-faktur możliwa ustnie lub poprzez dokonanie płatności

Wynika to z interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Łodzi z 3 kwietnia 2013 r. (IPTPP2/443-51/13-2/JN).

Podatnik wystawia faktury w formie papierowej, a następnie wysyła je do swoich kontrahentów listami poleconymi, wpisując każdy list do książki korespondencyjnej. Podatnik zamierza wystawiać, przesyłać i udostępniać faktury w formie elektronicznej wszystkim klientom, którzy wyrazili zainteresowanie taką formą przesyłania i zgodę na nią.

We wniosku o wydanie interpretacji podatnik zapytał, czy może przyjąć zgodę na wysyłkę e-faktur wyrażoną przez kontrahenta w formie ustnej (w tym telefonicznie), e-mailem oraz czy za taką zgodę można uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury wysłanej do odbiorcy w formie elektronicznej.

W ocenie podatnika sposób, w jaki jest sformułowany § 3 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jednoznacznie wskazuje na liberalizację przepisów i wymogów w zakresie sposobu i formy uzyskiwania od odbiorcy faktur akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Według podatnika obecny stan prawny pozostawia kwestie sposobu wyrażania i cofania zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej całkowicie w gestii stron, tj. podatnika i odbiorcy faktur. Stanowisko takie uzasadnia także art. 1 pkt 22 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., której implementacją jest rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r.

Podatnik stoi na stanowisku, że do wysyłania faktur drogą elektroniczną (bez wersji papierowej) wystarczające jest otrzymanie na to zgody od odbiorcy w formie: ustnej (w tym telefonicznie), e-mailem lub pisemnie (w tym faksem). Zapłata za należność wynikającą z faktury wystawionej i wysłanej jedynie w formie elektronicznej również świadczy o wyrażeniu przez odbiorcę zgody na elektroniczną formę wystawiania i wysyłania faktur. Nawet wtedy gdy podatnik (i/lub odbiorca) nie są w stanie udokumentować wcześniejszego wyrażenia przez odbiorcę takiej zgody.

Izba Skarbowa w Łodzi w pełni podzieliła stanowisko podatnika, uznając je za prawidłowe.

Anna Chimerek konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC

Komentuje Anna Chimerek, konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PwC

Wysyłka e-faktury jest możliwa w przypadku, gdy klient wyrazi uprzednio zgodę na ich otrzymywanie. Od tego roku forma, w jakiej to nastąpi, pozostaje już tylko w gestii stron transakcji. Przepisy nie narzucają w tym zakresie żadnych wymogów.

Wprowadzenie takich zmian w zakresie faktur elektronicznych miało na celu przede wszystkim dopasowanie zasad dotyczących faktur papierowych do zasad obowiązujących dla e-faktur, a tym samym zapewnienie przedsiębiorcom niemałych oszczędności. Zmiany w tym zakresie oznaczają, że – przykładowo – za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji.