Pracownik, który zamierza przejść na emeryturę lub rentę, musi zgłosić do ZUS wniosek o jedno z tych świadczeń wraz z niezbędną dokumentacją. Może o to poprosić pracodawcę, który w takim wypadku zobowiązany jest przygotować i przesłać całość dokumentacji do ZUS.

Jedynie wtedy, gdy jest osobą urodzoną po 31 grudnia 1948 r. i wnioskuje o emeryturę na tzw. nowych zasadach, sam składa w ZUS dokumenty potrzebne do przyznania świadczenia. W większości przypadków pracodawca musi również wystawić pracownikowi odpowiednie dokumenty, na podstawie których ZUS przyzna i ustali wysokość emerytury lub renty.

[srodtytul]Dokumenty do przekazania[/srodtytul]

Przyznanie przez ZUS renty z tytułu niezdolności do pracy, emerytury na dotychczas obowiązujących zasadach a także emerytury pomostowej uzależnione jest od udowodnienia przez wnioskodawcę odpowiednio długiego stażu pracy.

Pracodawcy, u których był on zatrudniony, muszą więc wystawić dokumenty potwierdzające przebieg jego kariery zawodowej.

Takim dokumentem jest na ogół świadectwo pracy. Pracodawca powinien tam wskazać m.in. okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane przez pracownika stanowiska, tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, okresy korzystania z urlopu bezpłatnego lub urlopu wychowawczego, okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także okresy nieskładkowe przy- padające w czasie zatrudnienia.

Wszystkie te informacje konieczne są do ustalenia przez ZUS emerytury lub renty. Jeśli nie jest możliwe wystawienie świadectwa pracy (np. w przypadku gdy nie ustało jeszcze zatrudnienie), pracodawca wystawia zaświadczenie zawierające informacje, które podałby w świadectwie pracy.

W razie ubiegania się o emeryturę obliczaną na tzw. starych zasadach lub o rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownik musi też udowodnić wynagrodzenia osiągnięte w latach wskazanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia.

W związku z tym, na jego żądanie, pracodawca zobowiązany jest wystawić mu zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7. Pracodawca potwierdza w tym dokumencie:

- dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód (m.in. datę nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, okresy pobierania świadczeń chorobowych, okresy przebywania na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym), a także

- wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia.

[srodtytul]Oddajemy z nawiązką[/srodtytul]

Osoba, która nienależnie pobrała świadczenia z ubezpieczeń społecznych (w tym również emeryturę lub rentę), jest obowiązana do ich zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi. Przepisy określają, kiedy świadczenia są pobrane nienależnie, stanowiąc, że ma to miejsce wówczas, gdy zostały one:

- wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie lub zawieszenie prawa do świadczeń albo wstrzymanie wypłaty świadczeń w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenia była pouczona o braku prawa do ich pobierania,

- przyznane lub wypłacone na podstawie fałszywych zeznań lub dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd przez osobę pobierającą świadczenia.

Nie zawsze jednak niesłuszne pobranie świadczenia spowodowane jest zaniedbaniem lub celowym działaniem osoby ubezpieczonej. Może się bowiem zdarzyć, że to pracodawca (były pracodawca) pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę, pomagając mu w zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji, wprowadził w błąd organ ZUS przyznający świadczenie.

A ma to miejsce np. wtedy, gdy w świadectwie pracy lub zaświadczeniu potwierdził dane niezgodne z prawdą.

[srodtytul]Wina bez znaczenia[/srodtytul]

Jest rozwiązanie takiej sytuacji. Otóż jeśli nienależne pobranie świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek (np. pracodawcę) nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami przewidzianymi w przepisach kodeksu cywilnego obciąża płatnika składek.

Pracownik jest w tym wypadku zwolniony z odpowiedzialności i nie musi zwracać do ZUS otrzymanych kwot.

Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca przekazał do ZUS nieprawdziwe dane umyślnie, czy wskutek niedbalstwa. Przepisy nie wymagają bowiem ustalenia winy płatnika składek, który wprowadził w błąd organ rentowy. Takie rozwiązanie potwierdził m.in[b]. Sąd Apelacyjny w Katowicach wyrokiem z 3 grudnia 2003 r. (III AUa 2325/02)[/b].

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pracodawca wystawił swojemu pracownikowi przechodzącemu na emeryturę świadectwo pracy i zaświadczenie na druku ZUS Rp-7. W tym drugim dokumencie potwierdził m.in. wynagrodzenia wypłacone w poszczególnych latach kalendarzowych przypadających na okres 2000 – 2009. Na podstawie dostarczonej dokumentacji ZUS przyznał emeryturę, którą co miesiąc wypłacał osobie uprawnionej.

Dwa lata później kontrola przeprowadzona u płatnika składek wykazała, że łączna kwota wynagrodzeń z 2000 r. wykazana w zaświadczeniu ZUS Rp-7 nie zgadza się z kwotą wpisaną do kart płac prowadzonych przez pracodawcę. Stwierdzono, że osoba wystawiająca zaświadczenie wstawiła mylnie do zaświadczenia kwotę wynagrodzenia z 1999 r. zamiast przychodu wypłaconego w 2000 r.

Miało to wpływ na wysokość emerytury, bo świadczenie obliczone z zastosowaniem prawidłowej wysokości wynagrodzenia z 2000 r. okazało się niższe o 120 zł.

W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości ZUS zobowiązał pracodawcę do zwrotu niesłusznie wypłaconego osobie uprawnionej świadczenia. Nienależne pobranie emerytury zostało bowiem spowodowane przekazaniem przez niego nieprawdziwych danych.[/ramka]

[srodtytul]Lepiej się przyznać[/srodtytul]

Jeśli wyjdzie na jaw, że pracownik niesłusznie pobrał świadczenie wskutek podania przez pracodawcę nieprawdziwych danych, ZUS zobowiązuje płatnika składek do zwrotu wypłaconej emerytury lub renty. Wydaje wtedy odpowiednią decyzję, w której wskazuje m.in. nienależnie wypłaconą kwotę, którą pracodawca musi przekazać na rachunek ZUS.

W decyzji o zwrocie nienależnie pobranych świadczeń ZUS podaje również kwotę odsetek ustawowych obliczonych od dnia ich wypłaty do dnia wydania decyzji. Odsetki te, wraz z należnością główną, również należy zwrócić na podany rachunek ZUS.

Odsetki ustawowe – co do zasady – naliczane są również za okres od dnia wydania decyzji do dnia dokonania zwrotu nienależnych świadczeń. Jeśli jednak pracodawca zwróci dobrowolnie należność wynikającą z decyzji, ZUS nie naliczy odsetek za okres po jej wydaniu.

ZUS zwalnia też pracodawcę z zapłaty odsetek, jeśli ten poinformował organ rentowy o tym, że przekazał nieprawdziwe dane w wystawionym dokumencie. W takim wypadku pracodawca zwraca więc tylko nominalne kwoty nienależnie wypłacone przez ZUS pracownikowi.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pracodawca wystawił byłej pracownicy ubiegającej się o emeryturę świadectwo pracy potwierdzające zatrudnienie w latach 1990 – 2008. W dokumencie tym nie wykazał półrocznego okresu przebywania na urlopie wychowawczym. W tym czasie ubezpieczona nie świadczyła pracy, w związku z czym jest to okres nieskładkowy w rozumieniu przepisów emerytalnych.

Na podstawie dokumentu stwierdzającego nieprawdziwe dane ZUS przyznał i obliczył świadczenie. Wewnętrzna kontrola przeprowadzona u pracodawcy w 2009 r. wykazała, że osoba wystawiająca świadectwo pracy nie podała w tym dokumencie okresu przebywania pracownicy na urlopie wychowawczym. Pracodawca powiadomił o tym niezwłocznie ZUS, który po ponownym ustaleniu stażu ubezpieczonej dokonał przeliczenia emerytury.

Nowa wysokość świadczenia okazała się niższa o 35 zł od obliczonej poprzednio. Jednocześnie wydał decyzję zobowiązującą pracodawcę do zwrotu nienależnie wypłaconych kwot. Ponieważ zakład pracy przyznał się do błędu, zanim został on wykryty przez ZUS, zwolniono go z obowiązku zapłaty ustawowych odsetek obliczonych od wypłaconych kwot.[/ramka]

[b]Uwaga! [/b]Termin zapłaty należności głównej i odsetek ustawowych wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. W razie braku wpłaty w tym terminie ZUS dochodzi należności w drodze egzekucji administracyjnej.

[srodtytul]Maksymalnie trzy lata wstecz[/srodtytul]

Pracodawca może zostać zobowiązany do zwrotu świadczenia nienależnie wypłaconego pracownikowi przez ZUS maksymalnie za trzy lata wstecz. Jeśli jednak powiadomił on organ rentowy o przekazaniu błędnych danych w dokumentacji emerytalno-rentowej, a mimo to ZUS nadal wypłacał świadczenie, zwrot obejmie maksymalnie ostatnie 12 miesięcy.

Zatem gdy świadczeniobiorca pobrał niesłusznie świadczenie za dłuższy okres niż odpowiednio trzy lata lub 12 miesięcy, pracodawca zwolniony jest z obowiązku zwrotu tych kwot. W decyzji o zwrocie nienależnie pobranych świadczeń ZUS wskazuje wówczas, jaka kwota świadczenia i za jaki okres nie podlega dochodzeniu, mimo że została wypłacona bezpodstawnie.

Od decyzji w sprawie nienależnie pobranych świadczeń pracodawca może wnieść odwołanie do właściwego sądu okręgowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Ma na to miesiąc od dnia jej otrzymania. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję.

[ramka][b]Jakie przepisy to regulują[/b]

- art. 84 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=333804]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)[/link]

- art. 125 i 125a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D47840C67EA68D955F7679811A3EDC21?id=324468]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.)[/link][/ramka]

[ramka][b]Czasami będzie zwolnienie [/b]

Pracodawca, który przekazał do ZUS nieprawidłowe informacje dotyczące przebiegu kariery zawodowej pracownika i otrzymał decyzję zobowiązującą go do zwrotu świadczeń, może wystąpić do dyrektora właściwego oddziału ZUS o całkowite lub częściowe zwolnienie z tego obowiązku. Ma na to czas do dnia uprawomocnienia się decyzji, tj. 30 dni od jej otrzymania.

Przepisy przewidują możliwość odstąpienia od żądania zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń w całości lub w części. Może to nastąpić wówczas, gdy zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności albo gdy kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Przepisy nie określają katalogu szczególnie uzasadnionych okoliczności, którymi ZUS powinien kierować się przy podejmowaniu decyzji o zwolnieniu z obowiązku zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Każda tego typu sprawa jest więc oceniana indywidualnie przez ZUS.

Wydaje się, że takimi okolicznościami może być choćby trudna sytuacja finansowa zakładu pracy spowodowana przez klęskę żywiołową (np. pożar, powódź, huragan) czy też powstała w wyniku kradzieży majątku. Jeśli ZUS odstępuje od zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń, zwalnia również adresata decyzji od obowiązku zapłaty ustawowych odsetek obliczonych od kwot tych świadczeń.

Gdy nie ma podstaw do zwolnienia ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, pracodawca może poprosić ZUS o odroczenie terminu ich płatności albo o rozłożenie należności na raty.[/ramka]