Współpracę stron finalizuje świadectwo pracy, które podsumowuje rozwiązany lub wygasły angaż.

Z urzędu lub na wniosek

O tym, kiedy pracodawca musi je wydać, decyduje rodzaj umowy. Gdy jest bezterminowa, powinien to uczynić w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (§ 1a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z 15 maja 1996 r., DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie).

Gdy w grę wchodzą kontrakty terminowe - na okres próbny, na czas określony lub na wykonanie określonej pracy - zawarte z tym samym pracownikiem, musi to zrobić z upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszego z nich. Chyba, że kontrakt jest dłuższy. Wówczas właściwy będzie dzień zerwania więzi (art. 97 § 1

1

i 1

2

k.p.).

Ponadto podwładny może w każdym czasie żądać takiego dokumentu w związku z zakończeniem angażu lub łącznego okresu zatrudnienia na podstawie tych umów, przypadającego przed złożeniem pisemnego wniosku. Przełożony ma na to siedem dni od doręczenia podania.

Co do zasady, szef wydaje świadectwo do rąk uprawnionego lub osoby upoważnionej przez niego na piśmie. Wyjątkowo, gdy nie jest to możliwe, zwierzchnik powinien - nie później niż w ciągu siedmiu dni od upływu tych terminów - przesłać je pocztą na wskazany adres lub doręczyć w inny sposób (§ 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Kiedy i to się nie uda, pozostawi je w aktach osobowych. Podobnie uczyni w razie śmierci zatrudnionego, wydając dokument na żądanie członka rodziny zmarłego lub innej osoby będącej jego spadkobiercą (§ 3 rozporządzenia). Nie powinien czekać z wręczeniem dokumentu do ostatniego dnia. Co do zasady czyni to niezwłocznie (art. 97 § 1 k.p.).

Do faktycznego rozstania

Czy jednak szef może wydać świadectwo, zanim dojdzie do zakończenia więzi prawnej? Często o tym, że nastąpi zerwanie kontraktu, wiadomo z wyprzedzeniem (patrz ramka). Najlepszym tego przykładem jest wypowiedzenie, kiedy od chwili przekazania decyzji o zwolnieniu do faktycznego rozstania, upływa wiele tygodni. Wydawałoby się, że jeśli pracownik sam składa wymówienie, którego nie można podważyć, nie odwołuje się od oświadczenia woli pracodawcy, które akceptuje czy wykorzystuje urlop wypoczynkowy, do czego go zobligowano, to nie ma przeszkód, aby wydać taki dokument.

W tym czasie mogą jednak wystąpić zdarzenia, które radykalnie zmienią sytuację. Będzie to np.: rażące naruszenie podstawowych obowiązków, które doprowadzi do dyscyplinarki, złożenie pozwu, które spowoduje orzeczenie bezskuteczności rozstania czy zmiana decyzji o zwolnieniu, która przyniesie chęć kontynuowania współpracy. Dlatego należy uznać (choć są także poglądy odmienne), że dopóki nie rozwiąże się lub nie wygaśnie angaż, dopóty szef nie może wydać takiego pisma.

Prawo do niego powstaje bowiem dopiero w chwili wystąpienia określonego zdarzenia. W przeciwnym razie w obrocie funkcjonowałyby dwa świadectwa, w tym jedno sprzeczne z rzeczywistością. Powodować to może negatywne konsekwencje - zarówno dla stron, jak i innych firm, które miałyby z nimi do czynienia i opierałyby na nich decyzje.

Przykład

Pan Jan, zatrudniony jako mechanik, 17 stycznia 2013 r. pracodawca rozwiązał z nim umowę za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Następnego dnia podwładny przyniósł zwolnienie lekarskie, zgodnie z którym miał być nieobecny do końca okresu wymówienia. Jednocześnie złożył wniosek o wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, które pozwoliłoby mu znaleźć nowe zajęcie.

Przełożony zgodził się i wystawił taki dokument 21 stycznia 2013 r. wyszło na jaw, że podwładny wielokrotnie opuszczał stanowisko bez usprawiedliwienia. Zdenerwowany szef wręczył mu za to dyscyplinarkę, ale podczas rekrutacji zatrudniony posługiwał się pierwszym - korzystniejszym dla siebie dokumentem i dostał etat.

Zrozumieć sytuację

Okres wypowiedzenia z reguły służy poszukiwaniu nowego zatrudnienia. Chociaż podczas rekrutacji wiele firm nie żąda okazania dokumentów potwierdzających dotychczasową karierę i złożone aplikacje stara się zweryfikować podczas rozmów z kandydatami, to zdarzają się wyjątki. Przed podpisaniem kolejnej umowy wolą widzieć świadectwo.

Wprawdzie jego wydanie przed rozwiązaniem angażu jest niemożliwe, to pracownik ma prawo wnioskować o wystawienie dokumentu, który posiadałby zbliżoną treść. W takim zaświadczeniu wolno umieścić informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanych zadań, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia angażu, wysokości i składników wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacji oraz uprawnień wynikających z zatrudnienia i ubezpieczenia (art. 97 § 1 i 2 k.p., § 1 ust. 1 ppkt 1-13 rozporządzenia).

Pracodawca nie musi na to przystać, ale powinien zrozumieć prośbę zwolnionego i nie utrudniać mu znalezienia nowego etatu. Tym bardziej, że często na jego prośbę wystawia dokumenty potwierdzające istnienie zatrudnienia, długość stażu pracy, rodzaj posiadanej umowy czy wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia, które dołącza się do wniosku o kredyt czy świadczenie z pomocy społecznej. Takie zachowanie jest wyrazem dbałości o bytowe, socjalne czy kulturalne potrzeby podwładnego (art. 16 k.p.). Ponadto czyni zadość zasadom współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.).

Gdyby przełożony odmówił, pracownik może dochodzić na drodze sądowej wydania takiego zaświadczenia (postanowienie Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r., I PKN 331/99), a nawet zapłaty odszkodowania (wyrok SN z 11 czerwca 2003 r., I PK 273/02). Ponadto taki dokument, podobnie jak świadectwo pracy, podlega sprostowaniu.

Zatrudniony, który stwierdził w nim nieprawidłowości, ma prawo żądać ich skorygowania. Gdyby spotkał się z oporem zwierzchnika, może wytoczyć mu proces (uchwała SN z 17 lutego 2005 r., II PZP 1/05).

Przykład

Pani Grażyna była księgową i 31 grudnia 2012 r. rozwiązała umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wygrała konkurs na identyczne stanowisko w innej firmie, ale za dużo wyższym wynagrodzeniem.

Aby dostać ten etat, potrzebne jej było zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie, staż, stanowisko i kwalifikacje. Kiedy jednak szef dowiedział się o jej odejściu, odmówił spełnienia tej prośby. Zmienił zdanie dopiero wtedy, kiedy pracownica zapowiedziała, że wystąpi do sądu.

Miała się tam domagać zarówno wydania tego dokumentu, jak i odszkodowania, gdyby jego brak spowodował odmowę niemal pewnego nowego etatu i tym samym utratę dochodów.

Kiedy więź ustaje

Umowa rozwiązuje się za wypowiedzeniem, bez wymówienia i za porozumieniem stron, a także z upływem czasu, na który ją zawarto i z dniem ukończenia pracy, dla której powstała (art. 30 § 1 pkt 1-5 k.p.).

Z kolei angaż wygasa wskutek śmierci stron, z upływem trzymiesięcznej absencji spowodowanej tymczasowym aresztowaniem oraz w wyniku niezgłoszenia powrotu w ciągu 30 dni po odbyciu służby wojskowej i w ciągu siedmiu dni po zakończeniu zatrudnienia z wyboru w innym miejscu (art. 63

1

§ 1, 63

2

§ 1, 66 § 1 i 74 k.p., art. 122 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 461).