Urlopów udziela się zgodnie z planem albo w terminie po uzgodnieniu z pracownikiem. W obu przypadkach mamy do czynienia z wnioskami podwładnych. To samo określenie jest używane także jako nazwa dokumentów wykorzystywanych w innych sytuacjach urlopowych.
Z planem
Plan urlopu to dokument, zgodnie z którym należy udzielać urlopów, zarówno aktualnych, jak i zaległych. Wykaz określa terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych etatowców. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę ich wnioski i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy
Co do zasady deklaracje zatrudnionych nie są wiążące dla pracodawcy, ale może się do nich przychylić. Od tej zasady są dwa wyjątki. Po pierwsze szef jest związany pismem pracownicy/ pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim/ ojcowskim/rodzicielskim (art. 163 § 3, 182
3
§ 3 kodeksu pracy). Po drugie pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły zatrudniający musi udzielić urlopu podczas ferii, bez składania przez niego wniosku.
Ogłoszony plan jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i załogi. Oznacza to, że jeżeli podwładny rozpoczyna urlop w czasie przewidzianym w tym wykazie, nie musi uprzedzać pracodawcy o zamiarze jego rozpoczęcia ani składać dodatkowych informacji czy podania o udzielenie wakacji w tym terminie. Szef, który uważa, że obecność pracownika w konkretnym okresie jest niezbędna, powinien skorzystać z instytucji przesunięcia urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.
W praktyce często przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) lub procedury obowiązujące w firmie przewidują jednak w takich przypadkach konieczność wypełniania wniosków lub innych dokumentów. Chodzi np. o: kartę urlopową, zawiadomienie pracodawcy na piśmie o rozpoczęciu urlopu w określonym dniu i w określonym wymiarze. Te dokumenty mają charakter jedynie informacyjny i dowodowy, że w konkretnym terminie pracownik wziął urlop zgodnie z wykazem. Informacje w takich pismach potwierdzają bowiem jedynie wykorzystanie wakacji w zakładanym wcześniej terminie. Jeżeli więc dokument ma tytuł „wniosek o urlop", jest to zupełnie inny wniosek niż ten składany do planu.
Co więcej, pracodawca może mieć do czynienia z trzecim rodzajem wniosku. Jeśli termin podany przez pracownika we wniosku o urlop czy karcie urlopowej jest inny, niż wynika z planu urlopów, jest to prośba o zmianę planu urlopu i przesunięcie wypoczynku na inny okres. Taki wniosek pracownik musi uzasadnić, a decyzja o jego uwzględnieniu zależy od pracodawcy.
Ponadto gdy w firmie funkcjonuje plan urlopów, mogą pojawić się jeszcze inne wnioski. Po pierwsze, będą to przypadki, gdy wykaz nie objął całego urlopu (i nie chodzi tu o urlop na żądanie). Wówczas, inaczej niż przy korzystaniu z wolnego zgodnie z planem, pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu nieprzewidzianego w wykazie, nie może go wziąć bez wyraźnej akceptacji przełożonego. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 marca 2001 r. (I PKN 306/00).
Po drugie, niewykluczona jest sytuacja, gdy plan nie obejmie całej załogi, np. do pracy przyjęto nową osobę, podwładny był chory podczas sporządzania wykazu. Wówczas etatowiec nie może sam, bez uzgodnienia z szefem, pójść na urlop czy dowolnie ustalić jego termin. Zdaniem SN korzystanie przez pracownika z prawa do urlopu, gdy z powodu długotrwałej nieobecności nie został objęty planem, nie może nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody szefa (wyrok SN z 10 listopada 1998, I PKN 364/98).
Samowolne udanie się pracownika na urlop jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (nieusprawiedliwiona nieobecność) i uprawnia pracodawcę do dyscyplinarki (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).
Bez wykazu
Firma nie ustala planu urlopów, jeżeli:
- zakładowa (międzyzakładowa) organizacja związkowa (zoz) zgodziła się na to albo
- u pracodawcy nie działa zoz i on sam decyduje o rezygnacji z planu urlopów.
Gdy rezygnuje z wykazu urlopów, ustala termin wakacji po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1
1
k.p.). Porozumienie oznacza coś więcej niż tylko „branie pod uwagę" wniosku, jak ma to miejsce przy sporządzaniu planu. Szef nie ma jednak obowiązku dostosować się do daty wyjazdu wskazanego we wniosku. W praktyce może się więc okazać, że trudniej będzie ustalić z etatowcem termin wakacji, nie sporządzając planu urlopów niż przy jego tworzeniu.
Tak jak przy ustalaniu wykazu, także gdy się go nie robi, w dwóch sytuacjach firma jest związana wnioskiem pracownika o urlop.
Gdy pracownik nie ustali z pracodawcą daty wakacji, samo złożenie wniosku o ich udzielenie nie oznacza, że podwładny rozpocznie wolne w terminie wskazanym w piśmie. Przy braku planu samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności (wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98). Jeżeli etatowiec bez zgody szefa rozpocznie wtedy urlop, nieobecność w pracy będzie nieusprawiedliwiona, co oznacza ryzyko dyscyplinarki. Dotyczy to także urlopu zaległego, którego pracodawca nie udzielił do końca września następnego roku kalendarzowego (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00).
Jeśli strony rozstrzygną, kiedy podwładny będzie wypoczywał, mają obowiązek przestrzegać ustalonych terminów wybrania urlopów. Wyjątkowo, na zasadach
określonych przez kodeks pracy, terminy te wolno zmienić (przesunięcie daty rozpoczęcia urlopu, odwołanie z niego czy niemożność jego wykorzystania). Tak, jak przy realizacji urlopu z planu, przy porozumieniu też nie trzeba uprzedzać pracodawcy o zamiarze jego rozpoczęcia ani składać dodatkowych wniosków czy podań o udzielenie wolnego w tym czasie. Przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) lub procedury firmowe mogą jednak przewidywać składanie dokumentów informacyjnych i dowodowych na takich samych zasadach jak przy korzystaniu z urlopu ustalonego w planie.
Choroba w czasie wakacji
Podwładny nie musi składać wniosku o przesunięcie daty rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, jeżeli szef wie o usprawiedliwionej przyczynie uniemożliwiającej wykorzystanie udzielonego wolnego. „Dla zaistnienia po stronie pracodawcy obowiązku przesunięcia terminu rozpoczęcia przez pracownika urlopu wystarczające jest już samo powzięcie przez niego wiadomości o istnieniu usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Pracownik natomiast ze swej strony nie jest zobowiązany do występowania w tej sprawie z wnioskiem do pracodawcy". Tak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2001 r. (I PKN 240/00).
Wniosek będzie natomiast konieczny przy ustalaniu, kiedy podwładny zrealizuje wolne niewybrane z powodu choroby.
Na żądanie
Podwładny, który zgłasza żądanie udzielenia urlopu, ma na to czas najpóźniej w dniu przewidywanego wolnego, do chwili rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Chyba że zajdą nadzwyczajne okoliczności uniemożliwiające kontakt z firmą. Te przypadki powinien jednak weryfikować i oceniać pracodawca. Tę zasadę wolno modyfikować na korzyść etatowca (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06).
Przy braku wyraźnego sprzeciwu pracodawcy po zgłoszeniu żądania pracownik może wykorzystywać urlop na żądanie bez konieczności dopełnienia jakichkolwiek innych formalności. W związku z tym jego nieobecność w pracy po zgłoszeniu w terminie żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167
2
k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie jest nieobecnością nieusprawiedliwioną. Nie uzasadnia więc rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na mocy art. 52 § 1 pkt 1 k.p. To teza wyroku SN z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04).
Przepisy nie określają, w jakiej formie pracownik powinien wystąpić z żądaniem udzielenia urlopu. Dlatego pracodawca nie może domagać się, aby była to postać pisemna. Dopuszczalny jest więc pisemny wniosek złożony osobiście lub wysłany listem, zawiadomienie osobiste, telefoniczne, faksem, pocztą elektroniczną, a nawet esemesem. Możliwy jest każdy sposób złożenia żądania pod warunkiem, że pracownik precyzyjnie wyrazi swoją wolę wykorzystania dnia (dni) urlopu na żądanie i wskaże jego termin. Jednocześnie gdy składa wniosek np. ustnie, pocztą elektroniczną, firma może w celach porządkowych wymagać od niego złożenia oświadczenia na piśmie o wykorzystaniu w danym dniu (dniach) urlopu na żądanie.
W regulaminie pracy firmy często określają zasady występowania przez etatowców z żądaniem udzielenia tego urlopu. Takie postanowienia mają jednak znaczenie wyłącznie porządkowe i nie mogą hamować prawa zgłaszania żądania udzielenia tego urlopu w terminie wskazanym w kodeksie pracy i w dowolnej formie. Zgłoszenia żądania, niekiedy nazywanego „wnioskiem o urlop na żądanie", nie można traktować jak wniosku o udzielenie urlopu zgłoszonego w razie braku planu urlopów czy nieuwzględnienia urlopu w planie. Kodeks pracy wyraźnie przewiduje, że wykaz nie uwzględnia urlopu na żądanie.
PRZYKŁAD
W regulaminie pracy określono sposób zgłaszania żądania udzielenia urlopu na żądanie – najpóźniej dzień wcześniej, na druku obowiązującym u pracodawcy. Pracownik wystąpił o taki urlop w dniu, w którym zamierzał z niego skorzystać, tuż przed rozpoczęciem pracy, wysyłając faks do firmy. Pracodawca odmówił pracownikowi udzielenia urlopu, potraktował absencję jako nieusprawiedliwioną i rozwiązał z nim umowę z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Zwolniony odwołał się do sądu, który przywrócił go do pracy. W ocenie sądu pracownik miał prawo skutecznie zgłosić faksem wniosek o urlop w dniu jego rozpoczęcia, a przepisy regulaminu pracy mogły mieć wyłącznie znaczenie porządkowe, a nie uniemożliwiające złożenie wniosku o urlop na żądanie.
W interesie pracodawcy leży posiadanie dowodu poświadczającego wykorzystanie urlopu na żądanie, aby wyeliminować rzekome wątpliwości pracownika, czy korzystał z takiego urlopu. Firmy często uznają, że nie wystarczy odczyt elektronicznych rejestratorów wejść i wyjść czy lista obecności. Dlatego procedury wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy przewidują sporządzanie poświadczenia wykorzystania urlopu na żądanie. Nie może ono jednak przybrać formy wniosku o urlop mającego dokumentować skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 27 stycznia 2015 r. (III APo 5/14). Zdaniem SA praktyka potwierdzania przez pracownika wzięcia urlopu na żądanie po powrocie z niego w formie pisemnej (wniosku), elektronicznej (w rejestrze czasu pracy) i formalne zgłaszanie tego faktu raz jeszcze w kadrach jest nieprawidłowa. Pracodawca nie może prawnie wymagać od pracownika niczego ponad obowiązki wynikające z prawa pracy, jak też doprowadzić do ukształtowania umownego stosunku pracy w sposób mniej korzystny, niż określony regułami kodeksu pracy, co wynika wprost z art. 9 k.p.
Karta urlopowa
Przepisy nie określają treści wniosku urlopowego czy karty urlopowej. W praktyce wniosek zawiera po prostu prośbę pracownika o udzielenie wakacji w konkretnym terminie, natomiast karta – informacje potwierdzające jego udzielenie i wykorzystanie, często w powiązaniu z zestawieniem, ile urlopu w danym roku już wykorzystano i ile jeszcze pozostało. Firmy stosują też karty zawierające w sobie wnioski o urlop. Można spotkać także karty zbiorcze zawierające zestawienie wykorzystania urlopu przez cały rok i wszystkich podwładnych.
W interesie pracodawcy leży gromadzenie odpowiednich dokumentów, gdyż pracownik może dochodzić od sądu swoich praw urlopowych (ekwiwalent oraz odsetki). Szef musi też pamiętać o tym, że nieudzielenie urlopu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Dlatego lepiej aby dokumentował wykorzystanie wakacji przez załogę. Pomogą w tym karty urlopowe bądź system komputerowy. Warto przechowywać także wnioski, aby wiadomo było, na jakie dni podwładny występował o wolne i nie miał nieuzasadnionych żądań rekompensaty za przesunięcie terminu wakacji.
