W środowisku pracy używa się coraz więcej środków technologicznych. Z tego powodu bardziej powszechny staje się temat monitoringu korzystania z tych narzędzi i kontrowersji wywoływanych jego stosowaniem.
Szczególnie delikatnym zagadnieniem jest kontrola pracownika pod kątem korzystania z Internetu oraz poczty elektronicznej z uwagi na ryzyko wkroczenia na teren chroniony prawem do prywatności. Jednak w niektórych strukturach taki nadzór wydaje się być niezbędny ze względu na szczególnie ważne informacje, których ryzyko wypłynięcia, tak duże przy dostępie do Internetu, byłoby brzemienne w skutkach.
Z poszanowaniem praw
Prywatność każdej osoby, jako jedno z najważniejszych uprawnień, chroniona jest przez wiele przepisów – poczynając od zasad konstytucyjnych, przez przepisy prawa cywilnego, pracy, ochrony danych osobowych i na regulacjach karnych kończąc.
Zgodność z prawem jest najważniejszą z przesłanek dopuszczalności wprowadzenia i stosowania monitoringu. Jednak w polskim prawie brakuje szczególnych regulacji dotyczących monitoringu pracowniczego.
Z tego względu przy wprowadzaniu szczególnych technik kontroli poczynań zatrudnionych osób trzeba pozostawać w zgodzie z całym systemem prawnym dotyczącym ochrony prywatności pracownika. Innymi słowy należy zwrócić uwagę na szereg zasad konstytucyjnych, np. prawo do prywatności (art. 47 konstytucji), ochrona korespondencji (art. 49 konstytucji), jak i ochronę dóbr osobistych, w tym m.in. wolności, nazwiska lub pseudonimu, wizerunku czy tajemnicy korespondencji (art. 23 kodeksu cywilnego oraz art. 111 kodeksu pracy), które swoim zakresem obejmują wielość aspektów prywatności pracowników.
Adekwatnie do celu
Kolejnym warunkiem dopuszczalności monitoringu jest proporcjonalność podjętych środków do osiągnięcia wyznaczonych celów, aby w jak najmniejszym możliwym stopniu ingerować i naruszać prywatność podwładnych.
Pracodawca musi ponadto odpowiednio uzasadnić potrzebę kontrolowania personelu. Może to być np. konieczność zabezpieczenia się przed wypływem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czy też ochrona przed wirusami, spamem.
Obowiązujące w zakładzie reguły dotyczące monitoringu powinny być jasne, przejrzyste i ogólnodostępne. O formie i zakresie kontroli należy poinformować pracowników przed jej wprowadzeniem. Zasady nadzoru powinny przy tym obowiązywać w równym stopniu wszystkich pracowników. Kontrola obejmująca tylko jedną osobę jest co do zasady niedopuszczalna.
Pisemne oświadczenie
Monitoring prowadzi bezpośrednio do gromadzenia danych osobowych pracowników. Pojawia się tu zatem również zagadnienie dopuszczalności przetwarzania tych danych przez pracodawcę.
Ten proceder będzie legalny, jeśli zatrudnieni udzielą wyraźnej zgody na zastosowanie konkretnych technik – np. na kontrolę służbowej skrzynki pocztowej. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) nie wymaga pisemnej formy udzielania aprobaty na przetwarzanie danych osobowych, chyba że dotyczy to tzw. danych wrażliwych, czyli tych, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również informacji o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, a także danych dotyczących wyroków skazujących, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy).
Niemniej jednak dla pracodawcy lepiej, aby dla celów dowodowych posiadał taki dokument. Co istotne, zgoda pracownika nie jest wymagana, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne i wykonywane za pomocą środków adekwatnych do osiągnięcia danych celów.
Konsekwencje naruszeń
Po zapoznaniu się z treścią regulaminu, pracownik powinien złożyć oświadczenie, że został poinformowany o możliwości kontroli jego aktywności w Internecie oraz korespondencji kierowanej na adres służbowy i że wyraża na to zgodę. Musi jednak mieć świadomość, jakie będą konsekwencje naruszeń w tym zakresie. Najczęściej są to środki dyscyplinujące, jak np. kara porządkowa, czy zabranie premii. Jednak w zależności od przypadku skutkiem może być nawet wypowiedzenie umowy o pracę.
Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 28 czerwca 2012 r. (II PK 285/11), kiedy stwierdził: „pracownik naruszył podstawowe obowiązki pracownicze, skoro w czasie przeznaczonym na świadczenie umówionej pracy zajmował się innymi czynnościami – wielokrotnie, notorycznie (czasami kilka godzin jednego dnia) przeglądał strony internetowe nie związane z zakresem obowiązków pracownika w godzinach pracy. Znaczna liczba stwierdzonych tego typu zachowań w porównaniu z liczbą zachowań związanych z umówioną pracą pozwala na wnioskowanie o negatywnym stosunku do pracy".
Podsumowując – punktem wyjścia do legalnego stosowania monitoringu korzystania przez pracowników z elektronicznych środków łączności w miejscu pracy musi być jego prawidłowe wprowadzenie, ustalenie jasnych zasad i ich przestrzeganie. Trzeba też zadbać o uzyskanie zgody pracowników na stosowanie konkretnych technik kontrolnych. Niezależnie jednak od wszelkich prób uregulowania tej formy nadzoru, zawsze pozostanie ona ingerencją w prywatność zatrudnionych. Zatem trzeba stale czuwać nad tym, by kontrola nie wykraczała poza jej konieczny zakres.
Skutki nadmiernej ingerencji
Co jednak w przypadku, gdy pracodawca nadużywa dopuszczalnych form monitorowania zatrudnionych osób?
Na przykład notorycznie ma wgląd w treść prywatnej korespondencji, oznaczonej zgodnie z wprowadzonymi regułami jako „PRIV", co wykorzystuje przeciwko pracownikowi lub okazuje się, że jednego z podwładnych bezpodstawnie kontroluje w większym stopniu. Pracownikowi przysługuje wtedy m.in. roszczenie o ochronę dóbr osobistych, o którym mowa w art. 24 k.c.
Ponadto ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracodawcy i jednocześnie wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie zgodnie z art. 55 k.p.
Oprócz tego pracodawca ryzykuje wszczęciem postępowania karnego w związku z naruszeniem tajemnicy korespondencji (art. 267 kodeksu karnego), jak również uporczywym naruszaniem praw pracowniczych (art. 218 k.k.), zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności.
Nie można też zapominać o odpowiedzialności karnej za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
Sylwia Puzynowska radca prawny, Kancelaria Prawa Pracy
Komentuje Sylwia Puzynowska, radca prawny, Kancelaria Prawa Pracy
Pracodawca może wprowadzić monitoring umieszczając zapisy o zasadach jego stosowania w umowie o pracę lub w innych obowiązujących u niego aktach wewnętrznych, np. w regulaminie pracy. Jednak najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie odrębnego regulaminu, dotyczącego zasad korzystania z Internetu i poczty elektronicznej.
Pozwoli to wyczerpująco uregulować zasady użytkowania elektronicznych środków komunikacji. Na przykład przyjęcie oznaczeń treści prywatnych (np. „PRIV") pozwoli uniknąć dylematów, czy wiadomość przesłana za pośrednictwem służbowego konta e-mailowego jest służbowa, czy też prywatna.
W takim regulaminie można ponadto wskazać, jakie strony internetowe zostaną zablokowane i określić, jaka treść stron przesądza o zakazie korzystania z nich w pracy (np. z nielegalnym oprogramowaniem). W gestii pracodawcy pozostaje też możliwość zablokowania dostępu do prywatnych kont pocztowych.
