- Właściciel biurowca, którym najczęściej jest deweloper, posługuje się 40-50-stronicowymi wzorami. Są one zdecydowanie korzystniejsze dla wynajmującego aniżeli jego przyszłych najemców - wyjaśnia mec. Lech Żyżylewski z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
Dlatego, jego zdaniem, bardzo dużo zależy od negocjacji. Tymczasem zdarza się, że wynajmujący nie chce się na nie zgodzić, zasłaniając się umowami kredytowymi zawartymi z bankami finansującymi budowę biurowca. Sięga po ten argument przede wszystkim w trakcie rozmów z firmami, które chcą wynająć niewielką powierzchnię.
- Bardzo często też umowy są zawierane, kiedy biurowiec jeszcze nie istnieje. Jest tylko dziura w ziemi, a właściciel nie załatwił jeszcze wszystkich formalności budowlanych -mówi mec. Tomasz Tatomir z kancelarii Chałas i Wspólnicy. W praktyce przysparza to wielu problemów. Firmy, które zawarły umowę najmu w takim biurowcu, są w szczególnie kłopotliwej sytuacji - muszą się wyprowadzić z dotychczasowej siedziby, a budowa budynku się opóźnia.
Firma, która chce wynająć np.400 mkw., może być także zaskoczona, że wynajęta powierzchnia jest w praktyce dużo mniejsza.
- Różne są sposoby jej ustalania - tłumaczy Lech Żyżylewski. - Zazwyczaj dolicza się do niej powierzchnię zajmowaną przez słupy w otwartych przestrzeniach biurowych (tzw. openspace), parapety, a punktem wyjścia do jej liczenia jest ściana zewnętrzna biurowca. Stąd biorą się te różnice.
Baczną uwagę trzeba ponadto zwrócić na koszty utrzymania biurowca, które najemcy muszą płacić oprócz czynszu. Wynajmujący starają się wrzucić w koszty nie tylko sprzątanie budynku, jego ochronę, ale również podatek od nieruchomości oraz opłaty za użytkowanie wieczyste. Narzuca także wszystkim mającym siedzibę w biurowców jedną firmę sprzątającą lub ochronę. Nie zawsze jest to korzystne.
Umowy najmu zawierane są zazwyczaj na czas określony. Oznacza to, że jeżeli firma chce się wyprowadzić wcześniej, może mieć z tym kłopoty. Musi bowiem z reguły zapłacić czynsz za czas pozostały do końca umowy. Kiedy powodem wyprowadzki są kłopoty finansowe, może to być poważny problem.
W swojej praktyce często się spotykam z pułapkami w umowach. Wynajmujący wyłączają np. odpowiedzialność za przerwy w funkcjonowaniu mediów czy za to, że obiekt nie jest w pełni sprawny, i nie zgadzają się na obniżenie czynszu z tych powodów. Nierzadko też stosują zapisy pozwalające na automatyczne przedłużanie się umów zawieranych teoretycznie na czas określony - w klauzuli jest np. zastrzeżenie, że jeżeli umowa została zawarta na trzy lata, trzeba ją wypowiedzieć najdalej na pół roku lub nawet na rok przed upływem terminu najmu. Często wynajmujący nie gwarantują stabilnych stawek czynszu, co skutkuje znacznym ich podnoszeniem, albo gwarantują stały czynsz, ale nie koszty eksploatacji, które znacząco rosną. Niekiedy najemca wyraża zgodę na przestrzeganie regulaminu funkcjonowania obiektu, a dopiero później się okazuje, że zawarte tam zapisy są dla niego niekorzystne.
