Ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który pracodawca zgodnie z art. 149 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link] ma obowiązek prowadzić dla wszystkich pracowników. Dzięki temu ustala prawidłowe wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ma charakter powszechny, co oznacza, że obejmuje wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, rodzaju umowy o pracę lub formy prawnej prowadzenia działalności przez pracodawcę. Ponadto ma ona charakter jawny i pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi na jego żądanie wgląd do tej dokumentacji.

[srodtytul]Forma zależy od szefa[/srodtytul]

Żaden przepis prawa pracy nie określa, jak powinien wyglądać dokument przedstawiający ewidencję czasu pracy dla poszczególnego pracownika. Każdy pracodawca przy uwzględnieniu własnych potrzeb sam decyduje, w jakiej formie prowadzi ewidencję czasu pracy. Niemniej jednak należy pamiętać, że [b]ewidencja czasu pracy określa czas faktycznie przepracowany przez pracownika, a nie planowany, który wynika z harmonogramu czasu pracy na dany miesiąc[/b].

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=282560C7DCE5FF1D8BFDD494B9E32764?id=73963]Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika[/link] określa jedynie zakres informacji, które musi zawierać karta ewidencji czasu pracy prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.

Dokument ten musi zawierać wyszczególnienie godzin przepracowanych każdej doby, w tym w niedziele i święta. Ma określać, czy była to praca w godzinach nadliczbowych lub porze nocnej, ponadto czy była to praca świadczona w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika.

Ponadto dokument powinien wskazywać na dni nieobecności pracownika, w tym te usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, wraz z podaniem podstawy prawnej absencji pracownika.

[srodtytul]Kiedy inaczej[/srodtytul]

W stosunku zaś do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Obowiązkiem prowadzenia ewidencji godzin czasu pracy zgodnie z art. 149 § 2 k.p. nie są objęci natomiast pracownicy, którzy są zatrudnieni w systemie zadaniowego czasu pracy, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy, tj. pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy, ich zastępcy, członkowie zarządu oraz główni księgowi, ponadto pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

To, że kodeks pracy zwolnił pracodawców z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin czasu pracy wobec wymienionych grup pracowników, oznacza tylko, że pracodawcy nie są zobligowani do dokładnego ewidencjonowania godzin czasu pracy ww. pracowników.

W pozostałym zakresie muszą prowadzić tzw. dobową ewidencję czasu pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawcy są zobowiązani do założenia dla ww. pracowników imiennych kart ewidencji czasu pracy, w których wykazują urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

[b]Fakt, że pracodawca nie ewidencjonuje godzin czasu pracy pracowników zarządzających, nie oznacza, że jest zwolniony z wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych tych pracowników.[/b] Zgodnie z art. 151[sup]4[/sup] k.p. [b]pracownicy zarządzający zakładem pracy mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych bez prawa do oddzielnego wynagrodzenia tylko w sytuacjach koniecznych.[/b]

W przypadku wykonywania stale pracy w godzinach nadliczbowych nawet pracownicy – członkowie zarządu – są uprawnieni do wynagrodzenia z tytułu świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

[ramka][b]Kary za wykroczenia[/b]

[b] Pracodawca, który nie prowadzi prawidłowej ewidencji czasu pracy, dopuszcza się naruszenia praw pracowniczych i podlega karze grzywny z tytułu popełnionego wykroczenia. [/b]

W przypadku sporu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem o wypłatę wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych sąd może dać wiarę odręcznym zapiskom pracownika lub zeznaniom świadków, jeśli pracodawca nie wykaże, że zatrudniony faktycznie nie świadczył pracy w godzinach nadliczbowych. [/ramka]

[i]Autorka jest radcą prawnym w kancelarii Schönherr Pietrzak Siekierzyński Bogen sp.k.[/i]