Jak poinformować nowego pracownika o normie czasu pracy

- Jak powinna wyglądać informacja do umowy o pracę na podstawie art. 29 § 3 kodeksu pracy dla recepcjonistki, która pracuje w hotelu po 12 godzin? Zakład ma regulamin pracy, a godzina nocna obowiązuje od 22 do 6 rano. Jak to prawidłowo przygotować? – pyta czytelnik.

W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca przekazuje etatowcowi pisemną informację o jego indywidualnych warunkach zatrudnienia. Musi też pamiętać o aktualizacji i przekazaniu jakichkolwiek zmian objętych zakresem tej informacji w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych modyfikacji.

Zakres wymaganych informacji wskazuje art. 29 § 3 k.p. Pracownik powinien dowiedzieć się o:

- obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

- wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,

- obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

- układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli pracodawca nie musi ustalać regulaminu pracy (co dotyczy zakładów pracy, które zatrudniają mniej niż 20 pracowników) dodatkowo ma obowiązek powiadomić nowozatrudnioną osobę o:

- porze nocnej,

- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz

- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania w niej nieobecności.

Spersonalizowany charakter

Warto podkreślić, że informacja o warunkach zatrudnienia powinna zawierać dane odnoszące się do konkretnej osoby. Zawiadamiamy w niej zatem np. nie o tym, że urlop wypoczynkowy może liczyć 20 albo 26 dni, ale że pracownicy przysługuje urlop w konkretnym spośród tych wymiarów. Okres wypowiedzenia to nie 2 tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące, ale konkretny okres przysługujący w chwili wręczania informacji.

Za dużo danych

W informacji nie trzeba podawać danych o systemie czasu pracy, w jakim pracownica jest zatrudniona. Mimo stosowania wobec niej systemu równoważnego, dopuszczającego wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, jej normy czasu pracy – a ich dotyczy informacja o warunkach zatrudnienia – pozostają standardowe. Jest to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W systemie równoważnym nie wydłuża się norm czasu pracy. Pozwala on wydłużać dobowy wymiar czasu pracy, przy uśrednieniu liczby godzin pracy dziennie do 8. W informacji można się do tego odnieść, ale nie trzeba.

Przykład

Podstawowy zapis: „obowiązuje Panią 8-godzinna dobowa norma czasu pracy i tygodniowa wynosząca przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy", pracodawca może, ale nie musi uzupełnić o taką informację: „Jednocześnie informuję, że w związku ze stosowaniem wobec Pani systemu równoważnego czasu pracy dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin przy odpowiednich skróceniach wymiaru czasu pracy w innych dniach lub większej licznie dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym czasu pracy".

Jeżeli u czytelnika obowiązuje regulamin pracy, nie ma też konieczności informowania pracownicy o porze nocnej. Została z nim bowiem zapoznana przy podejmowaniu zatrudnienia. Do wiadomości pracowników trzeba też podać wszystkie ewentualne zmiany regulaminu.

Antycypować czy nie

Państwowa Inspekcja Pracy w stanowisku z 10 maja 2013 r. (GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP) wskazuje, że obowiązek określony w art. 29 § 3 [2] i 3 [3] k.p. powinien być realizowany w chwili zaistnienia zmian w warunkach zatrudnienia. Sformułowanie „(...) niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian" jednoznacznie wskazuje, że chodzi o informację o zaistniałej zmianie, a nie zmianie, która ma dopiero nastąpić. Celem wskazanego przepisu jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości".

Inaczej do tego zagadnienia podchodzi resort pracy (pismo z 9 kwietnia 2014 r.). Jego zdaniem jeżeli pracodawca określił pracownikowi w pierwszej informacji o warunkach zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy) dzień, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o niej w momencie, kiedy faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne.