Regulamin pracy to czasem kłopotliwy zbytek

[b]– Zatrudniam 14 pracowników i zastanawiam się, czy muszę wprowadzić regulamin pracy? Skoro nie mam 20-osobowej załogi, to chyba nie powinienem tego robić. Ale jeśli mimo to wprowadzę go w firmie, czy będzie on miał taką samą moc prawną jak regulaminy u pracodawców zatrudniających 20 pracowników?[/b] – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie musi ustalać regulaminu pracy. Nie ma takiego ustawowego wymogu. Obowiązek taki mają jedynie zatrudniający 20 lub więcej pracowników i pod warunkiem, że ich załóg nie obowiązuje układ zbiorowy pracy lub gdy funkcjonujący w ich firmie uzp nie reguluje kwestii objętej regulaminem, a więc zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Tak stanowi art. 104 k.p.

[srodtytul]Na dwoje babka wróżyła[/srodtytul]

Wprowadzenie regulaminu pracy oraz jego moc prawna, gdy w firmie pracuje mniej niż 20 pracowników, budzi wątpliwości wśród komentatorów. W literaturze prezentowane są dwa różne stanowiska w tej sprawie.

Według pierwszego ustalenie regulaminu pracy, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób na podstawie umowy o pracę, jest dopuszczalne, a dokument ten ma taką samą moc prawną jak ten w firmie, w której pracuje co najmniej 20 pracowników. Będzie więc zakładowym źródłem prawa pracy. To dlatego że art. 104 § 2 k.p. stanowiący, że regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, powinien być rozumiany jako brak obowiązku posiadania regulaminu w sytuacji zatrudnienia mniejszej liczby osób, a nie jako kategoryczny zakaz jego wprowadzenia. Stąd mniejsi pracodawcy mogą wprowadzić regulamin, jeśli uznają, że jest to potrzebne w ich firmie. Ustalając go, sami ograniczają jednak swoje prawa w zakresie normowania organizacji i porządku. Jeśli mimo to zdecydują się wprowadzić takie przepisy, muszą przestrzegać zasady uprzywilejowania pracownika. Oznacza to, że regulamin nie może kształtować sytuacji podwładnych mniej korzystnie niż źródła prawa pracy wyższej rangi, w tym w szczególności kodeks pracy (art. 9 § 3 k.p.). Gdyby w regulaminie znalazły się postanowienia mniej korzystne dla podwładnych, wówczas nie wolno ich stosować.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Regulamin pracy zawiera postanowienie, że 15-minutowa przerwa przysługuje zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. Taki zapis jest niezgodny z kodeksem pracy. Przewiduje on 15 minut przerwy dla każdego pracownika bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest zatrudniony, jeśli w danej dobie będzie pracował co najmniej sześć godzin (art. 134 k.p.). Regulaminowy zapis zostanie automatycznie zastąpiony przepisem kodeksowym.[/ramka]

Natomiast według drugiego stanowiska regulamin pracy w firmie zatrudniającej mniej niż 20 pracowników nie może być wprowadzony. Jeśli mimo to szef go ustali, nie będzie miał mocy obowiązującej.

Zwolennicy tego poglądu podkreślają, że dopuszczalność wprowadzenia regulaminu pracy zależy od liczby zatrudnionych w zakładzie osób oraz – w razie objęcia pracowników uzp – od jego zakresu.

W tym ostatnim chodzi o to, czy uzp reguluje zagadnienia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Skoro istniejący uzp reguluje materię regulaminu pracy, wtedy pracodawca nie może w tym samym zakresie normować organizacji i porządku regulaminem pracy. Powielałby on przecież postanowienia uzp, a w razie kolizji między nimi pierwszeństwo i tak miałby układ. Kodeks pracy wyraźnie bowiem stanowi, że w takiej sytuacji nie wprowadza się regulaminu pracy, a zatem nie będzie on miał mocy obowiązującej.

Podobnie będzie przy ustaleniu regulaminu, gdy w firmie jest mniej pracowników. W literaturze akcentuje się, że regulaminy pracy nie są samodzielnymi źródłami prawa pracy, ale mają oparcie w ustawie. Dlatego mogą regulować treść stosunków pracy wyłącznie w granicach określonych tymi przepisami.

[srodtytul]To ustawowy zakaz[/srodtytul]

Ustawa – czyli kodeks pracy – wskazuje, że przy mniejszej niż wymagana liczbie pracowników regulaminu pracy nie wprowadza się. Uważam, że należy rozumieć to jako równoznaczne ze zwrotem „nie można wprowadzić”, a więc stanowiącym ustawowy zakaz.

Sugeruje to zapis „regulaminu nie wprowadza się…” Gdyby ustawodawca chciał uzależnić jego wprowadzenie od decyzji zatrudniających mniej niż 20 pracowników, zapewne posłużyłby się np. zwrotem „regulamin mogą wprowadzić” czy „regulaminy pracy mogą być ustalane u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników”.

Co więcej, kodeks wskazuje sposoby regulacji i informowania pracowników o organizacji i porządku w procesie pracy u mniejszych pracodawców, niezobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy. Funkcje zbliżone do tego dokumentu pełni przede wszystkim obwieszczenie (art. 150 k.p.) oraz informacja dodatkowa do umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.).

Obwieszczenie zawiera systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte w zakładzie okresy rozliczeniowe (art. 150 § 1 k.p.). Wchodzi ono w życie – podobnie jak regulamin pracy – po dwóch tygodniach od podania go załodze w sposób przyjęty w zakładzie (art. 150 § 4 w zw. z art. 104 [sup]3[/sup] § 1 k.p.). Natomiast informacja dodatkowa do angażu dla pracownika firmy zatrudniającej mniej niż 20 osób musi zawierać dane o porze nocnej obowiązującej w zakładzie, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w zakładzie oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 k.p.).

[srodtytul]Obowiązki i tak trzeba wykonać[/srodtytul]

Mający mniej niż 20 pracowników, który mimo wszystko wprowadzi regulamin pracy, musi oprócz tego wypełnić wszystkie obowiązki, jakie nakłada na niego kodeks pracy w związku z zatrudnieniem poniżej 20 osób. Wprowadza m.in. obwieszczenie (niezależnie od ustalonego regulaminu pracy). Dlatego że kodeks posługuje się pojęciem „pracodawcy niezobowiązanego do wprowadzenia regulaminu” (a więc każdego zatrudniającego poniżej 20 pracowników), a nie „pracodawcy, który nie wprowadził regulaminu”. Sytuacja dodatkowo skomplikuje się, gdy regulamin i obwieszczenie będą zawierały inne postanowienia dotyczące np. systemu czasu pracy stosowane wobec załogi tego pracodawcy.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Regulamin pracy ustala, że zatrudnieni pracują w równoważnym systemie, natomiast obwieszczenie – w systemie podstawowym. Taka różnica przełoży się negatywnie na sytuację podwładnych, a w szczególności na wysokość przysługującego im wynagrodzenia za pracę. Niełatwo bowiem będzie wówczas rozstrzygnąć, od którego momentu pracownikowi powinny się należeć wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych lub które godziny należy zrekompensować mu czasem wolnym.[/ramka]