Nie zawsze można otrzymać urlop w wymarzonym terminie. Według kodeksu pracy w firmach, w których działa zakładowa organizacja związkowa, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem. Z tego powodu często przed wakacjami prosi podwładnych o wskazanie terminów, kiedy będą chcieli pojechać na dłuższe wakacje. Plan urlopów ustala tak, by nie zakłócić funkcjonowania firmy.
Jeśli związki wyraziły na to zgodę, to pracodawca nie musi ustalać planu urlopów. Takiego obowiązku nie ma również przedsiębiorstwo, w którym związki nie działają. W takich przypadkach pracodawca ustala terminy poszczególnych urlopów po porozumieniu z pracownikami lub według zasad przez siebie ustalonych.
Oznacza to, że jeśli pracownik złoży wniosek urlopowy niezgodny z planem urlopów lub bez wcześniejszego porozumienia z pracodawcą, może nie dostać zgody na odpoczynek.
W niektórych firmach istnieje zasada: kto pierwszy, ten lepszy, czyli kto złoży wcześniej wniosek na urlop w danym terminie, ten go otrzyma. Pracodawca jednak musi przestrzegać kilku reguł przy ustalaniu urlopów. Przede wszystkim:
Każdy pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni – jeśli jest zatrudniony krócej niż 10 lat, i 26 dni – jeśli jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Zgodnie z kodeksem pracy do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się cztery lata z tytułu ukończenia ogólnokształcącej szkoły średniej, sześć lat po ukończeniu szkoły policealnej i osiem lat po ukończeniu szkoły wyższej. Pracownikowi, który w danym roku kalendarzowym zmienił miejsce pracy, przysługuje urlop wypoczynkowy i w nowej, i w starej firmie, w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia.
