Nikt nie pracuje cały czas. Pracownicy chodzą przecież na urlopy wypoczynkowe, bezpłatne, macierzyńskie itd. Ponadto choroby czy zdarzenia losowe powodują, że zatrudnieni nie przychodzą do firmy. Jednak o absencji i jej długości trzeba nie tylko powiadomić pracodawcę, ale i w odpowiedni sposób ją udokumentować. Procedurę usprawiedliwiania nieobecności w pracy i zasad udzielania pracownikom zwolnień od wykonywania zadań reguluje [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73958]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.)[/link].
[srodtytul]Określone powody[/srodtytul]
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika są zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie. Są to także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez zatrudnionego i uznane przez szefa za usprawiedliwiające absencję. Tak wynika z § 1 wspomnianego rozporządzenia.
Pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, z wydanych do niego przepisów wykonawczych lub z innych przepisów prawa. Taki obowiązek ciąży na nim w stosunku do pracownika:
- wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,
- na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
- wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; uwaga! łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego,
- na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji oraz pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym,
- na czas potrzebny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,
- wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty,
- będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych (PKBWK), ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego PKBWK do udziału w postępowaniu,
- będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi; pracodawca jest również zobowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy,
- w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej oraz w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym; tu łączny wymiar zwolnień nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu,
- będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady.
Ponadto pracodawca musi zwolnić od pracy pracownika:
- będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze,
- będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
- na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach.
[srodtytul]Śluby i pogrzeby[/srodtytul]
Pracodawca jest również zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
[srodtytul]Najlepiej uprzedzić[/srodtytul]
Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli jest ona z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Jednak nie zawsze będzie to możliwe. O ile np. wezwanie na rozprawę do sądu jest pracownikowi wcześniej znane, o tyle akcji ratowniczej, choroby czy wypadku nie da się przewidzieć. Co wtedy? Jak powiadomić przełożonego? Ile zgodnie z rozporządzeniem jest na to czasu? Otóż w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej absencji i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi powiadomienie szefa na czas. W szczególności uchybienie terminu uzasadnia obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.
[srodtytul]Listem albo przez kolegę[/srodtytul]
Zasady potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności powinny wynikać z przepisów wewnętrznych (regulamin pracy lub układ zbiorowy). Jeśli jednak firmowe przepisy milczą na ten temat, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Wówczas za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
[srodtytul]Papier na dowód[/srodtytul]
W ślad za informacją podającą przyczynę nieobecności pracownik powinien dostarczyć dowód na jej potwierdzenie. Generalnie będzie to zaświadczenie lub inny dokument wydany przez uprawniony podmiot (w tym organ administracji) albo jego własne oświadczenie. Zgodnie z § 3 rozporządzenia są nimi:
- zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych w tych przepisach,
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat ośmiu z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
[srodtytul]Kiedy wynagrodzenie [/srodtytul]
Za czas zwolnienia od pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikowi:
- będącemu stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym,
- za czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,
- będącemu ratownikiem GOPR, na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
- będącemu krwiodawcą za czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz za czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy oraz
- za dni przysługujące z okazji ślubu albo zgonu i pogrzebu osób.
W pozostałych przypadkach, które są wymienione w rozporządzeniu, co do zasady pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu – w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.
[srodtytul]Wagary mają konsekwencje [/srodtytul]
Za naruszenie obowiązku usprawiedliwienia swojej nieobecności pracownik może ponieść różne konsekwencje. Ich dotkliwość będzie uzależniona od stopnia naruszenia. Odmiennie bowiem ocenia się absencję w pracy bez formalnego usprawiedliwienia jej i przy jednoczesnym braku okoliczności usprawiedliwiających tę nieobecność, a inaczej sytuację, gdy faktycznie wystąpiła przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność, a pracownik naruszył jedynie procedurę jej usprawiedliwiania. Orzekał też o tym Sąd Najwyższy.
Przykładowo w [b]wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99) SN[/b] uznał, że zachowanie pracownika w przypadku formalnych uchybień nie powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. O takim naruszeniu można natomiast mówić, gdy nie zaistniały okoliczności usprawiedliwiające nieobecność, a mimo to pracownik nie stawił się do pracy.
[b]SN w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97)[/b] przyznał, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. SN podkreślił, że nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych.
W przypadku nieprzestrzegania przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji w pracy pracodawca może udzielić pracownikowi upomnienia lub nagany. Natomiast za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia grozi mu również kara pieniężna. Tak wynika z art. 108 k.p.
Czasem nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być nawet przyczyną zwolnienia. Jednak nie ma takiego przepisu, który wskazywałby, ile miałaby trwać taka absencja, aby pracodawca mógł rozwiązać umowę o pracę z zatrudnionym.
Dlatego przed podjęciem takiej decyzji należy zbadać wszystkie okoliczności sprawy. Jeżeli nieobecność pracownika miała szczególne konsekwencje dla pracodawcy, może usprawiedliwiać rozwiązanie stosunku pracy, nawet jeżeli taka sytuacja ma charakter jednorazowy [b](wyrok SN z 28 września 1981 r., I PRN 36/81[/b]). Czasem długotrwała nieobecność w pracy oznacza po prostu jej porzucenie i wtedy szef musi rozwiązać stosunek pracy.
[ramka][b]Przykład[/b]
W firmie obowiązuje regulamin pracy, zgodnie z którym pracownik musi najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności powiadomić pracodawcę
o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania. Pani Janina zachorowała. Źle się czuła i nie miała ochoty dzwonić do szefa, którego nie darzyła sympatią. Wiedziała, że nie ma nic pilnego do zrobienia. Nie miała też żadnych zaległości. Była pewna, iż szef nawet nie zauważy, że jej nie ma, a zakład nie ucierpi, gdy nie przyjdzie przez kilka dni. Dopiero po czterech dniach nieobecności w pracy, gdy zadzwoniła do niej zaniepokojona koleżanka z działu, postanowiła wysłać przełożonemu e-maila informującego o przyczynie absencji. Po upływie kolejnych trzech dni stawiła się w pracy i przyniosła zwolnienie od lekarza obejmujące cały okres nieobecności. Za takie zachowanie grozi jej kara porządkowa. Jednak szef nie powinien jej zwolnić dyscyplinarnie, gdyż co prawda z opóźnieniem, ale jednak usprawiedliwiła nieobecność, o ile jej ocena konieczności obecności w tym czasie była zgodna z opinią szefa (tj. nieobecność pracownika nie miała szczególnych konsekwencji dla pracodawcy).[/ramka]
[ramka][b]Gaszenie pożaru[/b]
Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, a w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym – na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która nią kierowała. [/ramka]
[ramka][b]Uwaga[/b]
Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy (czyli ten, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników), określa sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy w pisemnej informacji o podstawowych warunkach pracy, kierowanej do każdej nowo zatrudnionej osoby.[/ramka]
[ramka][b]Odpoczynek po delegacji[/b]
Jeżeli pracownik powrócił z podróży służbowej w takim czasie, że do rozpoczęcia godzin pracy pozostało mniej niż osiem godzin, to może nie świadczyć pracy w tym dniu, usprawiedliwiając swoją nieobecność poprzez złożenie stosownego oświadczenia.[/ramka]
[ramka][b]Zwolnienie od medyka można podważyć[/b]
Stwierdzona w orzeczeniu lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko obowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu. Potwierdził to [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 20 października 1998 r. (I PKN 397/98)[/b].
Jednak zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy z powodu choroby pracownika jest środkiem dowodowym podlegającym ocenie sądu. Potwierdził to [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2000 r. (I PKN 493/99)[/b].[/ramka]
[ramka][b]Uwaga[/b]
Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania angażu bez wypowiedzenia. Mówi o tym art. 41 k.p.[/ramka]
masz pytanie, wyślij e-mail do autorki [mail=s.gortynska@rp.pl]s.gortynska@rp.pl[/mail]
