Przede wszystkim jednak przedsiębiorca powinien prawidłowo dobrać doradcę i firmę certyfikującą. Nie taką, która przyniesie schematy postępowania w teczce.

Przedsiębiorcy muszą starannie wybrać doradcę, który pomoże im uzyskać certyfikat ISO, w Polsce nie ma bowiem systemu akredytacji doradców. Nie zawsze zabierają się do tego osoby dysponujące odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Zdarzają się konsultanci, którzy proponują wdrożenie systemu bardzo szybko, np. w miesiąc lub dwa. Proponują przy tym dumpingowe ceny. W praktyce przedsiębiorca, który wybierze takiego doradcę, nie tyle wdroży system, ile uzyska papier. Warto też pamiętać, że nie w każdej firmie wystarczy jeden doradca, w większych z pewnością potrzebnych będzie kilku.

Choć liczba firm certyfikujących ISO jest mniejsza niż doradców, to i w tym wypadku mamy do czynienia z bardzo różnorodnym rynkiem. Przedsiębiorca powinien kierować się nie tyle ceną, ile swoimi potrzebami. Wybór zależy choćby od rodzaju działalności przedsiębiorcy.

Eksperci przestrzegają, że krótki czas na wdrożenie i opracowanie systemu zarządzania jakością uniemożliwia m.in. zmianę podejścia pracowników firmy, niezbędną, aby wdrożony system poprawił też efekty ekonomiczne.

Pułapką mogą się okazać niskie koszty wdrożenia. Konsultanci oferują często uniwersalną dokumentację, pasującą do każdej firmy. Mało ma to jednak wspólnego z wdrożeniem systemu jakości, który przyniesie wymierne korzyści. Choć łatwo wprowadzony, staje się obciążeniem dla firmy. Zdarza się też, że konsultant wprawdzie rozmawia z firmą, ale trudno mu się uwolnić od wypracowanego przez lata szablonu, wygodnego dla niego, jednak niekoniecznie dla firmy.

Dlatego najlepiej znaleźć konsultanta z doświadczeniem w danej branży i na dodatek takiego, który potrafi dostosować procedury do wielkości i specyfiki firmy. Warto pytać też o referencje i zasięgać informacji w zakładach, które wdrożenia systemu dokonały wcześniej.

I jeszcze jedno. To, że konsultant podpowie, jak przygotować dokumentację, to za mało. W samej firmie musi być chęć wprowadzenia zmian oraz gotowość poświęcenia czasu na rozmowy i przygotowanie właściwych dokumentów.

50 tys. zł trzeba zapłacić uznanej firmie za wdrożenie pojedynczego ISO w przedsiębiorstwie zatrudniającym 50 osób

Norma ISO 9000 wymaga, żeby spośród osób z kierownictwa zakładu wyznaczyć pełnomocnika jakości. Osoba taka może wykonywać również inne obowiązki (lepiej jednak, żeby w okresie wdrażania zajęła się tylko tym). Musi mieć uprawnienia, dzięki którym może zapewnić prawidłowe funkcjonowanie systemu. Eksperci radzą, aby wybrać osobę kompetentną i mającą autorytet także wśród kadry kierowniczej.

Musi ona bowiem:

- motywować personel do zmian,

- zachęcać do komunikowania się na wszystkich poziomach firmy, żeby przygotować właściwą dokumentację,

- łączyć wprowadzanie systemu z kierowaniem firmą.

Wprawdzie, zwłaszcza dla mniejszych firm, wprowadzenie ISO może okazać się kosztowne i trudne, ale są sytuacje, gdy trzeba to zrobić. Chodzi nie tylko o prestiż i uporządkowanie działalności firmy. Potrzeba wdrożenia ISO pojawia się, gdy:

- daje ono konkretne udogodnienia, np. pozwala prowadzić badania we własnych laboratoriach;

- pozwala na łatwiejsze pozyskiwanie środków pomocowych;

- daje możliwość przystępowania do przetargów;

- firma sprzedaje na zagraniczne rynki lub zamierza to robić – wdrożenie systemu ułatwia współpracę z zagranicznymi kontrahentami, a niekiedy zmniejsza np. liczbę kontroli zagranicznych partnerów w firmie;

- firma kooperuje z partnerem, który ma wdrożone odpowiednie ISO i wymaga tego od kooperantów – często zdarza się tak choćby w branży samochodowej czy medycznej.

Przy wdrażaniu ISO mamy też do czynienia z pewnego rodzaju modami.W tej chwili modne (zresztą także w wielu firmach bardzo przydatne) jest uzyskiwanie ISO 27001 będącego systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji. Jest to stosunkowo nowa norma – jej odpowiednik w języku polskim ukazał się dopiero w ubiegłym roku. Coraz częściej też firmy decydują się na kompleksowe wdrażanie ISO – najczęściej trzech norm dotyczących zarządzania jakością, ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa pracy. Natomiast rzadziej niż jeszcze parę lat temu firmy ubiegają się o podstawowy certyfikat ISO 9001:2000. Sporo firm, w tym także dużych, stara się o środowiskowe ISO – zależy im na opinii u zagranicznych kontrahentów, ale także na ocenach lokalnej społeczności.

Firmy sięgają też dość często po certyfikaty ułatwiające uzyskiwanie bądź sprawdzanie właściwej jakości swoich wyrobów. Zainteresowaniem cieszą się z tego względu międzynarodowe normy dla branży motoryzacyjnej, żywnościowej, medycznej czy dotyczące laboratoriów (także zakładowych).

Nad wdrożeniem ISO trzeba się zastanowić także ze względów finansowych. Wprawdzie różne firmy konsultingowe i doradcze stosują rożne ceny, ale z pewnością nie są to kwoty niskie.

Uznane firmy, które umawiają się na ryczałtową kwotę, oceniają, że wdrożenie pojedynczego ISO w firmie zatrudniającej 50 osób wyniesie ok. 50 tys. zł. Przy kompleksowym wdrażaniu trzech norm (np. zarządzania jakością, środowiskowej i branżowej) kwota ta sięgnąć może 100 tys. zł. Specjalistyczne firmy wliczają w cenę nie tylko same usługi doradcze, lecz także szkolenie pełnomocnika i pracowników oraz audyt przedcertyfikacyjny. Są też firmy, które nie ustalają jednej kwoty, tylko liczą sobie osobno za poszczególne usługi. Stawki są bardzo zróżnicowane. Przykładowo szkolenie dla pełnomocnika ISO może kosztować 160 zł albo nawet dziesięciokrotnie drożej. Tańsze są szkolenia zwykłych pracowników – od kilkudziesięciu do sporo ponad 100 zł od osoby, a niektóre firmy biorą zryczałtowaną stawkę za dzień szkolenia (np. 1000 – 1500 zł). Najniższe, promocyjne, stawki za samo doradztwo zaczynają się od 5 tys. zł.

Certyfikat nadaje i audyt certyfikacyjny przeprowadza inna firma (nie ta, która doradza). Ceny są bardzo zróżnicowane. W zależności od zasobności firmowego portfela oraz potrzeb praktycznych można w tej samej wielkości firmie uzyskać certyfikat już za 4 – 5 tys. zł wykonany przez słabo znanego na rynku certyfikatora, jak i za kwotę dziesięciokrotnie większą od firmy renomowanej.

Trzeba się też liczyć ze zwiększonymi wydatkami wynikającymi choćby z konieczności zapłacenia dodatkowo pracownikom zajętym wdrażaniem norm. Płacić trzeba też za audyty sprawdzające i za ponowną certyfikację (zazwyczaj po trzech latach).

- skuteczniejsze zarządzanie na wszystkich poziomach firmy,

- sprawniejszy przepływ informacji,

- lepsze wykorzystanie umiejętności pracowników dzięki określeniu ich uprawnień i obowiązków,

- wyeliminowanie sporów kompetencyjnych w firmie,

- łatwiejsze dotrzymywanie terminów i mniejszą liczbę reklamacji,

- podniesienie prestiżu firmy,

- większe zaufanie kontrahentów i klientów,

- umiejętne podejmowanie decyzji przez kierownictwo firmy,

- oszczędności kosztów funkcjonowania firmy (ale nie zarządzania jakością, środowiskiem itp.),

- zdolność do zaspokajania potrzeb klientów na określonym poziomie,

- nawyk ciągłego doskonalenia się,

- łatwiejsze funkcjonowanie na rynkach zagranicznych w ramach obowiązującego unijnego prawa,

- większe zaufanie lokalnej społeczności.

Piotr Bystrzejewski, starszy konsultant w firmie doradczej DGA

Jeden z podstawowych problemów, którego nie dostrzega spora część przedsiębiorców, to konieczność oddelegowania przynajmniej jednej osoby w firmie do pracy nad wdrożeniem systemu zarządzania. Żaden konsultant nie zrobi tego za pracowników. Przedsiębiorca musi się też liczyć z tym, że pracownicy w okresie wdrażania systemu będą bardziej zajęci i być może trzeba będzie zatrudnić dodatkową osobę. Jeżeli chce, żeby w firmie system zarządzania jakością, środowiskiem czy bezpieczeństwem rzeczywiście i stale funkcjonował, to musi się liczyć z tym, że będzie pilnował tego przynajmniej jeden pracownik, choćby na pół etatu (w niedużej firmie). Mitem jest też, że wdrażanie systemów zarządzania może przynieść od razu oszczędności. Najpierw trzeba liczyć się z kosztami, zyski wynikające z lepszej organizacji, większego zaufania kontrahentów i klientów przyjdą dopiero później.

Małgorzata Polańska, adwokat, zajmuje się m.in. audytami prawnymi związanymi z przyznawaniem ceryfikatów ISO

Wiele problemów mają przedsiębiorcy wdrażający normy ISO 14001. Przepisów dotyczących ochrony środowiska i odpadów jest tak dużo, że zainteresowani najpierw muszą uporządkować w firmie stan prawny w tym zakresie. Powinni znać rodzaje produkowanych przez siebie odpadów, ich ilość, wiedzieć, że firmy, którym je przekazują, mają odpowiednie pozwolenia. Muszą też rozliczać się choćby z wprowadzonych przez siebie na rynek opakowań. Jeżeli przepisy tego wymagają, muszą też mieć aktualne pozwolenia na korzystanie ze środowiska, co niejednokrotnie wymaga przeprowadzenia badań. Dlatego poza prawnikiem zazwyczaj przy wprowadzaniu tego ISO doradza także inżynier.