Spośród spółek handlowych najprostsza jest niewątpliwie spółka jawna. O tym, jak ją powołać, rozstrzyga kodeks spółek handlowych (k.s.h.). Spółka to podmiot prawa niezależny od tworzących ją wspólników. Nie jest co prawda osobą prawną, ma jednak tzw. zdolność prawną (art. 8 § 1 k.s.h.). Oznacza to, że może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania we własnym imieniu, a nie w imieniu wszystkich wspólników.

Co ważne, za zobowiązania spółki odpowiadają wszyscy wspólnicy, i to całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność ta ma jednak charakter subsydiarny, tzn. może do niej dojść pod warunkiem, że wierzycielowi nie uda się zaspokoić swoich roszczeń z majątku samej spółki (art. 31 k.s.h.). Nagrodą za osobistą odpowiedzialność są korzyści podatkowe (o czym pisaliśmy 03.09.2007 w Vademecum).

Pierwszą czynnością, jaką powinni wykonać przyszli wspólnicy, jest spisanie umowy spółki. Są co najmniej dwie szkoły. Zwolennicy pierwszej preferują umowy długie i szczegółowe. Często polega to na przenoszeniu do umowy odpowiednich postanowień kodeksu spółek handlowych. Druga szkoła to umowy jak najkrótsze. Nie ma sensu przepisywać artykułów k.s.h., bo co do zasady obowiązują one niezależnie od tego, czy trafią do umowy czy nie. My preferujemy umowy krótkie i treściwe. Takie też są wzory umów, którymi dzisiejsze Vademecum ilustrujemy. Nie przeszkadza to jednak włączać do umów dodatkowych postanowień i rozbudowywać umów tak, jak to akurat wspólnikom w konkretnych okolicznościach odpowiada.

Minimalne wymogi umowy spółki jawnej określa art. 25 k.s.h. Nie są one zbyt wygórowane. W umowie trzeba bowiem określić:

- firmę i siedzibę spółki,

- wkłady wnoszone przez każdego wspólnika i ich wartość,

- przedmiot działalności spółki,

- czas trwania spółki (pod warunkiem, że jest on oznaczony).

Ustawa o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) wymaga od większości spółek prawa handlowego określenia roku obrachunkowego (art. 3 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 2 ust. 1). Ustawie tej nie podlegają wszystkie spółki jawne (zależy to od osiągnięcia pewnego pułapu przychodów), ale rok obrachunkowy i tak warto w umowie określić. Przyda się, kiedy przychody spółki wzrosną.

O tym, jak wybrać oznaczenie działalności gospodarczej, piszemy w oddzielnym tekście. Wspólnicy muszą jednak pamiętać, że firma ich spółki powinna zawierać nazwisko (albo firmę) przynajmniej jednego ze wspólników (art. 24 § 1 k.s.h.).

Nie stoi to jednak na przeszkodzie włączenia do firmy innych słów. Mogą mieć one charakter abstrakcyjny (np. "Jan Kowalski - Kafatex spółka jawna" czy "Biblurbo Zieliński Malinowski spółka jawna" itp.), mogą też nieść jakąś informację (np. "Usługi szklarskie Kowalski spółka jawna", "Komis samochodowy Iksiński i Wspólnicy spółka jawna").

Podpisanie umowy to pierwszy krok do powołania spółki. Spółka powstaje dopiero z chwilą rejestracji (art. 251 k.s.h.).

Spółkę może zgłosić w sądzie każdy ze wspólników. Jednak nawet do takiego indywidualnego zgłoszenia należy dołączyć złożone przed sądem albo poświadczone przez notariusza wzory podpisów wszystkich osób, które będą uprawnione do reprezentowania spółki (art. 26 § 3 k.s.h.).

Reprezentacja to nic innego jak możliwość dokonywania czynności prawnej w imieniu spółki. Co do zasady reprezentować spółkę może każdy wspólnik (art. 29 § 3 k.s.h.). Wzór podpisu składa w takiej sytuacji każdy z nich.

W umowie spółki wspólnicy mogą jednak albo w ogóle pozbawić niektórych spośród siebie prawa jej reprezentowania, albo przynajmniej pozbawić ich prawa samodzielnej reprezentacji (art. 30 k.s.h.). Wtedy wzory podpisów składają tylko ci, którzy mogą spółkę reprezentować.

Poza tym do zgłoszenia należy dołączyć umowę spółki. Później także przy każdej zmianie wpisu w KRS dotyczącego umowy do wniosku o wpis trzeba będzie załączać jej ujednolicony tekst.

Wniosek o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców trzeba złożyć na formularzu KRS-W1. Należy dokładnie stosować się do zawartych w nim objaśnień, bo sądy skrupulatnie to kontrolują. Na urzędowych drukach trzeba też złożyć niektóre załączniki do wniosku o wpis. Odpowiednie wskazówki wnioskodawcy znajdą na ostatnich stronach formularza KRS-W1.