Debatę pt. „Definicja partnerstwa między zamawiającymi a wykonawcami w zamówieniach publicznych, innowacjach, doświadczenia i rozwój”, która w zeszły poniedziałek odbyła się w redakcji „Rz”, otworzyło wystąpienie prezes Urzędu Zamówień Publicznych Agnieszki Olszewskiej, która przedstawiła założenia najnowszego Programu UZP – Akademii Zakupów Publicznych. Częścią tej wielkiej inicjatywy edukacyjnej będą publikacje na łamach „Rzeczpospolitej”.
– Będziemy starali się „zalać” rynek zamówień publicznych profesjonalną wiedzą o tym, jak prowadzić procesy zakupowe, aby spełniały oczekiwania wszystkich interesariuszy. Na ten rok zaplanowanych jest ponad 70 wydarzeń w formie różnych konferencji, warsztatów, debat, podcastów, materiałów, które dotrą do jak najszerszego grona uczestników rynku zamówień publicznych. Przewidujemy, że w wydarzeniach tych weźmie udział ponad 8 tysięcy uczestników – mówiła prezes UZP.
Podkreśliła przy tym, że nazwa Akademia Zakupów Publicznych ma zwrócić uwagę na szersze podejście do całego procesu – nie tylko procedury zamówieniowej.
– Dla efektywności zakupowej potrzebny jest szereg kompetencji „okołozamówieniowych”, jak umiejętność prowadzenia dialogu z partnerem biznesowym, jakim bardzo często jest wykonawca, ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, ale też kompetencje w zakresie prowadzenia projektu, zarządzenia ryzykiem, ewaluacji umowy – dodała Agnieszka Olszewska.
Czytaj więcej
Urząd Zamówień Publicznych rozpoczyna szeroko zakrojony program edukacyjny, który ma poprawić efe...
Problemy z partnerstwem w zamówieniach publicznych
Marek Kowalski, przewodniczący Federacji Przedsiębiorców Polskich, bardzo pochwalił inicjatywę Urzędu Zamówień Publicznych (przy której zresztą FPP też współpracuje).
– Partnerstwo stron w zamówieniach publicznych w Polsce do tej pory nie istniało. I byłbym bardzo szczęśliwy, gdyby po tym cyklu spotkań zaczęło funkcjonować – mówił Marek Kowalski. – Niestety, mamy cały czas sytuację, która uprzywilejowuje jedną stronę – zamawiającego. I to nie tylko w zamówieniach publicznych, ale też prywatnych – zamawiający ma silniejszą pozycję – dodał.
Zwrócił przy tym uwagę, że z punktu widzenia wykonawców kluczowy jest problem ewaluacji, czyli waloryzacji wynagrodzenia, gdy zmieniają się koszty usługi.
– Jeżeli ta współpraca między zamawiającym a wykonawcą byłaby prowadzona, to myślę, że nie mielibyśmy problemów z karami dla przedsiębiorców, z przesunięciem terminu, z ograniczeniem zamówienia, z waloryzacją. Partnerstwo polega na tym, że obie strony są świadome tego, co robią, i mają jeden cel – jak najlepsze wykonanie zamówienia. Ale nie może być tak, że strona zamawiająca chce zrealizować zamówienie jak najtaniej, bo to też budzi po drugiej stronie chęć jak najtańszego wykonania tego zlecenia – podsumował przewodniczący FPP.
Problemy z waloryzacją to główne ograniczenie dla biznesu
Kwestię waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy podjął też Wojciech Bazan, partner, adwokat w zespole postępowań sądowych i arbitrażowych JDP. Wskazał, że obecnie jest to największy problem przedsiębiorców wykonujących zamówienia publiczne.
– Ustawodawca daje niejako obietnicę wykonawcom: jeżeli dotkną was pewne konsekwencje finansowe zmian w prawie, np. zmiany minimalnego wynagrodzenia, to my tę umowę zwaloryzujemy o pełny wpływ zmiany – zauważył prawnik, powołując się na art. 436 prawa zamówień publicznych.
Podkreślił, że waloryzację należy traktować nie jako coś dodatkowego, ale jako zachowanie równowagi, która istniała na moment składania oferty i zawierania umowy. Przy sprawnych mechanizmach waloryzacji zamówienia mogą być zaś wykonywane taniej, bo wykonawca nie będzie musiał w umowie uwzględniać pewnych założeń dotyczących wzrostu cen, które wcale nie muszą się zrealizować.
– Po drugie wykonawcy będą faktycznie realizować te zamówienia i będziemy mieli mniejszy odsetek umów porzucanych przez wykonawców, z uwagi na to, że po prostu nie mają środków, aby je dalej realizować – wyliczał Wojciech Bazan. – Po trzecie, chyba dla polskiego rynku też będzie to sprawiedliwe i dobre, bo więcej polskich firm będzie miało dostęp do zamówień publicznych. Gdy ten mechanizm będzie dobrze ułożony i będzie działać w praktyce, firmy nie będą bały się, że zostaną zmuszone, by dokładać do realizacji, a potem ewentualnie toczyć spór sądowy o wyrównanie, waloryzację – podsumował mec. Bazan.
Przytoczył też przypadek klienta, który wciąż nie otrzymał waloryzacji za rok 2024, mimo że wnioskował o to od razu na początku zeszłego roku. Oznacza to, że już kilkanaście miesięcy ponosi wyższe koszty bez żadnego wyrównania. Prawnik zwrócił też uwagę na problemy z wyrównywaniem kosztów pośrednich. Np. wspomniany przepis PZP mówi o wyrównaniu kosztów podniesienia płacy minimalnej, ale zamawiający czasami uznają, że to nie dotyczy kosztów pośrednich, choć dane GUS pokazują, że wzrost minimalnej płacy jest powiązany ze wzrostem bezpośrednich kosztów realizacji zamówienia.
Czytaj więcej
Wsłuchujemy się w głosy i propozycje uczestników rynku. Nie ma wśród nich postulatów radykalnych...
Z kolei Izabela Fundowicz, dyrektor departamentu prawnego Urzędu Zamówień Publicznych, wskazała, że oprócz wspomnianego art. 436 w prawie zamówień publicznych mamy również art. 439, który przewiduje znacznie szerszy zakres waloryzacji.
– Przy ocenie klauzul waloryzacyjnych musimy uwzględnić interes wykonawcy, ale też możliwości zamawiającego. W tej chwili prowadzimy rozmowy na temat zmian w pzp i na temat waloryzacji również będziemy rozmawiać. Niemniej jednak już aktualnie obowiązujące przepisy pozwalają na wypracowanie dobrych praktyk i rozwiązań, które zamawiający mogą stosować – podkreśliła Izabela Fundowicz.
Zamówienia publiczne. Właściwe określenie potrzeb to podstawa
Jolanta Sergot-Kowalska, szkoleniowiec, biegła sądowa i ekspertka od profesjonalnego utrzymania czystości (oraz autorka książek w tej tematyce), wskazała, że należałoby zmienić kolejność przygotowywania specyfikacji zamówienia.
– Niech najpierw zajmie się tym profesjonalista z danej dziedziny, a dopiero potem prawnik. Często, gdy organizacje proszą mnie o pomoc w przygotowaniu specyfikacji, dział zamówień publicznych mówi, że nie rozumie tej dziedziny. I słusznie, bo prawnicy nie są do rozumienia dobrych praktyk z zakresu bardzo specjalistycznych usług. Tym bardziej że cały czas się wydaje, że sprzątać każdy potrafi. A tu potrzeba wiedzy z fizyki, z materiałoznawstwa, z mechaniki i potem jeszcze technologii – wskazała ekspertka.
Zwróciła uwagę, że choć zamawiający chętnie wymagają zastosowania innowacyjnych technologii, to często nie rozumieją, że wiąże się to albo z redukcją etatów, albo ze znacznym wzrostem kosztów. W efekcie, choć polska branża sprzątająca dysponuje najnowszymi robotami (czy raczej cobotami, czyli urządzeniami wspierającymi pracę człowieka), to są one używane głównie dla celów marketingowych, gdyż zamawiający nie są gotowi za nie płacić.
– Zawsze przy przygotowywaniu specyfikacji należy zacząć od rzetelnego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia. Bo dzisiaj specyfikacja jest kopiowana w kolejnych postępowaniach przez kilkanaście lat. A zmienia się wystrój obiektów, jakość materiałów, technologia – mówiła Jolanta Sergot-Kowalska.
Zwróciła też uwagę, że zamawiający często wymagają nieobowiązujących już od dawna certyfikatów, więc firmy nie mają innego wyjścia, jak przedstawiać certyfikaty nieważne.
Z kolei wymogi co do stosowanych technologii bywają niejasne, podczas gdy branża wypracowała swój własny system audytowania i sprawdzania jakości.
Czytaj więcej:
Wstępne konsultacje i dobre praktyki
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych zgodziła się, że potrzebna jest profesjonalizacja nie tylko działów przygotowujących specyfikację zamówienia, ale i tych identyfikujących i określających potrzeby zamawiającego. Przydatnym instrumentem są w tej kwestii wstępne konsultacje rynkowe. Niewiele podmiotów jednak obecnie z niego korzysta – zmiana tego podejścia ma być też elementem edukacji w ramach Akademii Zakupów Publicznych. Wskazała przy tym, że wielu zamawiających uważa, że takie konsultacje wydłużą proces zamówieniowy, tymczasem doświadczenia praktyków pokazują, że mogą go wręcz skrócić, gdyż wyjaśnienie pewnych kwestii na początku powoduje, że później wpływa znacznie mniej próśb o wyjaśnienia czy odwołań.
– Trzeba najpierw poznać potrzebę, zidentyfikować ją, sprawdzić, co dzisiaj jest dostępne na rynku. Bo rynek w każdej branży bardzo szybko się zmienia. Często zdarza się, że te potrzeby są formułowane na bazie historycznych zakupów. I niestety to wywołuje później bardzo dużo kolejnych pytań, próśb o zmianę przedmiotu zamówienia, żeby go zaktualizować – wskazała Agnieszka Olszewska.
Także Izabela Fundowicz podkreśliła, że przygotowanie postępowania to kluczowy moment. Później skłonność zamawiającego, by coś zmieniać w dokumentach zamówienia, jest znacznie mniejsza.
– Wstępne konsultacje rynkowe to instrument ułatwiający przygotowanie postępowania, ale niestety jeszcze rzadko stosowany przez zamawiających – zauważyła ekspertka.
Dodała, że podmioty, które skorzystały ze wstępnych konsultacji, w zdecydowanej większości przyznają, że były one potrzebne i pomocne. Urząd nie może nikogo zmusić do korzystania z tego narzędzia, ale będzie do tego zachęcał w ramach wspomnianej Akademii Zakupów Publicznych.
Z kolei Grzegorz Lang, dyrektor ds. prawnych FPP, wskazał, że choć konsultacje są dobrym narzędziem, to dotyczą raczej skomplikowanych zamówień. W prostych powinno się zaś korzystać z dobrych praktyk i gotowych wzorów.
– Trzeba zrobić tak, żeby dobre praktyki były wspólnym przedsięwzięciem sektora publicznego i prywatnego, by można było widzieć pewien konsens między zamawiającym a wykonawcami. A nie doprowadzić do sytuacji, gdzie zamawiający próbuje, mówiąc potocznie, troszkę wycisnąć wykonawcę, a z drugiej strony wykonawca, widząc słabość merytoryczną zamawiającego, próbuje mu podmienić też „lepszy towar” na trochę gorszy, bo wtedy będzie miał wyższą marżę zysku. Najwyższy czas na potraktowanie hasła o partnerstwie bardzo serio. To oznacza przede wszystkim, żeby zamawiający starali się postawić w sytuacji wykonawcy. A wykonawca, żeby nie traktował zamawiającego jako wroga, którego trzeba „skubać”, ale jako klienta, który ponowi w przyszłości zlecenie. I to jest wartość dla wszystkich – podsumował Grzegorz Lang.
Czytaj więcej
To nie jest dobry czas na podejmowanie trudnych decyzji, a bez wątpienia żeby uporządkować bałaga...
Istotne partnerskie relacje zamawiającego i wykonawcy
– Zamawiający bardzo często się zachowuje jak zła gospodyni, która idzie do sklepu i przy pierwszym podejściu w sklepie wydaje wszystkie pieniądze, nie zostawiając sobie rezerwy na to, że coś się zdarzy – wskazał z kolei Marek Kowalski.
I dodał, że jeśli potem faktycznie się coś zdarza, tzn. rosną np. ceny materiałów czy wynagrodzenia, to zamawiający starają się te koszty przerzucić na wykonawców. A ci z kolei nieraz uciekają do szarej strefy, np. zatrudniając na umowy zlecenia. Bo choć zamawiający może wymagać, by wykonawca zatrudniał na etacie, to często realnie nie kontroluje, czy wymóg ten jest przestrzegany.
Dlatego tak istotne są partnerskie relacje na linii zamawiający–wykonawca.
