W kilku przypadkach szef musi przesunąć urlop etatowca, niezależnie od potrzeb firmy i planu urlopów. Dzieje się tak w razie niemożności rozpoczęcia wypoczynku w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Najczęściej chodzi o korzystanie z urlopu macierzyńskiego. Inne przykładowo wymienione w kodeksie pracy sytuacje uzasadniające przesunięcie urlopu to:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy.
Należy pamiętać, że wskazane w kodeksie pracy przyczyny przesunięcia urlopu nie tworzą katalogu zamkniętego. Obowiązek przesunięcia terminu wypoczynku powstaje na skutek zaistnienia każdej z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a te określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.). Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają mu stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez podwładnego i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Każda z takich okoliczności obliguje pracodawcę do przesunięcia urlopu.
