Od 1 lipca niektórzy podatnicy są zobligowani do raportowania danych w ujednoliconym formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Obowiązek ten w pierwszej kolejności dotyczy tzw. dużych przedsiębiorców, czyli tych, którzy w dwóch ostatnich latach obrotowych zatrudniali średniorocznie co najmniej 250 pracowników lub spełnili szczególne kryteria finansowe dotyczące obrotu netto oraz sumy aktywów. Pojęcie średniorocznego zatrudnienia w przedsiębiorstwie oraz metodyka jego wyliczania wzbudza liczne wątpliwości podatników.
Trzeba sięgnąć do innych ustaw
Wskazówek dotyczących rozumienia średniorocznego zatrudnienia w przedsiębiorstwie należy szukać w art. 109 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: u.o.s.d.g.). Pierwszy ustęp powołanego przepisu wskazuje, że średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty. Co prawda pojęcie pełnego etatu nie ma legalnej definicji, należy tu jednak posiłkowo posłużyć się przepisami kodeksu pracy w zakresie norm i ogólnego wymiaru czasu pracy. Przepisy te określają maksymalne ramy czasowe pracy w ramach tzw. pełnego wymiaru czasu pracy, tj. 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, które mogą jednocześnie stanowić odpowiednik pełnego etatu na potrzeby komentowanego przepisu. Dodatkowo, ułamkowe części etatu, ustalone w odniesieniu do pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, podlegają sumowaniu do pełnych etatów.
Bez zleceniobiorców i samozatrudnionych
Powołany przepis u.o.s.d.g. odnosi się wprost do zatrudniania pracowników, czyli osób posiadających status pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Zgodnie z tą ustawą za pracownika należy uznać osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoby wykonujące pracę zarobkową w ramach innego stosunku prawnego niż stosunek pracy, przykładowo na podstawie umów cywilnoprawnych, nie powinny być zatem uwzględniane w tej kalkulacji.
Na urlopach, ale nie wszystkich
Przy obliczaniu średniorocznego zatrudnienia nie bierze się ponadto pod uwagę tych pracowników, którzy przebywają na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Do ostatniej z tych grup zalicza się m.in. osoby, które ukończyły 16 lat, ale nie przekroczyły 18 lat, których zatrudnienie odbywa się na zasadzie nauki zawodu bądź przyuczenia do wykonywania określonej pracy.
W tym miejscu pewne niejasności może budzić kwestia pracowników przebywających na innego rodzaju urlopach, m.in. rehabilitacyjnych lub bezpłatnych, z uwagi na to, że tacy pracownicy również w danym okresie de facto nie świadczyli pracy. W związku z tym, że omawiany art. 109 u.o.s.d.g. ustanawia zamknięty katalog wyłączeń, wydaje się jednak, że pracownicy przebywający na urlopach innych niż wymienione w tym przepisie, powinni być brani pod uwagę dla potrzeb wyliczenia średniorocznego zatrudnienia w przedsiębiorstwie.
Komentowany przepis u.o.s.d.g. określa również szczególne zasady ustalania wielkości zatrudnienia w sytuacji, gdy dany przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą krócej niż rok.
Rozpoczynający jeszcze poczekają
Należy wówczas na podstawie wszelkich dostępnych informacji i danych przeprowadzić ocenę szacunkową, która w sposób wiarygodny pozwoli ustalić wielkość zatrudnienia. Przedsiębiorcy ci nie powinni być jednak obowiązani do raportowania danych w formie JPK od lipca 2016 r., gdyż – jak zostało już wspomniane – obowiązek ten dotyczy jedynie przedsiębiorców, którzy przekroczyli określone limity w ostatnich dwóch pełnych latach obrotowych.
Są różne metody
Średnioroczne zatrudnienie oznacza, że przeciętne zatrudnienie należy rozpatrywać w ciągu jednego roku kalendarzowego. Dla potrzeb jego wyliczenia w danym przedsiębiorstwie trzeba jednak w pierwszej kolejności określić przeciętne zatrudnienie w każdym miesiącu rozpatrywanego roku, a następnie dodać do siebie wyniki i otrzymaną sumę podzielić przez 12.
Dla celów badań statystycznych wyróżnia się przy tym kilka innych metod określania przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. W przypadku gdy w danym miesiącu zatrudnienie charakteryzuje się dużą zmiennością, wówczas uzasadnione wydaje się zastosowanie metody średniej arytmetycznej, w której sumuje się stany zatrudnienia z każdego dnia w danym miesiącu (łącznie z niedzielami i świętami, przyjmując dla nich stan z dnia poprzedniego), a następnie dzieli przez liczbę dni w miesiącu. Przy względnej stabilności zatrudnienia w przedsiębiorstwie możliwe jest natomiast użycie metody uproszczonej, obliczanej jako połowa sumy stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca bądź metody średniej chronologicznej, w której liczona jest suma połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w piętnastym dniu miesiąca i następnie dzielona przez dwa.
W związku z różnorodnością metod kalkulowania przeciętnego zatrudnienia, podatnik powinien zdecydować, którą metodykę kalkulacji przyjmie za właściwą oraz oddającą w najlepszy sposób faktyczny poziom zatrudnienia w ciągu roku i jednocześnie zapewnić jej spójność z obowiązującymi w danym przedsiębiorstwie zasadami, np. polityką rachunkowości.
Autor jest ekspertem podatkowym w KPMG w Polsce
podstawa prawna: ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 584, z późn. zm.)
podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.)
podstawa prawna: ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 613 ze zm.)
