Dodatek za rozłąkę ma rekompensować pracownikowi wyższe koszty utrzymania, gdy szef czasowo przenosi go do pracy w innej miejscowości niż ta, w której pracownik na stałe mieszka. Ale przepisy gwarantują dodatek nielicznym grupom zatrudnionych, m.in. żołnierzom zawodowym, urzędnikom państwowym, nauczycielom, funkcjonariuszom wywiadu i kontrwywiadu wojskowego, sędziom Sądu Najwyższego. Pozostali dostaną dodatkowe pieniądze z tytułu rozłąki z rodziną tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo umowa o pracę.
W przypadku, gdy dodatek za rozłąkę przysługuje pracownikowi z mocy ustawy, o jego wysokości i warunkach wypłaty decydują przepisy tej ustawy lub wydanych do niej rozporządzeń. Np. dodatek za rozłąkę dla żołnierza zawodowego w formie miesięcznego ryczałtu minister obrony narodowej określił w rozporządzeniu z 30 kwietnia 2010 r. w sprawie świadczeń socjalno-bytowych dla żołnierzy zawodowych (Dz. U. Nr 87, poz. 565 z późn. zm.). Wynosi 18-krotność stawki diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługującej pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Wysokość tej diety określona jest w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. Od 1 marca 2013 r. stawka diety wynosi 30 zł. Jej 18-krotność to 540 zł. Tyle dodatku rozłąkowego miesięcznie dostanie żołnierz zawodowy od marca 2013 r.
Z kolei urzędnicy państwowi, sędziowie Sądu Najwyższego, nauczyciele oraz funkcjonariusze wywiadu i kontrwywiadu wojskowego mogą liczyć na 95% stawki diety (28,50 zł) za każdy dzień rozłąki na podstawie (rozporządzenie rady ministrów z 30 kwietnia 2002 r. w sprawie wysokości i warunków wypłacania świadczeń urzędnikom państwowym przeniesionym do pracy w innej miejscowości, Dz.U. 2002 nr 66 poz. 597).
Jeśli wypłata dodatku za rozłąkę przewidziana jest w regulaminie wynagrodzeń, układzie zbiorowym lub w umowie o pracę, to wysokość tego świadczenia może być wyższa niż dla funkcjonariuszy czy urzędników.
Od 1 stycznia 2011 r. dodatek za rozłąkę jest wolny od podatku dochodowego do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli będzie wyższy, pracodawca będzie musiał odprowadzić zaliczki od nadwyżki. Nie ma znaczenia, czy pracownik został przeniesiony do innej miejscowości czasowo czy też na stałe. Ważne natomiast, by dodatek przysługiwał na podstawie ustawy lub przepisów wykonawczych do ustawy albo też układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Podatek od dodatku za rozłąkę nie ominie natomiast pracownika, któremu szef indywidualnie taki dodatek zaoferował.
Warto wiedzieć, że pracownikowi, który otrzymuje dodatek za rozłąkę nie przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu z tytułu dojazdów do pracy w innej miejscowości.
