Termin urlopu wypoczynkowego etatowca można przesunąć nie tylko na jego wniosek umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 kodeksu pracy). Jest to też dopuszczalne ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, gdyby absencja podwładnego miała poważnie zakłócić tok pracy. Przewiduje to art. 164 § 2 k.p.
Jakie powody
To pracodawca ocenia okoliczności uzasadniające zmianę czasu wakacji, ale mają to być jedynie ważne względy dla organizacji pracy. Będzie to np. niezapowiedziana kontrola, w trakcie której powinien być obecny pracownik mający wtedy zaplanowany urlop, albo choroba innego podwładnego.
Przykład
Pani Klaudia, kierowniczka działu księgowości, 1 października miała rozpocząć urlop wypoczynkowy. Tego dnia jednak z powodu choroby nie pojawiła się w pracy jej zastępczyni. Tylko one zaś były uprawnione do wypłaty kontrahentom spółki wynagrodzenia, które zgodnie z umowami do 2 października miało znaleźć się na ich koncie pod rygorem naliczenia wysokich kar umownych i odstąpienia od realizacji istotnych robót.
Pracodawca przesunął więc o jeden dzień, tj. do 2 października urlop pani Klaudii. Mógł tak postąpić, gdyż pojawiła się przyczyna uzasadniona szczególnymi jego potrzebami. Nie można było jej przewidzieć w chwili ustalania terminu wakacji pani Klaudii.
Jeżeli zatem wystąpią zdarzenia możliwe do określenia przy planowaniu wypoczynku, to szefowi nie wolno dokonywać jakichkolwiek zmian w terminie urlopu.
Przykład
Pani Inga odpowiada w X sp. z o.o. za przygotowanie kwartalnych sprawozdań finansowych. Ponieważ prezes zarządu rozważa złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, poprosił biegłego rewidenta (zewnętrzną firmę) o sporządzenie ekspertyzy aktualnej sytuacji finansowej X sp. z o.o.
Opracowanie tej opinii wymaga analizy wszelkich dokumentów finansowych oraz bieżącego kontaktu z ich autorami. Dlatego rewident od 1 do 8 października będzie przebywać na terenie firmy. Poprosił, żeby w tym okresie do jego dyspozycji pozostawali wszyscy pracownicy zajmujący się w spółce sprawami finansowymi, aby mogli odpowiedzieć na jego pytania.
Po przeanalizowaniu sytuacji kadrowej i stanu wiedzy podwładnych pani Ingi na tematy istotne dla sporządze- nia ekspertyzy przez rewidenta prezes uznał, że obecność pani Ingi nie jest jednak konieczna i w tym okresie dał jej urlop. Gdyby nawet zmienił zdanie, to i tak nie może przesunąć tego terminu. W chwili ustalania okresu tej pauzy wiedział, że rewident będzie badał dokumenty finansowe, w tym m.in. sprawozdania przygotowane przez panią Ingę i mogą one wymagać wyjaśnienia.
Bez zwrotu
Ponieważ nie ma podstaw, aby w drodze analogii zastosować art. 167 § 2 k.p., pracownik nie może domagać się od zatrudniającego zwrotu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z przesunięciem daty urlopu.
Przykład
Pani Bianka poniosła wysokie koszty pozostające w bezpośrednim związku ze zmianą przez przełożonego terminu jej urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie zgodził się jednak na ich zwrot, powołując się na brak podstawy prawnej tego żądania. Stwierdził, że uwzględniłby jej roszczenie tylko wtedy, gdyby odwołał ją z urlopu. Argumentacja ta jest właściwa.
Pani Bianka może domagać się wyłącznie wypłaty odszkodowania obejmującego te koszty, pod warunkiem że wykaże ich wysokość oraz brak przesłanek określonych w art. 164 § 2 k.p.
Jeśli jednak szef zmieniłby termin bez pojawienia się powodów określonych w art. 164 § 2 k.p., etatowiec ma prawo domagać się odszkodowania (np. wydatków związanych z urlopem, których nie zwrócono) z tytułu niewłaściwego wykonania przez niego zobowiązania (art. 471 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p.).
Przykład
Pani Olga uważa, że pracodawca bezpodstawnie przesunął termin jej urlopu, który planowała spędzić w Madrycie. Zmiana ta pociągnęła za sobą koszty. Zwrócono jej tylko połowę ceny biletu samolotowego oraz rezerwacji hotelu. Pani Olga może więc wystąpić do sądu pracy z pozwem o zasądzenie od zatrudniającego na jej rzecz odszkodowania na poziomie nieodzyskanej kwoty. Musi jednak udowodnić jego wysokość oraz wykazać, że przesunięcie czasu wypoczynku nie było podyktowane szczególnymi niedającymi się przewidzieć w chwili udzielania urlopu potrzebami pracodawcy, a nieobecność pani Olgi nie spowodowałaby poważnych zakłóceń toku pracy.
Po uzgodnieniu
Urlopu niewykorzystanego w związku z jego przesunięciem na podstawie art. 164 § 2 k.p. zatrudniający musi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.) w terminie uzgodnionym z etatowcem.
—Anna Borysewicz adwokat, prowadzi własną kancelarię w Płocku
