Urlop na żądanie, ale za zgodą

Urlop na żądanie jest jedną z tych instytucji prawa pracy, która budzi najwięcej kontrowersji i wątpliwości. Wystarczy lektura kilku orzeczeń Sądu Najwyższego, by dostrzec w nich sprzeczne poglądy na temat różnych aspektów tego wolnego, nie mówiąc już o bogatej literaturze na ten temat (mimo że instytucja ta została wprowadzona zaledwie dziesięć lat temu), w której jeszcze trudniej niż w judykaturze znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce problemy.

Niejasna kwestia

Pogląd, w myśl którego urlopu na żądanie, podobnie jak „regularnego" urlopu wypoczynkowego, udziela pracodawca, a nie pracownik sam sobie, można uznać za stosunkowo ugruntowany.

Jednak na pytanie, czy pracownik może bezpiecznie (bez ryzyka ponoszenia konsekwencji dyscyplinarnych) nie przyjść do pracy po zgłoszeniu wniosku w tej sprawie i przy braku wyraźnego i natychmiastowego sprzeciwu ze strony pracodawcy, można znaleźć – zarówno w piśmiennictwie, jak i orzecznictwie – całą gamę rozbieżnych odpowiedzi.

Ta sytuacja może wręcz niekiedy wywoływać wrażenie, że wprowadzenie urlopu na żądanie jako dodatkowego, w zamyśle ustawodawcy, uprawnienia pracowniczego, paradoksalnie bardziej zatrudnionym szkodzi niż ułatwia życie. Naraża ich bowiem na dotkliwe konsekwencje, ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie. Pracodawcom za to daje niekiedy okazję do rozstania się z niechcianym pracownikiem.

Odmowa przełożonego

Jak się wydaje, przyczyną tych kontrowersji i wątpliwości dotyczących urlopu na żądanie, w tym zasad jego udzielania, jest lakoniczność regulacji ustawowej. Kodeks pracy stanowi bowiem jedynie, że pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni takiego urlopu w każdym roku kalendarzowym i że o udzielenie takiego wolnego należy wnioskować najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Rozwiewa to jednak jedynie wątpliwości, że to pracodawca udziela urlopu na żądanie.

W przepisach kodeksowych trudno natomiast znaleźć odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może odmówić pracownikowi, a jeżeli tak, to w jakich okolicznościach. Na to pytanie Sąd Najwyższy udziela coraz to bardziej konsekwentnej odpowiedzi, zgodnie z którą szef może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie.

Odmowę muszą jednak uzasadniać szczególne okoliczności, w których wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w pracy. Pogląd swój Sąd Najwyższy uzasadnia tym, że skoro dopuszczalne jest przesunięcie przez pracodawcę terminu „regularnego" urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę z powodu jego szczególnych potrzeb (gdy nieobecność zatrudnionego spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy), jak również odwołanie podwładnego z wypoczynku – jeżeli wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, to możliwa musi być także odmowa udzielenia urlopu na żądanie, skoro jest on częścią urlopu wypoczynkowego (m.in. wyroki SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09 i z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04).

I choć nie sposób tej argumentacji odmówić logiki, to można także zadać pytanie, dlaczego ustawodawca nie przewidział wyraźnie możliwości odmowy udzielenia urlopu na żądanie, skoro opcję przesunięcia terminu lub odwołania z urlopu wypoczynkowego dopuścił w sposób niebudzący wątpliwości. I kolejne – czy stosowanie, poprzez analogię, przepisów dotyczących odwoływania czy przesuwania terminu urlopu wypoczynkowego do urlopu na żądanie, jest zgodne z ochronną, w stosunku do pracowników, funkcją prawa pracy.

Mimo tych wątpliwości, pogląd o możliwości odmowy udzielenia urlopu na żądanie należy dziś uznać za ugruntowany, choć dopuszczalne powody sprzeciwu pracodawcy długo pewnie jeszcze będą budzić kontrowersje.

Z pewnością jednym z nich jest sytuacja, w której pracownik, występując o urlop na żądanie, nadużywa swojego prawa podmiotowego – tj. zamierza z niego skorzystać w sposób sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego (to, kiedy takie nadużycie może wystąpić jest bardzo złożone i wymaga odrębnego omówienia). Inny powód to wspomniane już szczególne potrzeby pracodawcy, w których jego wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Jasny przekaz

Z punktu widzenia pracownika, który ubiega się o urlop na żądanie, istotne jest, kiedy i w jaki sposób taka odmowa powinna mu zostać zakomunikowana. Także i w tym względzie nie ma co liczyć na kodeks pracy. W kwestii, jak i kiedy pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie, przepisy milczą. I znów Sąd Najwyższy (m.in. w wyroku z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04) podpowiada, że pracodawca powinien to uczynić niezwłocznie.

Skoro zatem pracownik musi zażądać rzeczonego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a respektując obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy powinien to uczynić przed rozpoczęciem swojej dniówki roboczej (co także zostało doprecyzowane przez SN m.in. w wyroku z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06), to także swój sprzeciw pracodawca powinien zakomunikować w tym samym czasie, chyba że z przyczyn obiektywnie uzasadnionych okaże się to niemożliwe.

Zarówno wniosek o urlop na żądanie, jak i odmowa jego uwzględnienia, powinny zostać wyrażone w taki sposób, by dotrzeć w porę do adresata. Zatem w przypadku odmowy to pracodawca powinien dołożyć należytej staranności, by jego oświadczenie woli dotarło do pracownika.

Jednak rozpoczęcie przez pracownika korzystania z wolnego, zanim upewni się, że otrzymał na to zgodę, jest ryzykowne. Dlatego również on obarczony jest odpowiedzialnością za to, by zapoznać się z decyzją pracodawcy w tym przedmiocie. I choć trudno mówić w stosunkach pracy o równorzędności stron, to w tym przypadku pozycja pracownika jest wyjątkowo niekorzystna.

Pośpiech to ryzyko

Możliwych scenariuszy związanych z reakcją lub jej brakiem ze strony pracodawcy na złożony przez pracownika wniosek o udzielenie urlopu na żądanie jest wiele. Spróbujmy przyjrzeć się kilku z nich.

Przykład

Pracownik występuje o urlop na żądanie i otrzymuje wyraźną zgodę pracodawcy jeszcze przed rozpoczęciem dniówki roboczej. Jedynie w takiej sytuacji zatrudniony może rozpocząć korzystanie z wolnego bezpiecznie, bez ryzyka poniesienia konsekwencji dyscyplinarnych.

Przykład

Pracownik występuje o urlop na żądanie i otrzymuje wyraźną odmowę jego udzielenia jeszcze przed rozpoczęciem dniówki roboczej. Ma wówczas obowiązek przystąpić do pracy. Jeżeli mimo uzyskania informacji o sprzeciwie pracodawcy nie stawi się w firmie, ryzykuje, że zostanie zwolniony dyscyplinarnie z uwagi na nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Będzie mieć jednak szansę wygrać spór w sądzie (i zostać przywrócony do pracy), jeżeli wykaże, że po stronie pracodawcy nie istniał wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes, który mógł uzasadniać odmowę udzielenia urlopu na żądanie lub też, że nie nadużył on swojego prawa do wolnego, jeżeli taka będzie przyczyna sprzeciwu pracodawcy.

Nawet w przypadku, w którym odmowa pracodawcy będzie należycie uzasadniona szczególnymi okolicznościami wymagającymi obecności pracownika w zakładzie, pracownik będzie miał szansę podjęcia skutecznej walki w sądzie pracy, ale tylko wówczas, gdy będzie w stanie przeciwstawić słusznemu interesowi pracodawcy swój własny, zasługujący na większą ochronę.

Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy, choć pracownik nie ma obowiązku wskazywania przyczyn, dla których żąda w konkretnym dniu udzielenia urlopu, to istnienie szczególnych okoliczności związanych ze stanem zdrowia czy innymi wypadkami losowymi mogłoby przeciwstawić się interesowi pracodawcy, nawet usprawiedliwiającemu odmowę udzielenia zgody na wykorzystanie urlopu (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08).

P

rzykład

Pracownik występuje o urlop na żądanie, a pracodawca w żaden sposób nie ustosunkował się do jego wniosku. Ta sytuacja jest dla zatrudnionego najbardziej ryzykowna. Bez wątpienia, uznając milczenie pracodawcy za dorozumianą zgodę i rozpoczynając w takiej sytuacji urlop, ryzykuje zwolnienie dyscyplinarne.

W jednym ze swoich wyroków Sąd Najwyższy stanął bowiem na stanowisku, zgodnie z którym rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08), uzasadniającym zwolnienie dyscyplinarne.

W innym (wyrok SN z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04) stwierdził, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 1672 k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.

Oczywiście wyroki powołane w powyższym przykładzie zapadły w odmiennych stanach faktycznych. Zatem to, że Sąd Najwyższy sformułował na ich tle sprzeczne poglądy, wcale nie musi świadczyć o braku konsekwencji. Oznacza to jedynie, że kwestia następstw skorzystania z urlopu na żądanie, mimo nieuzyskania wyraźnej zgody pracodawcy, jest na tyle złożona, że nie sposób jej jednoznacznie rozstrzygnąć bez wnikliwej analizy okoliczności danego przypadku.

Ich badanie – w celu ustalenia, czy uzasadniały one zwolnienie dyscyplinarne – musi skoncentrować się na tym, czy zachowaniu pracownika w danej sytuacji można było przypisać winę umyślną lub rażące niedbalstwo. Tylko bowiem nacechowane w ten sposób zachowanie pracownika uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne.

Dyscyplinarka wyjątkowo

Zastosowanie tak drastycznego rozwiązania, jak zwolnienie w trybie natychmiastowym, jest usprawiedliwione wówczas, gdy m.in. tak, jak w okolicznościach faktycznych rozpatrywanej przez Sąd Najwyższy sprawy o sygnaturze II PK 26/08, pracownik odwołany z urlopu w celu protokolarnego przekazania spraw i zwrotu pisma udzielającego prokurę, stawi się w zakładzie jedynie po to, by złożyć wniosek o urlop na żądanie, a następnie się oddali, mimo braku ważnego interesu po jego stronie, nie podejmując jakiejkolwiek próby ustalenia, jak pracodawca odniósł się do jego żądania.

Jeżeli jednak pracownik mimo podjętych wysiłków nie uzyska informacji o decyzji pracodawcy odnośnie udzielenia mu urlopu na żądanie, a ponadto skorzystanie z wolnego będzie usprawiedliwione jego ważnym interesem osobistym, brak będzie uzasadnienia do dyscyplinarnego zwolnienia go z pracy.

Oczywiście pomiędzy tymi skrajnymi przykładami wystąpią liczne sytuacje pośrednie. Jej przykładem może być stan faktyczny rozpatrywanej przez Sąd Najwyższy sprawy o sygnaturze akt II PK 197/04. Pracownica wystąpiła o urlop na żądanie bezpośrednio po długotrwałej nieobecności z powodu choroby. Istniało zatem prawdopodobieństwo nadużywania przez nią prawa do urlopu na żądanie, tj. wykorzystania go wyłącznie w celu przerwania okresu zasiłkowego, a następnie kontynuowania nieobecności w ramach kolejnego. Sądy uznały jednak zwolnienie dyscyplinarne w tej sytuacji za niezasadne. Pracodawca nie sprzeciwił się bowiem niezwłocznie wykorzystaniu przez nią urlopu; uczynił to już po wykorzystaniu wolnego.