Nowoczesne technologie wkraczają w kolejne obszary naszej aktywności. Mają coraz większe znaczenie także w toku prowadzenia działalności gospodarczej. I nie chodzi tylko o innowacje zmierzające do wprowadzenia do oferty nowych produktów czy usług, ale także o rozwiązania, które po prostu upraszczają codzienną, bieżącą działalność przedsiębiorstwa.

W naszym kraju od dawna trwa dyskusja o deregulacji gospodarki. Ma prowadzić, po pierwsze, do zmniejszenia ilości obowiązków biurokratycznych, po drugie, umożliwienia podmiotom gospodarczym załatwienia możliwie wielu spraw drogą elektroniczną. Ma to na celu oczywiście zaoszczędzenie czasu i środków (sam papier i jego archiwizacja kosztują). Jest to ważne zarówno w kontaktach biznes – administracja, jak i biznes – biznes.

Niemniej jednak bezpieczeństwo obrotu wymaga, aby właściciel (nadawca) elektronicznego dokumentu mógł być identyfikowany. Dlatego stworzono instytucję podpisu elektronicznego (dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny).

Aby system mógł prawidłowo funkcjonować, potrzebne są podmioty świadczące usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego. Stosowne przepisy o zasadach ich działania znajdziemy w ustawie z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (dalej: ustawa).

Najpierw rejestr i zaświadczenie

Podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne jest przedsiębiorca w rozumieniu przepisów ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, a także Narodowy Bank Polski. Może nim być także organ władzy publicznej, jeżeli wykonuje stosowne usługi.

Świadczenie usług certyfikacyjnych w charakterze kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne wymaga uzyskania wpisu do stosownego rejestru oraz uzyskania zaświadczenia certyfikacyjnego wykorzystywanego do weryfikowania poświadczeń elektronicznych tego podmiotu. Jest on wydawany przez ministra właściwego do spraw gospodarki.

Uwaga! Minister właściwy do spraw gospodarki publikuje, w postaci elektronicznej, listę wydanych zaświadczeń certyfikacyjnych. Jeżeli zdecydujesz się na działalność w omawianym obszarze, twoi konkurenci będą o tym wiedzieli.

Wniosek i tryb jego rozpatrywania

Aby uzyskać wpis do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, należy złożyć wniosek do ministra właściwego ds. gospodarki. Ustawa zawiera katalog danych, które muszą się w nim znaleźć.

Chodzi tu o szereg danych identyfikacyjnych (m.in. firma, nazwisko, nr REGON), trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na kilka elementów wniosku, takich jak:

• informacje o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym oraz zaświadczenia o niekaralności osób wykonujących czynności związane ze świadczeniem usług certyfikacyjnych,

• wskazanie technicznych i organizacyjnych możliwości wykonywania czynności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych,

• określenie sposobu zapobiegania ujawnianiu informacji, których wykorzystanie mogłoby naruszać interes odbiorców usług certyfikacyjnych,

• dokumenty przedstawiające sytuację majątkową oraz plan organizacyjny i finansowy działalności wnioskodawcy,

Bez zadłużenia

Te wszystkie informacje mają na celu dokonanie weryfikacji wnioskodawcy pod kątem jego zdolności do prawidłowego wykonywania czynności z zakresu usług certyfikacyjnych. Osobno trzeba potraktować wymóg złożenia zaświadczenia albo oświadczenia o braku wpisu w rejestrze dłużników niewypłacalnych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Musi ono zawierać klauzulę o treści „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

Czas na uzupełnienie

W przypadku złożenia niekompletnego wniosku minister właściwy do spraw gospodarki wzywa wnioskodawcę do jego uzupełnienia, wyznaczając termin nie krótszy niż siedem dni. Może on zostać przedłużony na umotywowany wniosek wnioskodawcy złożony przed upływem tego terminu. Nieuzupełnienie wniosku w wyznaczonym terminie skutkuje jego odrzuceniem.

Przygotowując się do złożenia wniosku, warto zapoznać się z rozporządzeniem ministra gospodarki z 6 sierpnia 2002 r. w sprawie wzoru i szczegółowego zakresu wniosku o dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne związane z podpisem elektronicznym.

W tym akcie prawnym znajdziemy wzór wniosku o wpis do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Warto go dokładnie przestudiować, dzięki czemu możliwe będzie zebranie właściwych, potrzebnych dokumentów.

Spora opłata

Zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki z 6 sierpnia 2002 roku za rozpatrzenie wniosku o dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne pobiera się jednorazową opłatę w wysokości równowartości w złotych 10 tys. euro. Kwota ta jest przeliczana na polskie złote przy zastosowaniu kursu średniego walut obcych ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w dniu składania wniosku.

Minister właściwy ds. gospodarki po otrzymaniu wniosku przeprowadza kontrolę wnioskodawcy. Jej wynikiem jest dokonanie wpisu do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne lub wydanie decyzji o odmowie dokonania wpisu. Rozstrzygnięcie zapada w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia wniosku spełniającego wymogi formalne określone w ustawie.

Uzyskanie wpisu przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne stanowi potwierdzenie, że jest on instytucją posiadającą wystarczający potencjał merytoryczny i techniczny dla wystawcy kwalifikowanych certyfikatów i spełnia wymagania określone w ustawie. Kontrola przeprowadzana przez ministra gospodarki ma na celu ustalenie, czy dany podmiot może się cieszyć takimi przymiotami.

Kiedy odmowa

Ustawa określa przesłanki odmowy wpisu. Takie rozstrzygnięcie zapadnie, jeżeli:

• wniosek i dołączone do niego dokumenty nie spełniają warunków określonych w ustawie,

• w dokumentach organizacyjnych podmiotu są zamieszczone postanowienia mogące zagrażać bezpieczeństwu albo w inny sposób naruszać interes odbiorców usług certyfikacyjnych,

• wnioskodawca został umieszczony w rejestrze dłużników niewypłacalnych,

• wskazane we wniosku techniczne i organizacyjne możliwości wykonywania czynności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych nie spełniają warunków określonych na podstawie wskazanych przepisów ustawy.

Uwaga!

W decyzji o dokonaniu wpisu określa się nazwę polityki certyfikacji, w ramach której dany podmiot może wydawać kwalifikowane certyfikaty lub świadczyć inne usługi związane z podpisem elektronicznym.

Wpis kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne obejmuje, oprócz danych identyfikacyjnych, sposób reprezentacji kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców i oznaczenie sądu prowadzącego ten rejestr albo numer wpisu do ewidencji działalności gospodarczej i oznaczenie organu ewidencyjnego.

Ubezpieczenie OC

Ustawa nakłada na kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydający kwalifikowane certyfikaty wiele obowiązków. Jednym z nich jest zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone odbiorcom usług certyfikacyjnych. Dowód zawarcia takiej umowy należy dostarczyć organowi ewidencyjnemu w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji o dokonaniu wpisu.

Szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz jego minimalną sumę gwarancyjną określa rozporządzenie ministra finansów z 16 grudnia 2003 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne.

Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie trwania ochrony ubezpieczeniowej, podczas wykonywania czynności przez dany podmiot.

Rozporządzenie określa pięć kategorii zdarzeń, których ubezpieczenie nie obejmuje. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, wynosi równowartość w złotych 250 tys. euro, ale nie więcej niż 1 mln euro w odniesieniu do wszystkich zdarzeń.

Przeliczenie tych kwot na polskie złote jest dokonywane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Piotr Rogowiecki ekspert Pracodawcy RP

Ustawa o podpisach elektronicznych jest powszechnie krytykowana. Posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym wymaga przejścia przez kosztowną procedurę, na co niewiele podmiotów się decyduje.

W poprzedniej kadencji Sejmu na zaawansowanym etapie prac znajdował się projekt nowej ustawy o podpisach elektronicznych. Przewidywał on m.in. rozróżnienie wymagań wobec podpisu w zależności od stopnia wrażliwości zabezpieczanych informacji. Niestety, nie udało się uchwalić projektu.

W świetle obecnie obowiązujących regulacji szczególną uwagę trzeba zwrócić na opłaty za rozpatrzenie wniosku i sumę gwarancyjną obligatoryjnego ubezpieczenia. Wysokość kosztów może zniechęcać do rozpoczynania działalności w omawianym zakresie.

Niemniej jednak perspektywy tego rynku są na tyle optymistyczne, że warto rozważyć rozpoczęcie działalności na polu świadczenia usług certyfikacyjnych w zakresie podpisu elektronicznego.