Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym kontrahentem z zagranicy

Uzgadniając szczegóły kontraktu z zagranicznym partnerem, dużo uwagi trzeba poświęcić formie płatności. Eksporter po wysyłce towaru narażony jest przecież na ryzyko, że nie otrzyma zapłaty lub będzie się ona opóźniać. Jak zatem ustrzec się przed taką niekorzystną sytuacją?

W rozliczeniach międzynarodowych od dawna są stosowane tzw. uwarunkowane formy płatności. Ich cechą charakterystyczną jest udział banków w procesie rozliczania. Udział ten może sprowadzać się do przekazywania dokumentów handlowych pomiędzy eksporterem (sprzedającym) a importerem (kupującym) – jak jest w wypadku inkasa – lub do udzielenia własnego zobowiązania dokonania zapłaty za dokumenty przedstawione przez eksportera (akredytywa).

Wybór odpowiedniej formy powinien być poprzedzony analizą ryzyka związanego z transakcją i kosztów poszczególnych sposobów zapłaty. Z uwarunkowanych form płatności, a w szczególności akredytywy, warto skorzystać zwłaszcza wtedy, gdy przeprowadzamy transakcję z nowym partnerem i nie jesteśmy pewni jego kondycji. Jest to też dobre zabezpieczenie przed niekorzystnymi zmianami gospodarczymi.

Ta forma płatności jest mniej skomplikowana i przede wszystkim tańsza niż akredytywa. Nie daje jednak pełnej gwarancji uzyskania zapłaty. Dlatego, jak wskazuje Barbara Trefon-Jabłońska, partner w kancelarii Plucińska, Stopczyk, Mikulski, inkaso jest polecane stałym partnerom, kiedy obydwie strony mają do siebie zaufanie.

Na czym zatem opiera się procedura płatności? Strony w kontrakcie muszą sprecyzować, jakie wymagania (warunki) będzie musiał spełnić eksporter. Sprowadza się to do określenia, jakie dokumenty trzeba zgromadzić i przedstawić do inkasa. Standardowo są to:

- faktura handlowa – jako dokument księgowy potwierdzający wykonanie usługi,

- dokument transportowy – poświadczający, że wyprodukowany towar został wysłany do kupującego,

- polisa ubezpieczeniowa – jako gwarancja zabezpieczenia towaru w drodze.

Dodatkowo strony mogą ustalić, że dołączone zostaną dokumenty poświadczające jakość towaru (świadectwa jakości, liczenia, mierzenia, certyfikaty zgodności itp.).

Po skompletowaniu tych dokumentów eksporter w swoim banku składa zlecenie inkasa wraz z instrukcją, w jaki sposób bank ma postępować z dokumentami. Bank eksportera przekazuje je następnie wraz z instrukcją do wskazanego banku importera. Ten informuje o tym kupującego, wzywając go do wykupu dokumentów. Decyzję o zapłacie za dokumenty podejmuje importer po ich dokładnym zbadaniu. Jeżeli komplet dokumentów jest prawidłowy, ma on pewność, że kontrakt został wykonany w sposób prawidłowy. Uzyskuje dokumenty, które pozwalają mu swobodnie dysponować towarem. Natomiast eksporter jest chroniony, ponieważ bank nie wyda dokumentów, jeżeli nie nastąpi ich wykupienie. Mimo że wysłał towary, w razie odmowy zapłaty może nimi w dalszym ciągu rozporządzać.

Zamiast żądania natychmiastowej zapłaty inkaso daje również możliwość zastosowania kredytu kupieckiego. Wtedy do dokumentów handlowych należy dołączyć weksel trasowany.

Po jego akceptacji przez importera bank wydaje mu dokumenty. Co więcej, taki weksel może być później przedmiotem dyskonta.

Istnieje również możliwość uzyskania awalu (poręczenia) ze strony banku. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami (wynagrodzenie banku), ale daje prawie 100-proc. pewność otrzymania zapłaty. W razie odmowy jej dokonania przez głównego dłużnika (importera) zgodnie z zasadą solidarnego zobowiązania dłużników wekslowych roszczenia będziemy mogli dochodzić od banku.

Ta forma płatności jest korzystna zarówno dla zleceniodawcy (importera), jak i beneficjenta (eksportera). Przede wszystkim, jak wskazuje Barbara Trefon-Jabłońska, importerowi daje ona ochronę przed nieuzasadnioną płatnością, gdyż dokumenty handlowe (np. faktura, list przewozowy) są dowodem istnienia i wysłania towaru. Ponadto dają prawo wejścia w posiadanie towaru. W szczególności można tu wskazać na przykład konosamentu, czyli dokumentu stosowanego w transporcie morskim. Jest to papier wartościowy określający prawo do towaru. Jego posiadanie pozwoli nam odebrać towar od przewoźnika i swobodnie nim dysponować.

Dla eksportera akredytywa stanowi ochronę przed ryzykiem niewypłacalności kupującego bądź odmowy dokonania płatności.

W wypadku akredytywy w miejsce importera wstępuje bank. Akredytywa polega bowiem na tym, że bank udziela własnego, pisemnego zobowiązania, czyli decyduje się na wykupienie dokumentów.

Strony kontraktu, decydując się na taką formę rozliczenia, muszą dobrze się do niej przygotować. Szczególnie dotyczy to eksportera, który w celu uzyskania zapłaty musi zgromadzić i przedstawić w banku wymagany komplet dokumentów. Szczegóły dotyczące tego, jakie to będą dokumenty, trzeba sprecyzować już w kontrakcie i później w umowie akredytywy. Jeżeli eksporter zgromadzi wymagane dokumenty, do których standardowo należą: faktura handlowa, dokumenty przewozowe i ubezpieczeniowe oraz potwierdzające jakość i ilość wysłanego towaru, musi przedstawić je w banku otwierającym akredytywę (lub w banku ją potwierdzającym – w wypadku tzw. akredytywy potwierdzonej). Po dokładnym zbadaniu dokumentów bank płaci za nie eksporterowi. Zatem ta forma płatności uniezależnia wypłatę od decyzji importera. Jest to tylko i wyłącznie decyzja banku, który potem musi rozliczyć się z importerem i przekazać mu dokumenty. Ten etap nie dotyczy już jednak eksportera > patrz schemat.

Dlatego ta forma, chociaż droższa, daje większe zabezpieczenie niż wspomniane wyżej inkaso. Jednak należy stwierdzić, że obie uwarunkowane formy płatności stanowią dobre zabezpieczenie transakcji w handlu międzynarodowym i w znacznym stopniu minimalizują ryzyko związane z jej przeprowadzeniem, podsumowuje Barbara Trefon-Jabłońska.

Popełnienie nawet prostych błędów w dokumentach może skutkować odmową zapłaty przez bank. Nie oznacza to jeszcze tragedii, ale nie skorzystamy z dobrodziejstw akredytywy, bo zapłata znowu może być uzależniona od decyzji importera. W szczególności w sytuacji, gdy bank odmawia dokonania zapłaty za dokumenty (wskazując na braki lub błędy w nich popełnione), możemy zrezygnować z akredytywy i przekazać te dokumenty w drodze inkasa. Wtedy decyzja o ich wykupieniu należy jednak do kupującego.

Ludmiła Brudzewska z firmy Elbrus Service z Katowic podkreśla, że warunki akredytywy muszą być zgodne z warunkami kontraktu, m.in. co do kwoty, warunków dostawy, terminów i wymaganych do przedstawienia dokumentów. Z punktu widzenia polskich eksporterów, negocjując tę formę płatności, należy dążyć do jak największego ograniczenia liczby wymaganych dokumentów. Im będzie ich mniej, tym mniejsze prawdopodobieństwo popełnienia błędów – podpowiada Ludmiła Brudzewska. Łatwiej jest je również skompletować. Ponadto nie powinno być wśród nich dokumentów, których uzyskanie jest uzależnione od importera, np. protokołu odbioru, który musi być przez niego podpisany. Brak jego podpisu spowoduje, że nie będziemy mogli skompletować dokumentów i uzyskać w banku zapłaty. Można nawet zakładać, że w takiej sytuacji importer będzie celowo zwlekał z podpisaniem takiego dokumentu, żeby odwlec termin zapłaty. W skrajnym przypadku może się to skończyć wygaśnięciem akredytywy. To znaczy, że w okresie jej ważności nie przedstawimy wszystkich dokumentów.

Kolejna ważna rzecz to nazewnictwo dokumentów, które musi być zgodne z warunkami akredytywy. Jeżeli zgodnie z tymi zapisami eksporter ma przedstawić np. list przewozowy CIM (międzynarodowy kolejowy list przewozowy), to nie możemy od przewoźnika otrzymać dokumentu o innej nazwie (np. railway bill). Chociaż w praktyce tak samo potwierdzają one nadanie towaru i przekazanie go przewoźnikowi, dla banku ta różnica może być podstawą do odmowy zapłaty.

To samo dotyczy innych dokumentów oraz nazwy i opisu towaru. Tutaj też trzeba przestrzegać jednolitego nazewnictwa we wszystkich dokumentach. W związku z tym nazwa towaru musi być tożsama zarówno w kontrakcie, jak i listach przewozowych, dokumentach ubezpieczeniowych, umowie akredytywy itd. W razie odwrócenia ról, czyli w sytuacji, gdy polska firma jest importerem, należy starać się wynegocjować taką liczbę dokumentów, która, nie wpływając w zasadniczy sposób na cenę produktu, będzie stwarzała jak największe gwarancje prawidłowego wykonania kontraktu. Czyli, co do zasady, im więcej ich będzie, tym łatwiej będzie zweryfikować sposób wykonania transakcji. Jak łatwo się zorientować, interesy eksportera i importera są odmienne.

To, jakie dokumenty w ostatecznym rozrachunku będą przedmiotem akredytywy, zależy zatem od poziomu wzajemnego zaufania, zdolności negocjacyjnych oraz wymagań banku w tym zakresie.

Kolejna bardzo ważna rzecz, na którą trzeba zwrócić uwagę, to otrzymanie akredytywy nieodwołalnej. Tylko ona daje pełną gwarancję uzyskania zapłaty. W wypadku formy odwołalnej bank w każdej chwili może się z niej wycofać. Taką formę można zatem stosować tylko wtedy, gdy mamy zaufanie do naszego partnera handlowego.

Jedną z form akredytywy jest tzw. akredytywa potwierdzona. Oznacza ona podjęcie dodatkowego zobowiązania przez bank pośredniczący w kraju eksportera do wykupu dokumentów zgodnych z akredytywą. Jak wskazuje Ludmiła Brudzewska, warto, żeby polscy eksporterzy starali się o otwarcie właśnie takiej akredytywy. Chociaż zwiększa to koszty, jednak daje wiele korzyści. Dokumenty są sprawdzane już w banku pośredniczącym i po stwierdzeniu ich zgodności z warunkami akredytywy bank ten uznaje beneficjenta kwotą realizacji. W razie drobnych błędów (brak podpisu, pieczątki) łatwiej jest je skorygować. Mamy również więcej czasu na dostarczenie brakujących dokumentów (gdyby taka sytuacja miała miejsce). Ponadto łatwiej zmieścić się w terminie ważności akredytywy.

Dlatego już na etapie negocjacji kontraktu, zanim ostatecznie rozstrzygniemy, czy i w jakim banku importer otworzy akredytywę, trzeba sprawdzić, czy nasz bank z nim współpracuje i czy jest gotów dodać potwierdzenie do otwartej akredytywy. Przy transakcjach realizowanych w Europie nie ma z tym większego problemu. Większość banków w tym zakresie ze sobą współpracuje lub jest gotowa do takiej współpracy.

Większy problem ze znalezieniem odpowiedniego banku może być przy transakcjach na rynkach egzotycznych. Tutaj też warto zaznaczyć, że w wypadku gdy to polska firma jest importerem i jej zadaniem jest zlecenie otwarcia akredytywy, korzystniejsze jest uzgodnienie akredytywy niepotwierdzonej, ponieważ wtedy dokumenty są sprawdzane nie przez bank w kraju eksportera, lecz przez bank otwierający akredytywę (a więc w kraju importera) i dopiero po stwierdzeniu ich zgodności przekazuje się kwoty realizacji do banku awizującego w kraju eksportera.

Akredytywa może znaleźć zastosowanie również w transakcjach eksportowych, które zakładają przekazywanie towaru partiami, czyli sukcesywne dostawy towaru przez dłuższy czas w ramach tego samego kontraktu handlowego. Wtedy zamiast otwierania oddzielnej akredytywy na potrzeby każdej dostawy (co wiąże się z każdorazowym negocjowaniem jej warunków) można skorzystać z tzw. akredytywy rewolwingowej (odnawialnej).

Jej okres ważności jest znacznie dłuższy. Po wysłaniu każdej partii towaru eksporter przedstawia dokumenty potwierdzające jej wykonanie i może na tej podstawie otrzymać wynagrodzenie. Wypłata nie jest zatem uzależniona od realizacji całego kontraktu. To z kolei pozwala zachować płynność finansową.

Ponadto na rynku można spotkać się ze stosowaniem akredytywy zaliczkowej, która upoważnia bank do wypłaty zaliczki eksporterowi. Przy realizacji ostatecznej płatności zaliczka jest potrącana.

Innym rodzajem jest akredytywa przenośna, którą polski eksporter powinien wziąć pod uwagę, gdy nie jest producentem, lecz jedynie pośrednikiem w sprzedaży danego towaru. W takiej sytuacji akredytywa może zostać przeniesiona na producenta. Podobny charakter ma tzw. akredytywa back-to-back.

Dobrym sposobem zabezpieczenia transakcji eksportowej jest uzyskanie gwarancji bankowej. Jej istota polega na tym, że importer ubiega się o takie zabezpieczenie w swoim banku. Bank, który udziela gwarancji, zobowiązuje się względem beneficjenta (eksportera) do wypłaty na jego pierwsze żądanie określonej kwoty po przedstawieniu uzgodnionych dokumentów.