Podstawowym prawem każdego pracownika jest prawo do wypoczynku. Zasadą jest wcześniejsze planowanie wakacji, ale ustawodawca przewiduje też możliwość korzystania z tzw. urlopu na żądanie. Nie oznacza to jednak pełnej swobody personelu w wybraniu niezaplanowanego urlopu.
Akceptuje szef
Na podstawie art. 1672 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Żądanie tego urlopu zgłasza się najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Choć przepis na pierwszy rzut oka nie budzi większych wątpliwości, to praktyka pokazuje, że jest inaczej.
W wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) Sąd Najwyższy stwierdził, że obowiązek pracodawcy udzielania urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego i w wielu sytuacjach niezbędna jest na niego zgoda pracodawcy. W skrajnych przypadkach jej brak może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym podwładnego w trybie art. 52 k.p. SN dosłownie odczytał art. 1672 k.p. i uznał, że to pracodawca udziela urlopu na żądanie, a tym samym nie jest to jednostronna decyzja pracownika. Dlatego sama informacja – pisemna czy też telefoniczna o woli skorzystania z wolnego na żądanie – nie oznacza automatycznie, że urlop ten został udzielony. Dopiero zgoda szefa jest równoznaczna z jego rozpoczęciem.
Przykład
Pan Andrzej jest kierownikiem linii produkcyjnej w fabryce tworzyw sztucznych. 3 stycznia 2012 r. przyjechał rano do pracy i poinformował o konieczności wzięcia niezaplanowanego urlopu. Dyrektor nie zgodził się, gdyż spowodowałoby to przestój zakładu przez cały dzień. Pan Andrzej nie posłuchał szefa i tego dnia nie wykonywał pracy.
W tej sytuacji pan Andrzej może zostać zwolniony dyscyplinarnie, bo jego obecność w pracy była niezbędna.
Kiedy zgłosić
Druga niejasność przy urlopie na żądanie dotyczy odpowiedniego czasu jego zgłoszenia. Zgodnie z art. 1672 k.p. pracownik ma to zrobić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce zatrudnieni zgłaszają urlop na żądanie jak najwcześniej.
Zdarza się jednak, że niektórzy zwlekają z powiadomieniem pracodawcy i przez kilka godzin nie ma on wiadomości o przyczynie absencji.
Problem ten dotarł też na wokandę SN, który kolejny raz stanął po stronie pracodawcy.
W wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) stwierdził, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, ale do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. W uzasadnieniu SN podkreślił, że pracownik powinien zgłosić wniosek o urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, ale przed startem swojego dnia pracy (przed godziną, od której ma pracować według obowiązującego rozkładu).
Może się zdarzyć, że z powodu nadzwyczajnych okoliczności pracownik nie będzie w stanie zgłosić wniosku o udzielenie mu urlopu w tym terminie. Okoliczności te będą jednak wyłączały winę pracownika w razie nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia wniosku urlopowego. SN dodał, że biorąc pod uwagę obowiązek dbałości pracownika o dobro pracodawcy, należy przyjąć, że powinien on zgłosić swoje żądanie najwcześniej jak to możliwe, aby pozwolić szefowi podjąć środki zaradcze wynikające z zapewnienia zastępstwa.
Z korzyścią dla załogi
W regulaminie pracy szef może w inny sposób (korzystniejszy dla pracownika) określić termin, do którego należy najpóźniej zgłosić wniosek urlopowy. Pod warunkiem że regulacja ta nie będzie mniej korzystna niż wynikająca z kodeksu pracy. Dlatego regulamin pracy nie mógłby przewidywać, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej poprzedniego dnia kalendarzowego w stosunku do dnia, w którym pracownik chce go wziąć.
Dopuszczalne byłoby natomiast, aby pracownik mógł zgłosić wniosek o to wolne np. do końca dniówki roboczej w dniu, w którym już skorzystał z urlopu – nie był obecny w pracy, albo następnego dnia kalendarzowego lub w następnej dobie pracowniczej.
Autor jest adwokatem, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C. L. Jezierski sp. j. w Warszawie
Ciche przyzwolenie
Wątpliwości może budzić sytuacja, kiedy pracownik zgłasza chęć wzięcia urlopu na żądanie, a nie otrzymuje żadnej odpowiedzi pracodawcy. Przykładowo: stanie się tak, kiedy wniosek wysłał za pośrednictwem poczty elektronicznej lub zgłaszając urlop telefonicznie, usłyszał, że pracodawca do niego oddzwoni. Zajmował się tym SN w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04). Wskazał, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez podwładnego żądania udzielenia urlopu w trybie art. 1672 k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania angażu bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Czy zatem będzie to podstawa do zwolnienia w zwykłym trybie? Moim zdaniem nie. Uważam, że milczenie pracodawcy można potraktować jako zgodę na urlop. Decydujący jest tu zwłaszcza krótki czas od zgłoszenia żądania do jego realizacji. Sprzeciw szefa powinien być wyraźny i bezwzględnie przekazany pracownikowi w jak najkrótszym czasie od zgłoszenia.