Przyczyny nieobecności mogą być różne. Które jednak są uznawane za usprawiedliwione?

To zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Tak wynika z § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B48BDBED9C8523C726A619885EC00D67?id=73958]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.[/link]; rozporządzenie).

[srodtytul]Szczegóły w regulaminie[/srodtytul]

Regulacja ta zawiera podstawowe zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Ich uszczegółowienie powinno zaś być zamieszczone w przepisach wewnętrznych obowiązujących w danej firmie. Regulamin pracy powinien bowiem podawać, jak potwierdzać przybycie i obecność w pracy, a także tryb usprawiedliwiania absencji.

Jeśli pracodawca nie ma takiego obowiązku – a tak jest,[b] gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników – sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa w pisemnej informacji [/b]o podstawowych warunkach pracy kierowanej do każdego nowo zatrudnionego pracownika.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia[b] pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy.[/b] Tak jest oczywiście wtedy, gdy przyczyna tej absencji jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Natomiast w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się w pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Przy czym powinno to nastąpić nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Taka jest reguła.

[srodtytul]Niekoniecznie osobista rozmowa[/srodtytul]

W jaki sposób pracownik powinien zawiadomić o absencji?

Jeżeli nie określają tego przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy, to zawiadomienia tego zatrudniony dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności. Wystarczające może być zatem wysłanie e-maila, faksu lub esemesa.

Albo wydelegowanie do firmy męża czy brata, który powiadomi o absencji i jej przyczynie. Dopuszczalna jest również droga pocztowa, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Czy pracownik musi powiadomić o przyczynie absencji na czas?

Tak. Niedotrzymanie terminu może być jedynie usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi właściwe dopełnienie przez pracownika obowiązku informacyjnego.

Za takie w szczególności uznaje się jego obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Mówi o tym z § 2 ust. 3 rozporządzenia.

[b]Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/2003[/b]) wyjaśnił, że w wykonaniu ciążącego na pracowniku obowiązku, o którym mowa w § 2 ust. 1 – ust. 3 rozporządzenia, pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy.

Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]).

Pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenie obowiązków pracowniczych.

Wyjaśnił to [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97).[/b]

[srodtytul]Co na dowód[/srodtytul]

Jak udokumentować przyczynę nieobecności? W przypadku choroby pracownik na dowód przedstawia zaświadczenie lekarskie. Jeśli zapadł na chorobę zakaźną i przez to został odosobniony – potrzebna mu będzie decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego.

Gdy podwładny ma małe dziecko (w wieku do ośmiu lat) i musi z nim zostać, ponieważ nagle (nieprzewidzianie) zamknięto żłobek, przedszkole lub szkołę, do której dziecko uczęszcza, to składa oświadczenie na ten temat.

Jeśli został wezwany jako strona lub świadek do sądu, prokuratury, na policję lub do innego organu administracji państwowej lub samorządowej, to powinien swojemu pracodawcy pokazać imienne wezwanie do osobistego stawienia się w takim miejscu.

Taki dokument powinien także zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownik toczy spór z sąsiadem o naruszenie posiadania. W związku z wyznaczonym terminem rozprawy zwrócił się do przełożonego z prośbą o zwolnienie go na ten czas z pracy. Pracodawca musi ją uwzględnić.[/ramka]

Pracownik, który nie zjawi się na rozprawie w wyznaczonym terminie, musi się liczyć, że za nieusprawiedliwione niestawiennictwo sąd ukaże go grzywną. Po czym wezwie go powtórnie, a w razie ponownego niestawiennictwa skaże go na ponowną grzywnę i może zarządzić jego przymusowe sprowadzenie. Będzie to zgodne z art. 274 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=906021C3C4F8A71B08066CD633B6506B?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego[/link].

Jeżeli dokonanie czynności związanych z wezwaniem wymaga od pracownika poświęcenia całego dnia pracy, to pracodawca musi usprawiedliwić jego nieobecność w danym dniu.

A gdy realizacja takiej powinności wymaga jedynie zaangażowania pracownika przez część dnia, pozostałe godziny powinien normalnie przepracować.

W przypadku kiedy pracownik odbył podróż służbową w godzinach nocnych, zakończoną w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, to do usprawiedliwienia nieobecności podwładnego wystarczy jego oświadczenie.

[ramka][b]Choroby i zeznania[/b]

Wśród przyczyn usprawiedliwiających absencję można wymienić:

- chorobę pracownika lub członka rodziny wymagającego jego osobistej opieki,

- sprawowanie opieki nad dzieckiem,

- konieczność stawienia się na wezwanie organów administracji, sądu, prokuratury, policji,

- odpoczynek po nocnej podróży służbowej. [/ramka]

[ramka][b]Sąd może zwrócić koszty[/b]

Co do zasady, za czas zwolnienia od pracy na okoliczność rozprawy sądowej pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Jednak zgodnie art. 85 ust. 1 ustawy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=179014]o kosztach sądowych w sprawach cywilnych[/link] świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży, kosztów noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów związanych ze stawiennictwem w sądzie.

Wniosek o zwrot utraconego wynagrodzenia musi wnieść do protokołu niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu trzech dni po wykonaniu czynności, a jeżeli czynności były podejmowane na rozprawie – najpóźniej w ciągu trzech dni po rozprawie.

Osoby, które nie zgłosiły żądania w tym terminie, tracą prawo do przyznania im tych należności.[/ramka]