Zatrudnieni w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim jako sekretarze (odpowiednio: gminy, powiatu, województwa) są pracownikami samorządowymi. Podstawą ich zaangażowania jest umowa o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony. Tak stanowi art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1202, dalej ustawa).
Jeśli trzeba zastąpić urzędnika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, szef w tym celu przyjmuje inną osobę na umowę o pracę na czas określony, obejmujący okres tej absencji (art. 25 § 1 k.p. oraz art. 16 ust. 1 ustawy).