Deklaracje VAT można składać elektronicznie

Jednym z podstawowych obowiązków podatników jest składanie deklaracji podatkowych do właściwego urzędu skarbowego. Obecnie istnieje możliwość składania deklaracji i zeznań podatkowych na dwa sposoby. Pierwszy, standardowy, znany nam wszystkim od dawna – w formie papierowej.

W przypadku takiej deklaracji należy pamiętać o umieszczeniu imienia, nazwiska i podpisu podatnika (w przypadku osób fizycznych) lub pełnomocnika takiej osoby (spółki) oraz daty podpisania deklaracji. Drugim sposobem jest złożenie deklaracji podatkowej w formie elektronicznej.

Sam proces wysłania deklaracji podatkowej w formie elektronicznej jest bardzo prosty i nie wymaga zaawansowanej znajomości obsługi komputera. Musi być on jednak poprzedzony spełnieniem pewnych wymogów formalnych, o których mowa poniżej. W zasadzie wystarczy dostęp do Internetu oraz zapoznanie się jednorazowo z dostępną na stronie Ministerstwa Finansów instrukcją w tym zakresie.

Dlatego też, w dobie powszechnej cyfryzacji, automatyzacji oraz bardzo rozpowszechnionych mediów społecznych, coraz więcej osób i firm korzysta z możliwości złożenia deklaracji podatkowej w formie elektronicznej.

Należy uzyskać podpis

Aby złożyć deklarację elektroniczne, niezbędne jest uzyskanie podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki podpis dostępny jest praktycznie dla każdego, a sam proces jego uzyskania nie jest skomplikowany i trwa stosunkowo krótko.

Pamiętajmy jednak, że taki podpis przydzielany jest osobie, a nie firmie. Jest on więc zawsze imienny i przypisany do konkretnej osoby fizycznej, która w pełni za niego odpowiada i powinna mieć świadomość, że użycie przez nią takiego podpisu jest, co do zasady, równoznaczne ze złożeniem odręcznego podpisu.

Obcokrajowcom trudniej

Obowiązkowi rozliczania się z urzędem skarbowym podlegają nie tylko obywatele polscy, ale również obcokrajowcy oraz firmy zagraniczne prowadzące w Polsce działalność. Uzyskanie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, jak również możliwość składania deklaracji podatkowych elektronicznie, co do zasady, nie jest ograniczona żadnymi przepisami i powinna być powszechnie dostępna również dla osób zagranicznych. W praktyce niestety okazuje się, że jest to nieco utrudnione.

O ile uzyskanie podpisu elektronicznego dla osoby zagranicznej nie wiąże się z większymi utrudnieniami, o tyle wysłanie deklaracji (przede wszystkim deklaracji VAT) w formie elektronicznej już tak.

Jednym z wymaganych danych, które należy wprowadzić do systemu obsługiwanego przez urzędy skarbowe w zakresie osób upoważnionych do składania deklaracji podatkowych VAT, jest PESEL lub NIP przypisany do konkretnej osoby fizycznej, a nie do firmy, w imieniu której dana osoba (pełnomocnik) będzie składał deklaracje.

Ze względu na to, że większość obcokrajowców nie ma tych danych (tj. PESEL lub NIP), pomimo uzyskania stosownego upoważnienia od spółki i uzyskania podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, złożenie deklaracji VAT przez nią jest niemożliwe. Jest to dość uciążliwe, zwłaszcza dla firm zagranicznych, które w Polsce nie mają siedziby czy też stałego miejsca działalności.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Ze względu na podobne przepisy VAT w krajach Unii Europejskiej, często zagraniczne firmy same decydują się na prowadzenie rozliczeń z polskim urzędem skarbowym w zakresie VAT. Wiąże się to również z tym, że zagraniczne podmioty coraz częściej decydują się na współpracę z tzw. Shared Service Center, gdzie rozliczenia (np. VAT) danej spółki dotyczące jej działalności w kilku lokalizacjach w Europie (i nie tylko), prowadzone są w jednym miejscu.

Dla takich firm wysłanie deklaracji VAT do polskiego urzędu skarbowego standardowym sposobem (tj. w formie papierowej) wiąże się z wysyłką pod- pisanej deklaracji kurierem, a w tym przypadku liczy się nie data wysyłki takiej deklaracji, ale data jej dotarcia do urzędu skarbowego.

W praktyce, czas na przygotowanie deklaracji VAT za dany miesiąc czy kwartał jest krótszy o te kilka dni, które trzeba przeznaczyć na jej wysyłkę i dotarcie dokumentu w ustawowym terminie do urzędu skarbowego. Wysłanie deklaracji elektronicznie byłoby dla firm zagranicznych zdecydowanie korzystniejsze. Oznaczałoby nie tylko oszczędność czasu (taką deklarację można wysłać nawet ostatniego dnia, w którym upływa termin na jej złożenie), ale również niższe koszty (związane z wysyłką przesyłki kurierskiej do Polski, często w przyspieszonym terminie).

Zatem brak możliwości wysłania deklaracji VAT elektronicznie przez pełnomocnika takiej firmy (tj. przez osobę zagraniczną) często wiąże się z koniecznością rezygnacji z takiej metody (skutkuje to niestety złą opinią o polskiej administracji podatkowej) albo koniecznością angażowania w Polsce biur rachunkowych czy doradców podatkowych, którzy na podstawie stosownego pełnomocnictwa, oczywiście również za stosowną opłatą, będą mogli wysłać taką deklarację w imieniu spółki elektronicznie.

To natomiast wiąże się z pewnym stopniem ryzyka i odpowiedzialności dla podmiotów (w tym przypadku pracowników takich biur rachunkowych lub firm doradztwa podatkowego), które decydują się składać deklaracje.

Niektóre druki z uproszczeniem

Pod koniec ubiegłego roku Ministerstwo Finansów, wychodząc naprzeciw podatnikom zdecydowało, że osoby fizyczne mogą składać w formie elektronicznej bez użycia podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, między innymi, deklaracje do rozliczania podatku od towarów i usług, tj. VAT -7, VAT -7K, VAT -7D.

Do wysłania tych deklaracji wystarczy jedynie numer PESEL lub NIP (w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej i rozliczania się z tytułu VAT), imię i nazwisko, data urodzenia, kwota przychodu wykazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszym niż rok, w którym składane są deklaracje. Znajomość tych danych jest formą zapewnienia autentyczności składanej deklaracji.

Należy jednak pamiętać, że w formie elektronicznej bez użycia bezpiecznego podpisu nie mogą być nadal składane deklaracje autoryzowane przez pełnomocnika. W praktyce oznacza to, że uproszczenie w formie braku obowiązku posiadania specjalnego podpisu dotyczy wyłącznie osób, które same, we własnym imieniu rozliczają się z urzędem skarbowym. Pełnomocnicy, np. podmiotów zagranicznych, nadal zobowiązani są do uzyskania podpisu elektronicznego (oczywiście pełnomocnicy posiadający PESEL lub NIP).

Trzeba złożyć pełnomocnictwo

Decydując się na składanie deklaracji elektronicznie przez pełnomocnika musimy pamiętać o tym, że przed rozpoczęciem tej procedury, należy złożyć do urzędu skarbowego (w formie papierowej) odpowiednie pełnomocnictwo >patrz ramka.

W świetle obowiązujących obecnie przepisów, podatnik w zakresie obowiązku podpisywania i składania w jego imieniu deklaracji podatkowych może udzielić pełnomocnictwa osobie trzeciej. Trzeba jednak pamiętać, że takie pełnomocnictwo (w omawianym przypadku formularz UPL-1) mogą podpisać wyłącznie osoby upoważnione do tego, czyli osoby, które zgodnie z dokumentami spółki, są same upoważnione do reprezentowania firmy przed organami podatkowym i – co ważne – mogą udzielać dalszych pełnomocnictw osobom trzecim.

W Polsce, takie upoważnienie łatwo można odnaleźć w aktualnym wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego. Dokument ten jest łatwo dostępny, przejrzysty i w sposób jasny opisuje kto i w jakim zakresie (tj. samodzielnie, czy łącznie z inną osobą wymienioną w tym dokumencie) może reprezentować daną spółkę. Polskie urzędy skarbowe w tym zakresie są stanowcze.

Twierdzą, że wszelkie dokumenty w imieniu spółki (a więc również pełnomocnictwa, w tym formularz UPL-1) mogą być podpisane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione. Co więcej, jeżeli z danego dokumentu wprost nie wynika, że dana osoba posiada samodzielnie (jednoosobowe) upoważnienie do reprezentowania spółki, to dokumenty powinny być podpisane łącznie przez minimum dwie osoby wymienione w takim dokumencie.

Tutaj pojawia się problem. O ile w polskich wyciągach z KRS sposób reprezentacji jest opisany wprost i łatwo można z niego wywnioskować, czy dana osoba może podpisać pełnomocnictwo samodzielnie, czy też może to zrobić wyłącznie z drugim przedstawicielem spółki, o tyle w przypadku analogicznych dokumentów wydawanych przez organy administracyjne w innych krajach, sprawa nie jest już taka prosta.

Reprezentacja w USA inna niż w Polsce

Problem ten nie pojawia się w przypadku spółek zagranicznych posiadających siedzibę w Niemczech, czy Holandii – wyciągi z odpowiedników naszych KRS są bardzo podobne i wprost określają sposób reprezentacji. Ale już dokumenty wydawane np. w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Japonii, czy w Chinach, mają inną strukturę i bardzo często ograniczają się wyłącznie do listy osób wchodzących w skład zarządu lub pełniących stanowiska kierownicze.

Brak jest w takich dokumentach informacji nt. sposobu reprezentacji. Wynika to z przepisów prawa i zasad obowiązujących w danym kraju. Bardzo często osoby wymienione w takich dokumentach, w swoich krajach posiadają szeroki zakres uprawnień i mają możliwość podpisywania w imieniu spółki nie tylko zeznań podatkowych, ale również różnego rodzaju sprawozdań finansowych, istotnych kontraktów i umów handlowych z partnerami biznesowymi spółek.

Robią to pomimo braku wprost określonych uprawnień w dokumentach spółki, tj. niezależnie od tego czy takie dokumenty mogą podpisywać sami, czy też np. łącznie z drugim członkiem zarządu.

Droga przez mękę

Niestety, w sytuacji, gdy te same osoby chcą udzielić pełnomocnictwa osobie trzeciej, na przykład do wysyłania w imieniu ich spółek deklaracji w formie elektronicznej i podpiszą formularz UPL-1, bardzo często dokumenty te nie są akceptowane przez polskie urzędy skarbowe.

Dlaczego? Ponieważ z dokumentów spółki (czyli z wcześniej już wspomnianych odpowiedników polskich wyciągów z Krajowego Rejestru Sądowego) nie wynika wprost, że dana osoba może podpisać taki dokument samodzielnie. Jeżeli brak jest stosownego odniesienia, to urząd skarbowy wysyła wezwanie do spółki (w języku polskim, co również wiąże się z wieloma problemami natury administracyjnej) o ponowne złożenie dokumentu UPL-1, które będzie podpisane przez właściwe osoby upoważnione do reprezentowania spółki lub do przedstawienia dodatkowych dokumentów, z których będzie w sposób jednoznaczny wynikać, że dana osoba mogła podpisać takie pełnomocnictwo sama.

Dla polskiego podatnika, który przyzwyczaił się już do dużej formalizacji i postępowania zgodnie z przyjętym wzorcem, nie jest to nic nadzwyczajnego. Po otrzymaniu wezwania, składa w wyznaczonym mu przez urząd terminie (a nawet dużo wcześniej) stosowne dokumenty i stosuje się do przedstawionych mu wytycznych.

Nie jest to jednak zrozumiałe dla osoby zagranicznej, która ma w swoim kraju szerokie uprawnienia do decydowania w sprawach finansowych i handlowych spółki. W Polsce natomiast nie może podpisać jednego prostego dokumentu, który miał tylko ułatwić spółce sposób złożenia deklaracji podatkowej w kraju, w którym jego działalność nie jest bardzo rozbudowania i dosyć często ogranicza się do jednego kontraktu biznesowego (z niewielką liczbą kontrahentów, a w wielu przypadkach nawet z jednym partnerem biznesowym).

W konsekwencji, proces powiadomienia urzędu skarbowego o zamiarze składania przez spółkę deklaracji w formie elektronicznej wydłuża się. Bardzo często zresztą osoby reprezentujące firmy zagraniczne (które są wymienione w dokumentach prawnych spółki) nie pracują razem, przebywają w podróżach służbowych w różnych krajach i uzyskanie dwóch podpisów na jednym formularzy w szybkim terminie graniczy wręcz z cudem. W konsekwencji, pomimo zwalczenia innych formalności związanych z możliwością składania deklaracji elektronicznie:

- znalezienie osoby posiadającej polski numer PESEL lub NIP,