Nowe technologie zmniejszyły naszą planetę do rozmiarów globalnej wioski, umożliwiając nieograniczone poszerzanie sieci kontaktów i wzbogacając dotychczasowe sposoby wykonywania pracy o zupełnie nowe formy (telepraca, co-sourcing, crowdsourcing i inne). Postęp techniczny, internacjonalizacja, powszechny dostęp do informacji powodują znaczące skrócenie procesów i ogromny wzrost efektywności wykonywanych zadań. Jednocześnie jednak niosą ze sobą nowe wyzwania. Jednym z nich jest coraz większe upowszechnianie się wirtualizacji pracy i ewaluacji funkcji zarządzania.

Najbardziej innowacyjni pracodawcy już dzisiaj zaczęli czerpać korzyści z wykorzystywania nowoczesnych technologii do tworzenia nowych modeli pracy i czynią z tego swoją przewagę konkurencyjną. Jednak odnalezienie się w nowej rzeczywistości dla zdecydowanej większości firm nadal nie jest łatwe i wymaga rozwijania zupełnie nowych kompetencji.

W organizacjach rozproszonych spada znaczenie formalnych atrybutów władzy i hierarchii zwierzchności, a coraz bardziej liczy się umiejętność wywierania wpływu i oddziaływania na ludzi. To duża zmiana dla menedżerów, którzy przez lata koncentrowali się na zadaniach, a rzadziej na ludziach i na budowaniu relacji.

Jak budować relacje pracownik – pracodawca w dobie pracowników tymczasowych i freelancerów, w której różnorodność kulturowa i różnice międzygeneracyjne stale się zwiększają? Jak zarządzać pracownikami, którzy nie siedzą przy biurkach i których pracy nie można się przyjrzeć?

Deleguj zadania i odpowiedzialność. Podziel się władzą ze swoimi podwładnymi. Korzyść będzie obopólna, a pracownicy poczują się ważni i godni zaufania. Wyznacz jasno cele i pożądane rezultaty, ustal zasady gry i wytycz granice. Określenie spójnych i uczciwych reguł da podwładnym poczucie pewności, że działają zgodnie z twoimi oczekiwaniami, i pozwoli im skoncentrować się na tym co najważniejsze. Kiedy przyznasz pracownikom konieczne kompetencje umożliwiające szybkie inicjowanie i wdrażanie innowacyjnych pomysłów, odsuń się na bok i pozwól im robić swoje. Kreatywność i twórczy potencjał potrzebują swobody. Gdy ją zapewnisz, zwrot z tej inwestycji w postaci wymiernych efektów będzie tylko kwestią czasu.

Zaufaj pracownikom. Nie oceniaj pracy po pozorach takich jak liczba godzin spędzonych za biurkiem czy fizyczna obecność. Skoncentruj się na wynikach i pozwól zatrudnionym samodzielnie określić sposób pracy. Zrezygnuj z wydawania poleceń i odgórnych nakazów, które wiążą ludziom ręce i zniechęcają do samodzielnego myślenia. Uwierz w ich potencjał i możliwości, jak i fakt, że sami najlepiej wiedzą, w jakich warunkach są najbardziej produktywni. Szybko się przekonasz, że doskonale potrafią podejmować odpowiednie działania, wykorzystując przy tym dostępne zasoby, a wzrost ich zaangażowania rośnie wprost proporcjonalnie do wielkości pokładanego w nich zaufania.

Porzuć stare przyzwyczajenia. Powstrzymaj się od nadmiernej kontroli i daj swoim pracownikom przestrzeń do działania, ale bądź z nimi w stałym kontakcie. Kontrola oparta na bliskiej relacji z podwładnymi da zdecydowanie lepsze rezultaty niż obserwowanie ich poczynań z pozycji bezdusznego arbitra. Lojalności nie można zbudować na poczuciu zagrożenia, ale na zaufaniu. Wszyscy potrzebujemy autonomii i poczucia, że praca, którą wykonujemy, ma sens i jest ważna dla organizacji. Dlatego informuj pracowników nie tylko o wynikach ich własnej pracy, ale także całego zespołu, departamentu, firmy. Podziel się swoją wiedzą na temat kierunku, w jakim zmierza organizacja, i jakie stoją przed nią wyzwania. Pozwól załodze wziąć odpowiedzialność za siebie i swoją pracę, a podjęte przez podwładnych zobowiązania oceniaj przy użyciu jednoznacznych mierników. Dla tych, którzy źle wykorzystają otrzymaną swobodę, najprawdopodobniej nie ma miejsca w twoim zespole. Ale fakt, że nie każdy sprawdzi się w takim systemie pracy, nie powinien wpływać na sposób zarządzania pozostałymi członkami grupy.

Zadbaj o najlepszych. ?W trwającej obecnie powszechnej walce o talenty polityka oparta na zasadach „wszystkim po równo" traci na popularności. Chcąc pozyskać i utrzymać najbardziej wartościowych ludzi, z którymi na dodatek nie masz codziennego kontaktu, zadbaj o to, aby wziąć pod uwagę ich indywidualne potrzeby – czy to w odniesieniu do godzin pracy, miejsca jej wykonywania, częstotliwości wyjazdów służbowych, czy zachodzących zmian w życiu osobistym. Dowiedz się, jakie są indywidualne preferencje podwładnych w zakresie wykonywania pracy i uwzględnij je. Zyskasz tym nie tylko ich szacunek, ale i lojalność.

Wypracuj dobry system komunikacji. Wykorzystaj dobrodziejstwo nowoczesnych technologii i bogactwo form komunikacji (e-maile, komunikatory, esemesy, wideokonferencje, media społecznościowe, blogi, czaty, fora dyskusyjne). Nie zapominaj przy tym, że język komunikacji w świecie wirtualnym rządzi się swoimi prawami. Brak kontekstu, który w kontaktach bezpośrednich jest oczywisty, w komunikacji wirtualnej jest częstym powodem nieporozumień. Dlatego zadbaj, aby komunikat był maksymalnie jasny i czytelny. Reaguj bezzwłocznie i wystrzegaj się niechlujnych e-maili. Brak odpowiedzi, jak i pisanie lakonicznych wiadomości naszpikowanych błędami gramatycznymi czy ortograficznymi, może zostać zinterpretowane jako brak szacunku dla osoby, do której zostały skierowane. Dlatego na samym początku określ zasady co do szybkości odpowiedzi oraz ustal odpowiednie kanały komunikacji do konkretnych celów.

Zmieniające się priorytety biznesowe i coraz wyższe oczekiwania klientów, akcjonariuszy i pracowników zmuszają przedsiębiorstwa do wypracowywania coraz to nowych rozwiązań. Umiejętność przystosowywania do zmieniającego się otoczenia już dziś nie wystarczy. Koniecznością staje się samodzielne inicjowanie zmian i szukanie nowych perspektyw. Uporczywe trwanie w znanych i sprawdzonych modelach może być początkiem końca dzisiaj dobrze funkcjonującego biznesu. Im bardziej będziemy otwarci na to, co niekonwencjonalne, tym łatwiej będzie nam utrzymać się na czele peletonu. I nie chodzi tu tylko o kreatywność i innowacyjność w zakresie nowych usług czy produktów, ale również w zakresie organizowania pracy.

Transformacja modeli zarządzania, ról społecznych i relacji pracowniczych jest widoczna gołym okiem. W istotny sposób wpływa ona na zmianę zarówno rozumienia samego pojęcia pracy, jak i jej zakresu czy charakteru. Cyfryzacja i wirtualizacja świata kreuje nową rzeczywistość na każdej płaszczyźnie życia. Nawet jeśli nie we wszystkich organizacjach model pracy wirtualnej jest dzisiaj możliwy do zastosowania, to przed odrzuceniem tej koncepcji warto się zastanowić, czy dotychczasowy sposób działania jest jedynym możliwym rozwiązaniem i czy daje on najlepsze wyniki. Z drugiej strony, nawet jeżeli w chwili obecnej nie korzystamy z możliwości, jakie daje praca wirtualna, każdą z powyższych zasad można zastosować w tradycyjnym modelu pracy. Jedyne ryzyko to lepsze rezultaty i bardziej zmotywowany zespół.