Leasing operacyjny jest to umowa podobna do najmu (w czasie jego trwania właścicielem samochodu jest więc firma leasingowa). Różnica polega na tym, że płacone co miesiąc kwoty są wyższe. W zamian po upływie okresu, na jaki została zawarta umowa, leasingobiorca ma prawo wykupić pojazd za cenę znacznie niższą od rynkowej.
Ekspresowe odliczenie
Leasing operacyjny samochodu pozwala szybciej zaliczyć wartość pojazdu do kosztów uzyskania przychodów niż w przypadku zakupu auta i jego amortyzacji. Największa różnica występuje w przypadku nowych samochodów osobowych. Ich okres amortyzacji wynosi bowiem 5 lat (i można go skrócić tylko ze względu na bardziej od przeciętnej intensywną eksploatację), natomiast minimalny okres umowy leasingu operacyjnego samochodu osobowego wynosi dwa lata.
Za leasingiem mogą przemawiać także inne argumenty. Przede wszystkim wymagania wobec leasingobiorców są mniej restrykcyjne niż warunki stawiane przez banki kredytobiorcom. Często może się wiec okazać, że nowy przedsiębiorca nie ma wyboru między zakupem na raty a leasingiem, ponieważ bank nie pożyczy mu pieniędzy.
Drogie osobowe
O leasingu powinien pomyśleć również przedsiębiorca, który zamierza kupić drogie auto osobowe. Chodzi o samochody, których wartość przekracza 20 tys. euro. To dlatego, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.
Co istotne, przy sprzedaży takiego samochodu zaliczaną do kosztów wartość początkową obniżają wszystkie odpisy (także te, które nie są kosztem podatkowym). Powoduje to, że część kwoty wydanej na drogie auto w ogóle nie jest kosztem podatkowym (ani w formie odpisów amortyzacyjnych, ani przy sprzedaży pojazdu).
Aby uniknąć takich konsekwencji podatnicy mogą albo obniżyć stawkę amortyzacyjną (pozwoli to na zwiększenie kosztów podatkowych przy sprzedaży samochodu), albo zawrzeć umowę leasingu operacyjnego (w przypadku rat leasingowych limit 20 tys. zł nie obowiązuje – są one w całości kosztem uzyskania przychodów bez względu na wartość samochodu).
Pierwsza rata
Czynsz inicjalny lub wstępna opłata leasingowa często jest znacznie wyższa od wpłacanych później rat. W związku z tym przez długi czas trwały spory, czy przedsiębiorca powinien od razu zaliczyć ją do kosztów, czy też rozliczać w czasie.
Sytuacja była stosunkowo prosta w firmach rozliczających się z urzędem skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Przepisy ustawy o PIT wskazują bowiem, że ich przypadku za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W firmach z pełną księgowością spór o moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tzw. czynszu inicjalnego lub opłaty wstępnej zakończył się dopiero pod koniec 2011 r. Wcześniej organy podatkowe uznawały, że leasingobiorca nie może jednorazowo zaliczyć tych kwot do kosztów podatkowych – nakazywały rozliczanie tych kwot przez okres trwania umowy. Sytuacja zmieniła się pod koniec ubiegłego roku. To dlatego, że 5 grudnia 2011 r. Departament Podatków Dochodowych wydał pismo opatrzone nr DD6/033/87/ORK/11/PK-1299.
Było ono skierowane do Departamentu Polityki Podatkowej i zostało opublikowane w Biuletynie Skarbowym nr 1 z 2012 r. W piśmie tym uznano, że ze względu na orzecznictwo sądów administracyjnych należy zweryfikować wcześniejsze stanowisko. Uznano więc, że skoro opłata taka jest wydatkiem jednorazowym związanym z zawarciem umowy leasingu, a w konsekwencji z wydaniem samego przedmiotu leasingu, to należy ją zaliczać do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo.
Leasing finansowy
Powyżej zostały omówione zasady rozliczania leasingu operacyjnego. W przypadku samochodów jest on zdecydowanie częściej wybierany przez firmy. W przypadku leasingu finansowego leasingobiorca zalicza bowiem do kosztów uzyskania przychodów tylko niewielką część raty (odsetkową) i amortyzuje samochód na zasadach ogólnych. Konieczna jest też już na początku zapłata VAT od całej wartości przedmiotu leasingu.
Czasem potrzebna jest ewidencja przebiegu
Przedsiębiorca może również używać do celów firmowych samochodu prywatnego. Wtedy ma prawo zaliczać związane z tym wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.
Aby go obliczyć należy pomnożyć liczbę kilometrów pokonanych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej i stawki za jeden kilometr (dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi ona 0,8358 zł).
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.
Podstawa prawna
