Rozkład czasu pracy, czyli dni lub godziny pracy zatrudnionych w firmie, wynika z regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy (uzp), a jeśli pracodawca nie musi tworzyć regulaminu i nie jest objęty uzp – z obwieszczenia.

Rozkłady czasu pracy, tak jak i systemy czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe, wolno różnicować dla pewnych grup. Oznacza to, że cała firma nie musi pracować w takim samym rozkładzie. Dopuszczalne jest, aby były one odmienne dla różnych działów czy nawet stanowisk.

Przykład

Firma audytorska przyjęła w regulaminie pracy postanowienie, zgodnie z którym zatrudnieni w dziale personalnym wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do piątku od 9 do 17.

Zatrudnieni zaś w dziale obsługi klienta wykonują swoje zadania na dwóch zmianach – od poniedziałku do soboty zgodnie z tworzonymi dla nich harmonogramami czasu pracy. Zmiana pierwsza przypada od 8 do 16, a druga od 12 do 20.

Uwaga!

Nie wolno mylić rozkładu czasu pracy z harmonogramem czasu pracy. Rozkład, skoro wynika z regulaminu pracy lub uzp czy z obwieszczenia, wskazuje stałe zasady organizowania czasu pracy załogi – dni lub godziny. Harmonogram zaś ustala konkretne dni i godziny wykonywania pracy poszczególnym osobom lub grupom pracowniczym według zasad wynikających z rozkładu czasu pracy.

Przykład

Z regulaminu pracy u prowadzącego hurtownię artykułów papierowych wynika, że zatrudnieni w magazynach wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do soboty na ośmiogodzinnych zmianach zgodnie z ich harmonogramami.

Pierwsza zmiana przypada od 6 do 14, a druga od 14 do 22. W takim rozkładzie szef w miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na lipiec 2012 r. stworzył dla pana

Andrzeja następujący harmonogram.

Na prośbę zainteresowanego

Rozkłady czasu pracy wprowadzają dni i godziny, w jakich zatrudnieni mają wykonywać swoje obowiązki. Mogą one ustanawiać albo stałe dni i godziny ich realizacji, np. od poniedziałku do piątku od 10 do 18, albo wskazywać ogólne zasady ich wyznaczania. Wtedy konkretne dni i godziny wynikają z harmonogramów, np. pracownicy wykonują swoje obowiązki od poniedziałku do niedzieli od 9 do 17 zgodnie z ich harmonogramami.

Na pisemny wniosek pracownika szef może wprowadzić dla niego tzw. indywidualny rozkład czasu pracy, czyli odmiennie niż dla pozostałych ustalić dni lub godziny wykonywania zadań.

Przykład

Z regulaminu wynika, że zatrudnieni w dziale wynagrodzeń pracują od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Jeden z nich zgłosił do szefa wniosek o wprowadzenie dla niego indywidualnego rozkładu.

Zgodnie z nim pracowałby wprawdzie od poniedziałku do piątku (tak jak pozostali w jego dziale), ale od 7 do 15. W ten sposób mógłby łatwiej docierać do firmy, omijając korki uliczne.

Jak to się ma do systemu

Pracownik ma prawo złożyć do pracodawcy wniosek o wprowadzenie dla niego indywidualnego rozkładu, ale szef nie musi go uwzględnić. Decydują o tym możliwości organizacyjne firmy oraz wola pracodawcy. Nie musi przystać na zastosowanie wobec pracownika indywidualnego rozkładu ani uzasadniać odmowy jego wprowadzenia.

Jeżeli strony rozważają wprowadzenie indywidualnego rozkładu, muszą pamiętać, że nie jest to indywidualny system czasu pracy. Odmiennie jedynie niż dla pozostałych określa się tylko dni lub godziny pracy. Taki rozkład musi się mieścić w regułach wynikających ze stosowanego systemu czasu pracy. Nie może ich naruszać.

Przykład

Zatrudnionego w dziale kadr pana Wojciecha obowiązuje podstawowy system czasu pracy, czyli od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Ponieważ rozpoczął studia zaoczne, poprosił pracodawcę o wprowadzenie dla niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, zgodnie z którym kończyłby obowiązki w piątki o 14. Dzięki temu zdążyłby na piątkowe zajęcia. W zamian za to w poniedziałki pracowałby o dwie godziny dłużej, czyli do 18.

Szef nie może zgodzić się na taki rozkład, gdyż pan Wojciech ma podstawowy system. W nim planowana praca nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę. Indywidualny rozkład musi zaś uwzględniać reguły dla stosowanego systemu czasu pracy.

Przykład

Pan Piotr z działu kadr pracuje w równoważnym systemie od poniedziałku do piątku od 8 do 18 zgodnie z ustalonymi harmonogramami. Ponieważ rozpoczął studia wieczorowe, poprosił szefa o indywidualny rozkład. Zgodnie z nim wykonywałby obowiązki służbowe od poniedziałku do piątku od 8 do 16, aby zdążyć na codzienne zajęcia o 17. Szef zgodził się.

Pan Piotr zatrudniony jest w równoważnym systemie, w którym planowana praca nie może przekraczać 12 godzin na dobę. Skoro indywidualny rozkład przewiduje pracę na osiem godzin w każdej dobie pracowniczej, mieści się w regułach ustalonych dla jego systemu czasu pracy.

Inne przepisy też działają

Wprowadzając podwładnemu, na jego pisemny wniosek, indywidualny rozkład, musi on spełniać zarówno reguły jego systemu czasu pracy, jak i wszystkie przepisy z zakresu czasu pracy. Dotyczy to np. nieprzerwanych okresów odpoczynków dobowych i tygodniowych czy doby pracowniczej.

Przykład

Pani Natalia zaangażowana w podstawowym systemie poprosiła pracodawcę o indywidualny rozkład, w którym wykonywałaby swoje zadania w poniedziałki, środy i piątki od 8 do 16, a we wtorki i czwartki od 11 do 19. Chciałaby zapisać się na kurs językowy, na którym zajęcia odbywają się we wtorki i czwartki od 8 do 10.

Szef nie może zgodzić się na taką organizację. Naruszałaby ona dobę pracowniczą wtorkową i czwartkową, co powodowałoby powstanie godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy w tych dniach.

W dobie pracowniczej wtorkowej i czwartkowej, które rozpoczynałyby się o 11 w tych dniach i kończyłyby o tej godzinie w dniach następnych, pani Natalia pracowałaby po 11 godzin – najpierw od 11 do 19 jednego dnia, a potem od 8 do 10 w dniach następnych, które należą do tych samych dób pracowniczych.

Bez zmiany angażu

Wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy zamieszcza się w jego aktach osobowych w części B. Jeżeli szef go zaakceptował, jest zarazem konieczną i wystarczającą podstawą do stosowania tego rozkładu. Nie ma zatem potrzeby, aby postanowienia o jego użyciu wprowadzać do umowy o pracę. Co więcej, takie rozwiązanie byłoby niekorzystne. Jeżeli bowiem indywidualne dni lub godziny pracy wprowadzone zostałyby do wiążącego pracownika angażu, ich zmiana (powrót do wcześniejszych warunków) wymagałaby aneksu do tej umowy. Oznacza to, że strony musiałyby się na to zgodzić lub szef wręczałby wypowiedzenie zmieniające, gdyby chciał wrócić do poprzedniego porządku, a pracownik nie akceptowałby go.

Ponadto wprowadzenie indywidualnego rozkładu, poza pisemnym wnioskiem pracownika, nie wymaga żadnych szczególnych postanowień w regulaminie pracy. W każdych okolicznościach i przy każdej organizacji pracy wolno skorzystać z takiego rozwiązania. Warunek – pracownik złożył pismo w tej sprawie, szef je zaakceptował, a wszystko jest zgodne z systemem czasu pracy oraz pozostałymi przepisami o czasie pracy.