Podstawowym aktem prawnym, ustanawiającym możliwość tworzenia oddziałów przedsiębiorców zagranicznych w Polsce jest ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: ustawa s.d.g.), która w art. 85 ust. 1 stanowi, że „dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy zagraniczni mogą, na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej".

Zasady wzajemności nie stosuje się, zgodnie z ust. 2 art. 85 ustawy s.d.g., do tworzenia oddziałów przez przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody przedsiębiorczości na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi.

W zakresie procedur rejestracyjnych oraz innych podstawowych obowiązków przedsiębiorców zagranicznych tworzących oddział mają zastosowanie przepisy art. 86–92 ustawy s.d.g. oraz ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału po uzyskaniu wpisu oddziału do rejestru przedsiębiorców. Zasady wpisu do rejestru określają przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, pozostającej w kompetencji ministra sprawiedliwości. Na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości dostępny jest formularz KRS W-10 Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców. Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (...).

Zgodnie z poz. D.1.2 Lista załączonych dokumentów tego formularza, wnioskodawca obowiązany jest dołączyć do wniosku „Zaświadczenie polskiego przedstawicielstwa co do wzajemności działania". W ten sposób realizowany jest warunek wzajemności, o którym mowa w art. 85 ust. 1 ustawy s.d.g.

Niezależnie od obowiązków określonych w przepisach o Krajowym Rejestrze Sądowym, przedsiębiorca zagraniczny jest obowiązany, zgodnie z art. 89 ustawy s.d.g.:

1) podać imię i nazwisko oraz adres na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;

2) dołączyć poświadczony notarialnie wzór podpisu osoby, o której mowa w pkt 1;

3) jeżeli działa na podstawie aktu założycielskiego, umowy lub statutu – złożyć ich odpisy do akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski;

4) jeżeli istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do rejestru – złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski.

W ustawie s.d.g. w art. 90-92 określone są również inne obowiązki w zakresie funkcjonowania oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, jak prowadzenie oddzielnej rachunkowości w języku polskim, sytuacje, kiedy wydawany jest zakaz wykonywania działalności gospodarczej w ramach oddziału oraz odwołanie do przepisów k.s.h. w przypadku likwidacji oddziału.

Należy podkreślić, że przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział może wykonywać działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie przedmiotu działalności przedsiębiorcy zagranicznego.