Drukowania dokumentów w firmie nie da się uniknąć. A wiążą się z tym spore koszty. Niestety, bardzo często nie są one kontrolowane. 70 proc. przedsiębiorstw w Polsce, według firmy Oce, nie ma pojęcia, ile wytwarzanie papierowych dokumentów kosztuje. Tymczasem jest to przynajmniej 5 proc. firmowego budżetu.

Koszty te można zminimalizować dzięki optymalizacji procesów związanych z drukowaniem. Jak tego dokonać? Przede wszystkim trzeba mieć dobry sprzęt i właściwie nim zarządzać. Można się też zastanowić, czy nie powierzyć całego procesu firmie zewnętrznej (outsourcing).

Choć coraz więcej dokumentów krąży w firmie w postaci cyfrowej, nie ma co się łudzić, że pracownicy zaczną mniej drukować. Oni po prostu to lubią. Jak wykazały badania, zrealizowane na zlecenie firmy Samsung pod koniec 2009 r., czterech na pięciu pracowników w Polsce (85 proc.) woli czytać wydrukowane pisma czy materiały, niż przeglądać je na monitorze komputera. Jest to najwyższy wskaźnik w Europie.

Niestety, tylko 20 proc. przedsiębiorstw podejmuje działania zmierzające do oszacowania rzeczywistych potrzeb i wyceny kosztów związanych z drukowaniem. W przypadku małych firm odsetek ten jest jeszcze mniejszy, wynosi ok. 17 proc.

Wyniki badań zamówionych przez Samsunga wskazują, że cztery na pięć polskich przedsiębiorstw (83 proc.) nie wprowadza podstawowych rozwiązań racjonalizujących drukowanie i redukujących liczbę związanych z tym odpadów. Tylko jedna na dziesięć firm w Polsce kontroluje koszty druku poprzez kody PIN, a 6 proc. przedsiębiorstw autoryzuje wydruki, stosując karty zbliżeniowe.

[srodtytul]Ważne są koszty eksploatacji[/srodtytul]

Koszt zakupu urządzeń to tylko 5 proc. całkowitych kosztów związanych z dokumentami. Natomiast wydatki na eksploatację urządzeń przez cały okres ich użytkowania mogą dojść do 90 proc. Eksploatacja dużych, wydajnych maszyn jest znacznie tańsza, ale i tak stanowi 70 proc. całości kosztów.

Chcąc zmniejszyć wydatki na druk, trzeba brać pod uwagę nie tylko koszt drukarki, ale przede wszystkim materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw oraz energii. Wydajna drukarka laserowa potrzebuje tylko 0,4 – 0,5 kW mocy. Warto więc wybierać modele energooszczędne.

W wielu firmach ilość urządzeń przewyższa faktyczne potrzeby. W dodatku są to często drukarki różnych producentów. Ogromna bywa też różnorodność modeli kupowanych w sposób niekontrolowany. Ograniczenie liczby urządzeń i wymiana starych, mało wydajnych na bardziej oszczędne zdecydowanie wpływa na koszty druku.

Poza tym – biorąc pod uwagę serwisowanie sprzętu, zakup tuszów i tonerów – najlepiej jest wykorzystywać urządzenia pochodzące od jednego producenta. Problemem może być tylko to, że na rynku jest niewiele firm mogących zaproponować kompletne rozwiązanie, obejmujące drukarki nabiurkowe, urządzenia wielofunkcyjne czy duże drukarki do centrów reprograficznych.

[srodtytul]Zniechęcająca lokalizacja[/srodtytul]

Oprócz wymiany sprzętu warto wprowadzić dokładną kontrolę druku poprzez system indywidualnych kodów PIN, kart zbliżeniowych lub aplikacji monitorujących drukowanie. Dzięki temu pracownicy mają dostęp tylko do niektórych funkcji. Ograniczany jest na przykład dostęp do druku w kolorze, co znacznie zmniejsza zużycie tonera.

– Sporo dokumentów drukuje np. księgowość czy dział sprzedaży. Księgowość robi to najczęściej pod koniec miesiąca, kiedy potrzebne są faktury i raporty finansowe. Natomiast przedstawiciele handlowi codziennie potrzebują kolorowych, dobrej jakości prezentacji i materiałów ofertowych. Poza tym chcą je mieć np. zszyte w formie broszury – mówi Joanna Zdrzałka z Hewlett-Packard.

– Optymalnym rozwiązaniem może się okazać wyposażenie obu tych działów w jedno uniwersalne, wielofunkcyjne urządzenie i przydzielenie pracownikom praw do określonych funkcji. A dział księgowości może dodatkowo dostać małą drukarkę do pojedynczych czarno-białych dokumentów.

[wyimek]85 proc.pracowników w Polsce woli czytać wydrukowane materiały, niż przeglądać je na ekranie komputera[/wyimek]

Przy obcinaniu kosztów ważna jest także lokalizacja urządzenia drukującego. Znacznie łatwiej korzysta się ze sprzętu stojącego na biurku niż w korytarzu. Używa się go wtedy nawet zbyt często. Dlatego zabranie drukarek z biurek może przyczynić się do zmiany przyzwyczajeń pracowników.

Ale zadanie to nie jest łatwe. W jednym z banków w Polsce pracownicy zażądali przeliczenia na pieniądze czasu, jaki muszą poświęcić na dojście do drukarki stojącej w korytarzu.

[srodtytul]Przydatne oprogramowanie[/srodtytul]

W większej firmie, gdzie jest dużo sprzętu, koszty druku powinny być śledzone na bieżąco. Pomagają w tym systemy informatyczne oferowane przez dostawców urządzeń drukujących czy wyspecjalizowane firmy. Dzięki nim można obniżyć koszty o 20 – 30 proc. Pracownicy, którzy wiedzą, że koszty wydruków są monitorowane, rzadziej korzystają z drukarek.

Producenci urządzeń drukujących oferują własne rozwiązania, ale używa się też uniwersalnych systemów obsługujących sprzęt różnych marek. Na przykład Equitrac współpracuje m.in. z urządzeniami takich firm, jak: Canon, Toshiba, Kyocera, Sharp, HP, Ricoh, Xerox czy Oce. System Q-vision współdziała z urządzeniami kilku producentów.

Systemy takie pozwalają kontrolować koszty, przypisywać je do konkretnych działów, pracowników, ale też do poszczególnych procesów lub klientów.

[srodtytul]Wszystko zrobią inni[/srodtytul]

Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z usług zarządzania drukiem (MPS, czyli Managed Print Services) oferowanych przez firmy zewnętrzne. Polega to zazwyczaj na outsourcingu urządzeń drukujących (drukarek, maszyn wielofunkcyjnych, kopiarek) oraz związanych z nimi czynności.

Usługa taka zapewnia nowoczesny park maszynowy bez nakładów inwestycyjnych (zamiast nich pojawiają się koszty operacyjne) oraz pełną przewidywalność kosztów. Nie trzeba się też martwić o serwis urządzeń ani o ciągłość ich pracy. Firma musi natomiast opłacić miesięczny abonament za usługę.

– Dzięki wynajmowi firma korzysta z zewnętrznego finansowania sprzętu, oprogramowania i usługi serwisowej. Miesięczne raty może wliczać w koszty. Ponadto ma dużą swobodę przy dostosowywaniu sprzętu do swoich potrzeb (umowy mogą być krótkoterminowe). Za pozbycie się zużytego sprzętu komputerowego odpowiada leasingodawca – mówi Joanna Zdrzałka.

[srodtytul]Regularny audyt [/srodtytul]

Jak obliczają eksperci z HP, w outsourcingu koszt jednego wydruku na drukarce laserowej o wydajności 50 stron na minutę wynosi od 5 do 10 gr w zależności od długości kontraktu oraz poziomu usług serwisowych. Koszt ten obejmuje leasing urządzenia, materiały eksploatacyjne (automatycznie dostarczane) oraz gwarantowany poziom usługi serwisowej.

Druk na własnej drukarce kosztuje 4 gr. Ale do tego trzeba doliczyć koszt urządzenia, serwisu, płace pracowników zajmujących się bieżącą eksploatacją. Po podsumowaniu może wyjść sporo więcej.

Zaletą outsourcingu jest też redukcja liczby modeli urządzeń. Maszyny różnych typów od wielu producentów wymagają bowiem dużych zapasów materiałów eksploatacyjnych i sporych umiejętności administratorów.

– W firmie, która ma podpisany kontrakt outsourcingowy, regularnie przeprowadzamy audyt konsultingowy. Jego celem jest sprawdzenie, czy flota urządzeń odpowiada potrzebom firmy, czy funkcjonuje optymalnie i wydajnie. Audyty są bardzo ważną częścią planu optymalizacji.

Pozwalają stwierdzić, czy firma się zmieniła i czy w związku z tym zaproponowane pół roku wcześniej rozwiązanie jest nadal opłacalne – mówi Paweł Grzyb z Konica Minolta.

[ramka][b]Korzyści z ujednolicenia urządzeń

Komentuje Jacek Tarwacki, Canon Polska[/b]

W celu optymalizacji procesu drukowania w firmie najlepiej jest się zdecydować na urządzenia jednego producenta i ograniczyć ilość modeli. Wiele firm korzysta z bardzo zróżnicowanego parku urządzeń drukujących. Często jest to efekt różnych preferencji kolejnych informatyków.

W niektórych instytucjach np. szefowie działów mogą samodzielnie kupować sprzęt. Skutek jest taki, że w firmie znajduje się przegląd pełnej oferty rynkowej.

Korzyści z ujednolicenia sprzętu jest wiele. Wystarczy jedno szkolenie i pracownicy mogą korzystać ze wszystkich urządzeń w firmie. Dzięki ujednoliconej obsłudze popełniają mniej błędów. Mniej jest też zgłaszanych problemów technicznych.

Znacznie prostsza jest praca help desku, bo łatwiej być ekspertem od jednej rodziny urządzeń. Zamawia się jeden zapas tonerów do wszystkich urządzeń, co jest znacznie tańsze. Zbiorcza umowa serwisowa umożliwia zgłaszanie problemów w jednym miejscu.

Oczywiście drukarka powinna przede wszystkim drukować. Sposób, w jaki to robi, oraz inne funkcje związane z kopiowaniem, skanowaniem czy faksowaniem dobiera się zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Jednym zależy na zaawansowanych funkcjach zabezpieczenia wydruków, inne przedsiębiorstwa nie korzystają nawet z podstawowych zabezpieczeń.[/ramka]

[ramka][b]Wynajęcie sprzętu jest prostsze

Komentuje Paweł Grzyb, Konica Minolta Business Solutions Polska[/b]

Zakup urządzenia drukującego może być uzasadniony, gdy produkcja dokumentów czy druk są głównym obszarem działania firmy. Jeśli natomiast jest to tylko element usprawnienia pracy biura, równie dobrze sprzęt można wynająć.

Własne urządzenie to zazwyczaj duża inwestycja, a nie każdy przedsiębiorca może sobie pozwolić na duży jednorazowy wydatek. Wynajmując sprzęt, firma pozbywa się odpowiedzialności za jego stan. Musi tylko co miesiąc opłacić fakturę z tytułu używania urządzeń i korzystania z usług. Wszystkie pozostałe obowiązki spadają na wynajmującego.

Optymalnym rozwiązaniem jest budowa floty składającej się z urządzeń jednego producenta, z umiarkowaną liczbą modeli. Korzystanie z urządzeń wielu producentów wymaga współpracy z wieloma dostawcami materiałów eksploatacyjnych i z kilkoma firmami serwisowymi, co znacznie podnosi koszty.

Jeśli firma chce zoptymalizować koszty druku i zamawia w tym celu ekspertyzę, czasem rekomendujemy pozostawienie starych urządzeń, nawet jeśli pochodzą od innego producenta. Może być bowiem tak, że pozostawienie drukarki, która jest w doskonałym stanie technicznym, jest bardziej opłacalne, niż zakup nowego urządzenia, wiążący się z dodatkowymi kosztami.

Z czasem i tak trzeba będzie się pozbyć starych rozwiązań, ale proces ten można wydłużyć do czasu, aż używanie dawnego sprzętu okaże się nieopłacalne lub przestanie spełniać wymagania.[/ramka]