W jaki zatem sposób przedsiębiorca powinien je rozliczyć? Najlepiej proporcjonalnie. Potwierdzają to organy podatkowe.

Przykładem są interpretacje izb skarbowych w Katowicach z 25 marca 2011 r. (IBPBI/1/415-1302/10/KB), Bydgoszczy z 2 lutego 2010 r. (ITPB1/415-838/09/PSZ), a także w Warszawie z 28 kwietnia 2011 r. (IPPB1/415-142/11-4/MT).

Wynika z nich, że koszty utrzymania mieszkania (ewentualnie domu), w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą.

Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni lokalu. Tylko ta część wydatków ponoszonych przez podatnika (odpowiadająca stosunkowi powierzchni budynku wykorzystywanego do prowadzenia działalności do ogólnej powierzchni budynku) może być zaliczona do kosztów podatkowych.

Pozostałej części wydatków, czyli tych, które dotyczą części budynku wykorzystywanej na własne cele mieszkaniowe, nie wolno zaliczyć do kosztów podatkowych (są to typowe wydatki o charakterze osobistym, ponoszone w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).

Jak to obliczyć

W praktyce wygląda to w ten sposób, że podatnik musi ustalić, jaki jest udział części mieszkania przeznaczonej na firmowe potrzeby w powierzchni ogółem. Gdy ustali już ten współczynnik, to według niego rozliczy opłaty za czynsz i media.

Przykład

Pani Ada wykorzystuje część swojego 80-metrowego mieszkania w działalności gospodarczej. Na potrzeby firmy zajmuje jeden pokój (20 mkw.).

Musi ustalić udział procentowy powierzchni zajętej na działalność w powierzchni ogólnej. Powinna przeprowadzić następujące obliczenia:

(20 mkw. : 100 mkw.) x 100 = 20 proc.

Zakładając, że miesięczny czynsz to 860 zł, a rachunki za wodę wynoszą 160 zł, do kosztów podatkowych będzie mogła zaliczyć 20 proc. tych opłat, czyli 204 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

20 proc. x 860 zł = 172 zł;

20 proc. x 160 zł = 32 zł;

172 zł + 32 zł = 204 zł.

Mimo zatem, że miesięczne opłaty (czynsz + woda) wynoszą 1020 zł, pani Ada zaliczy do kosztów podatkowych jedynie 204 zł, bo tylko w takiej proporcji ponosi wydatki na utrzymanie tej części mieszkania, która służy prowadzonej przez nią działalności gospodarczej.

Warto jednak pamiętać, że nie w każdym przypadku sprawdza się metoda z wyliczeniem proporcji. Jest tak np. przy rozliczaniu opłat za prąd (zwłaszcza gdy dużo go zużywamy).

Czasem wystarczy poobserwować

Może okazać się, że z punktu widzenia podatnika korzystniejsze jest zamontowanie podlicznika w pomieszczeniach wykorzystywanych na potrzeby firmowe i rozliczanie ponoszonych opłat według jego wskazań.

Jest też trzecia możliwość: rozliczenie wydatków według szacunków i obserwacji podatnika. Zgodziła się na to Izba Skarbowa w Poznaniu.

Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu (na jej cele wykorzystuje jeden pokój), pytał o to, jak ma rozliczyć ponoszone wydatki, m.in. za prąd i Internet. Oszacował, że wykorzystanie Internetu na sprawy prywatne nie przekracza miesięcznie

10 proc. całkowitego wykorzystywania, co oznacza – w jego opinii – że 90 proc. przeznaczone jest na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Podobnie jest z wykorzystaniem energii elektrycznej.

W pokoju, w którym prowadzi działalność gospodarczą, bez przerwy włączony jest serwer, dodatkowo po kilka komputerów, które naprawia. To powoduje, że zużycie energii na potrzeby działalności gospodarczej jest znacznie wyższe niż na cele prywatne.

Dodał, że nie ma możliwości zainstalowania odrębnych liczników. Z jego obserwacji wynika jednak, że informacje o normatywnym zużyciu energii przez urządzenia wykorzystywane w działalności wskazują na to, że aż w 60 proc. opłaty za energię dotyczą wykorzystania jej na potrzeby realizacji usług w działalności gospodarczej.

Podatnik twierdził, że ponieważ działalność gospodarcza prowadzona jest tylko w jednym pokoju, nie sposób przyjąć, iż właściwą metodą podziału zużytych mediów na jej cele będzie proporcjonalne przyporządkowanie wydatków w stosunku do powierzchni wykorzystywanej w działalności.

W interpretacji z 4 listopada 2011 r. (ILPB1/415-968/11-3/AG) poznańska izba skarbowa przyznała mu rację. Stwierdziła, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) nie zawiera uregulowań dotyczących omawianego przypadku. Jej przepisy dotyczą jedynie możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodziła się jednak, że podatnik może zaliczyć do kosztów 90 proc. opłaty za Internet wykazanej na fakturze oraz w 60 proc. wartość netto opłaty za energię elektryczną.

W interpretacji czytamy: „zaproponowany przez wnioskodawcę podział wykorzystania energii – normatywne zużycie energii przez używany przez niego sprzęt w działalności gospodarczej, może stanowić właściwą metodę podziału celu wykorzystania energii elektrycznej, a obserwacje związane z używaniem Internetu i podziałem na cele jego wykorzystania mogą stanowić właściwą metodę stosowaną dla potrzeb przyszłego ujęcia tych wydatków do kosztów podatkowych”.

Korzystanie z Internetu

Z rozliczaniem wydatków na Internet trzeba jednak uważać. Prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu najczęściej korzystają do celów firmowych z Internetu, który wykorzystywany jest równocześnie na potrzeby prywatne. Jednak gdy Internet nie jest rejestrowany na firmę, może okazać się, że fiskus zakwestionuje odliczone wydatki związane z jego użytkowaniem.

Podatnik musi przygotować się na to, że będzie musiał wykazać, iż korzystanie z Internetu w miejscu zamieszkania, będącym jednocześnie miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Co więcej, z ogólnej sumy wydatków obejmujących korzystanie z sieci internetowej trzeba będzie wyodrębnić te, które służą prowadzonej działalności, i tylko one będą mogły zwiększyć koszty podatkowe.

Telefon najlepiej z billingiem

Jeszcze inaczej jest z rozliczeniem wydatków za telefon stacjonarny, gdy nie jest on zarejestrowany na firmę i wykorzystywany wyłącznie do wykonywania połączeń firmowych (tylko wtedy ponoszone wydatki mogą być w całości kosztem podatkowym). Jeśli faktury za telefon przychodzą na osobę prywatną, która jednak korzysta z telefonu do celów firmowych, najlepiej zamówić billing rozmów i na jego podstawie wyodrębnić rozmowy firmowe i prywatne.

Więcej problemów będzie z ujęciem opłaty za abonament telefoniczny. Ponieważ jest to stała opłata za możliwość korzystania z telefonu, która obciąża dysponenta numeru, nie będzie mogła być kosztem, gdy telefon zarejestrowany jest na osobę prywatną. W takiej sytuacji organy podatkowe pozbawiają podatników możliwości zaliczenia opłat na abonament do kosztów podatkowych.

Twierdzą bowiem, że abonament byłby ponoszony przez właściciela niezależnie od tego, czy prowadzi w mieszkaniu działalność gospodarczą czy też nie. W kosztach wolno uwzględnić abonament tylko wtedy, gdy telefon jest zarejestrowany na firmę. Podobnie jest z telefonami komórkowymi. Opłaty związane z ich użytkowaniem będą kosztem w pełnej wysokości tylko wtedy, gdy telefon zarejestrowany jest na firmę.

Rozliczając opłaty za telefon, podatnik uwzględni również VAT (ale tylko od rozmów służbowych i od abonamentu przy telefonie firmowym), jeśli ma fakturę, która jest wystawiona na niego, i jest on czynnym podatnikiem VAT.

Za firmowy pokój stawka może być wyższa

Od części budynku zajętej na działalność gospodarczą trzeba zapłacić podatek od nieruchomości. I to niemały. Zostanie on obliczony według wyższej stawki, właściwej dla nieruchomości wykorzystywanych na cele firmowe.

Przesądzają o tym przepisy ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Podatnik będzie musiał przemnożyć powierzchnię zajętą na cele firmowe przez stawkę podatku ustaloną przez jego radę gminy (to dlatego, że ustawa podaje maksymalne stawki podatku, w poszczególnych gminach mogą się one różnić, bo rada gminy może uchwalić je w niższej wysokości).

W 2012 roku stawki te nie mogą przekroczyć odpowiednio 0,70 zł od mkw. przy budynkach mieszkalnych i 21,94 zł od mkw. przy budynkach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Trzeba jednak pamiętać, że aby budynek mieszkalny mógł być opodatkowany stawką właściwą dla budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, musi być rzeczywiście zajęty na taką działalność, a nie tylko znajdować się w posiadaniu przedsiębiorcy. To samo odnosi się do części budynku mieszkalnego zajętego na działalność gospodarczą.

O zajęciu zaś części budynku mieszkalnego na prowadzenie działalności gospodarczej można mówić jedynie wtedy, gdy zostanie ona przeznaczona do prowadzenia takiej działalności z wyłączeniem funkcji mieszkalnych i innych związanych z zamieszkiwaniem w budynku.

Konieczne jest zatem ustalenie bezpośredniego związku między częścią budynku mieszkalnego i rodzajem wykonywanej przez podatnika działalności. Zwrócił na to uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 22 lipca 2009 r. (II FSK 460/08) oraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 1 czerwca 2011 r. (I SA/Sz 164/11).

Z punktu widzenia podatnika istotne jest to, że zapłacony od nieruchomości podatek może uwzględnić w kosztach podatkowych. Oczywiście, podobnie jak w przypadku pozostałych wydatków, nie od całej, ale jedynie od tej części nieruchomości, która jest wykorzystywana na potrzeby działalności gospodarczej. -

Opłata za ochronę kosztem tylko w części

Podatnicy wykorzystujący do firmowych celów część domu nie zaliczą do kosztów podatkowych całości opłat ponoszonych za monitoring w sytuacji, gdy obejmuje on cały dom, a na potrzeby działalności wykorzystywane jest np. tylko jedno pomieszczenie.

To dlatego, że monitoring służy nie tylko prowadzonej działalności gospodarczej, ale także obsługuje część niezwiązaną z działalnością (a więc służy prywatnym potrzebom).

Powoduje to, że tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą może być kosztem uzyskania przychodów. Podkreśliła to Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 2 lutego 2010 r. (ITPB1/415-838/09/PSZ).