Chodzi o zmienione od 25 maja 2018 r. przepisy kodeksu pracy dotyczące monitoringu miejsca zatrudnienia pracowników. Rząd postarał się o to, by zmiany w kodeksie weszły w życie równolegle z unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, po to by zalegalizować działające monitoringi pod rządami nowych przepisów.

Brak wytycznych

– Jeszcze w czasie procesu legislacyjnego w Senacie zapytaliśmy ministra cyfryzacji, autora projektu zmian, o to, jak należy stosować nowe przepisy do już funkcjonujących w firmach monitoringów – mówi dr Aleksandra Musielak, ekspert w departamencie prawnym Konfederacji Lewiatan. – W odpowiedzi usłyszeliśmy, że nie trzeba dostosowywać funkcjonujących przed zmianą przepisów monitoringów. Wystąpiliśmy jednak o to stanowisko ministra na piśmie i do tej pory nie dostaliśmy odpowiedzi. Nie wiemy, jakie stanowisko w tej sprawie będzie miał nowy urząd, który ma zająć się egzekwowaniem przepisów o ochronie danych osobowych pracowników. Wolelibyśmy mieć pewność, że przedsiębiorcy nie będą karani za to, że nie dostosowali swoich monitoringów do nowych zasad na czas.

Prawnicy specjalizujący się w prawie pracy nie mają jednak wątpliwości, że pracodawcy muszą jak najszybciej dostosować się do nowego prawa. Sama nowelizacja kodeksu pracy nie wystarczy do tego, aby uznać dotychczasowe monitoringi za zgodne z nowymi regulacjami.

– Większość pracodawców, którzy mają monitoringi, działa po zmianie przepisów niezgodnie z prawem, ale trzeba w tej sprawie zachować zdrowy rozsądek – tłumaczy prof. Arkadiusz Sobczyk z Uniwersytetu Jagiellońskiego, partner w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. – Jeśli wprowadzanie zmian do regulaminu pracy czy układu zbiorowego pracy się przedłuża, nie można takiemu pracodawcy stawiać zarzutu, że z premedytacją działa niezgodnie z prawem. Przez brak przepisów przejściowych większość firm stosujących monitoringi znalazła się w potrzasku i do czasu wprowadzenia zmian mogą czuć niepokój. Z pewnością sprawa jest pilna i nie ma co czekać z jej uregulowaniem.

Niełatwe zmiany

Fala zainteresowania przedsiębiorców nowymi przepisami zaczęła narastać w zeszłym tygodniu. Okazało się bowiem, że w niektórych firmach, szczególnie tam, gdzie działają związki zawodowe, nie będzie tak łatwo wprowadzić zmian w regulaminach pracy czy układach zbiorowych, dotyczących działania monitoringów.

– Wiele związków zawodowych przed udzieleniem zgody na zmiany chce coś ugrać dla siebie – komentuje prof. Łukasz Pisarczyk z Uniwersytetu Warszawskiego. – Dla części firm będą to więc trudne negocjacje.

Równolegle zaczęła krążyć plotka, że rząd przyjął stanowisko, w którym uspokaja, że po nowelizacji kodeksu pracy nie trzeba uzgadniać z załogą zmian w regulaminie czy układzie zbiorowym. Jeśli potrzeba dostosowania wynika z noweli, to pracodawca może to zrobić jednostronnie.

– Nie zgadzam się z taką interpretacją – dodaje prof. Pisarczyk. – Można by się nad tym zastanawiać, gdyby takie monitoringi były obowiązkowe dla pracodawców i wtedy musieliby dostosować się do nowych przepisów z mocy prawa. Tymczasem wprowadzenie monitoringu nie jest obowiązkowe, więc dostosowanie do nowych przepisów musi nastąpić zgodnie z procedurą przewidzianą w przepisach.

Zgodnie z art. 104[2] kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek uzgodnienia treści regulaminu z działającą u niego organizacją związkową. Jeśli się to nie uda w ustalonym przez strony terminie, pracodawca może to zrobić samodzielnie, wymaga to jednak czasu.

Inaczej jest w przypadku układów zbiorowych pracy funkcjonujących w największych firmach. Tam, zgodnie z art. 238 i następnymi kodeksu pracy, zmiany mogą nastąpić wyłącznie za zgodą działających w firmie związków zawodowych. Muszą też zostać poprzedzone rokowaniami. Procedura ich zmiany może się więc znacznie przedłużyć.

OPINIA

dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny partner w kancelarii Raczkowski Paruch

Pracodawcy muszą pamiętać, że nie wystarczy samo formalne odwołanie się w regulaminie czy układzie zbiorowym pracy do przepisów o monitoringu. Zgodnie z nowym art. 22[2] kodeksu pracy pracodawca musi bowiem wykazać, że monitoring w jego firmie jest uzasadniony i niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeśli więc dotychczas monitoring był wykorzystywany wyłącznie do kontroli czasu pracy zatrudnionych, to nie może on zostać zalegalizowany pod rządami nowych przepisów. Myślę, że pracodawcy, którzy podejmą negocjacje w sprawie zmiany regulaminu czy układu, nie muszą się obawiać tego, że do czasu ich zakończenia mają regulacje niedostosowane do kodeksu. Przed nałożeniem kary, o ile miałoby to nastąpić, mogą bronić się argumentem, że dochowali w tym zakresie należytej staranności, a brak przepisów przejściowych to już nie ich wina.