Pracownik zarabiał do końca ubiegłego roku 2800 zł stałej pensji miesięcznej, a od początku 2015 r. otrzymuje 2970 zł. Do tego dochodzi dodatek miesięczny za zarządzanie zespołem (300 zł) oraz zmienne premie miesięczne związane z poziomem sprzedaży wykonanym przez kierowany zespół (od 700 do 1400 zł miesięcznie). Wynagrodzenie stałe płatne jest w miesiącu, za który przysługuje, natomiast premie do siódmego dnia miesiąca następującego po tym, za który zostały naliczone. Do tego sporadycznie (raz, niekiedy dwa razy w roku) dochodzą nagrody. Pracownik odchodzi z firmy w połowie maja. Wiemy, że od następnego dnia podejmuje zatrudnienie w innym zakładzie. Ma prawo do 26 dni urlopu rocznie, pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. W tym roku skorzystał jedynie z pięciu dni urlopu i raczej nie będzie go już brał do końca zatrudnienia. Jak ustalić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy? – pyta czytelniczka.
Do podstawy ekwiwalentu, którym zostaną zrekompensowane dni urlopu niewykorzystane przez pracownika do dnia rozwiązania umowy, należy wliczyć zdecydowaną większość elementów składowych jego wynagrodzenia. Pominąć trzeba jedynie nagrody, które bezpośrednio wyłączono z rachunków w przepisach.
Pieniądze podwładny powinien otrzymać w ostatnim dniu zatrudnienia. Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się bowiem w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wakacji. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).
Lista składników
Ustalając ekwiwalent za urlop, przyjmuje się do podstawy jego naliczenia wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy na zasadach określonych w rozporządzeniu MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Odrzuca się jedynie te, które wymienia § 6 tego rozporządzenia.
Rodzaj, okres i charakter
Podstawa wymiaru ekwiwalentu składa się ze składników stałych i zmiennych wynagrodzenia >patrz tabela.
Stałe to przede wszystkim stała pensja miesięczna, jak też dodatki do wynagrodzenia wyrażone w konkretnej kwocie (np. w omawianej sytuacji jest to dodatek za kierowanie zespołem). Takie elementy płacy uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do niego. W opisywanej sytuacji jest to wynagrodzenie za maj.
Składniki zmienne, które pracownik otrzymuje za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uwzględnia się w rachunkach w wysokości przeciętnej z wypłat dokonanych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Gdy zaś pracownik miał prawo do elementów płacy za okresy dłuższe niż miesiąc, wlicza się je w średniej wysokości wypłaconych kwot w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Wymiar zaległości
Rozliczenie ekwiwalentem niewykorzystanego urlopu odnosi się do jego wymiaru ustalonego zgodnie z zasadą proporcjonalności – tj. dni wypoczynku należnych za rok bieżący oraz ewentualnego urlopu niewykorzystanego w latach ubiegłych.
Ważne! Roszczenie o zaległy urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenie ze stosunku pracy przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Bieg tego terminu w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego rozpoczyna się albo z końcem roku kalendarzowego, za który wolne przysługuje (art. 161 k.p.), albo najpóźniej z końcem września roku następnego – jeśli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.; zob. wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). Przedawnionego urlopu pracodawca nie musi rozliczać ekwiwalentem, ale może to zrobić dobrowolnie.
Etapy rachunków
Aby ustalić wysokość ekwiwalentu urlopowego, należy kolejno:
Krok 1.
Ustalić wymiar niewykorzystanego urlopu.
Pracownik nie ma urlopu z roku poprzedniego, w tym roku skorzystał z pięciu dni (40 godzin) wolnego.
Urlop należny w firmie czytelnika należy ustalić, zachowując zasadę proporcjonalności w stosunku do okresu zatrudnienia w tym roku, przy zachowaniu następujących reguł:
- każdy miesiąc pracy to 1/12 rocznego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni lub mniej przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy),
- niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się zawsze w górę do pełnego miesiąca; przy czym zaokrąglenia dokonuje ten pracodawca, u którego podwładny rozpoczął pracę w danym miesiącu,
- gdy wyliczenia dadzą liczbę niepełną, należy zaokrąglić urlop w górę do pełnego dnia; zaokrąglenia te nie mogą jednak doprowadzić do tego, że łączny należny wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym przekroczy wymiar wynikający z art. 154 § 1 i 2 k.p.
Ustalamy urlop do rozliczenia ekwiwalentem:
5/12 x 26 dni = 10,8333..., po zaokrągleniu 11 dni.
Krok 2.
Przeliczyć urlop na godziny.
Pracownik wykorzystał pięć dni urlopu. W związku z tym, że pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, przez pięć dni pracy przepracowałby 40 godzin (5 x 8 godzin).
11 dni (88 godzin) – 5 dni (40 godzin) = 6 dni (48 godzin) urlopu do rozliczenia ekwiwalentem.
Krok 3.
Wyodrębnić elementy wynagrodzenia wchodzące do podstawy ekwiwalentu.
W odniesieniu do pracownika wskazanego w pytaniu podstawą ekwiwalentu będzie suma:
- pensji zasadniczej za maj (składnik stały),
- dodatku za kierowanie zespołem za maj (składnik stały),
- średnia z premii miesięcznych za poziom sprzedaży za trzy miesiące (składnik zmienny); nie chodzi tu jednak o premie należne za trzy miesiące przed nabyciem prawa do ekwiwalentu, ale wypłacone w ciągu tych trzech miesięcy – skoro pracownik otrzymywał premię w danym miesiącu za poprzedni, średnią należy ustalić z premii za marzec, luty i styczeń br. wypłaconych odpowiednio w kwietniu, marcu i lutym.
Nie należy uwzględniać nagród otrzymanych przez pracownika. Podlegają one wyłączeniu na podstawie § 6 rozporządzenia urlopowego.
Krok 4.
Ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu.
Załóżmy, że w ciągu trzech miesięcy poprzedzających maj pracownik otrzymał z tytułu premii miesięcznej:
- 1100 zł w kwietniu,
- 1200 zł w marcu,
- 850 zł w lutym.
Łącznie jest to kwota 3150 zł. Średnia wysokość miesięczna premii wynosi 1050 zł (3150 zł : 3).
Podstawa ekwiwalentu:
2970 zł + 300 zł + 1050 zł = 4320 zł.
Krok 5.
Określić właściwy współczynnik urlopowy.
Współczynnik urlopowy w 2015 r. wynosi dla wszystkich zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy 21. Dla osób pracujących na część etatu jego wartość obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Przykładowo:
- dla 3/4 etatu wynosi 15,75 (3/4 × 21),
- dla 1/2 etatu wynosi 10,5 (1/2 × 21),
- dla 1/4 etatu wynosi 5,25 (1/4 × 21).
Krok 6.
Wyliczyć uśrednione dzienne zarobki.
Sumę miesięcznych wynagrodzeń trzeba w tym celu podzielić przez współczynnik urlopowy:
4320 zł : 21 = 205,71 zł
Krok 7.
Ustalić stawkę godzinową ekwiwalentu.
Trzeba podzielić dzienne zarobki przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika:
205,71 zł : 8 godzin = 25,71 zł
Krok 8.
Określić należną kwotę ekwiwalentu.
Aby ją ustalić, trzeba pomnożyć stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego:
25,71 zł x 48 godzin niewykorzystanego urlopu = 1234,08 zł.
