Opracowuję punkt w regulaminie wynagradzania dotyczący usprawiedliwiania nieobecności. We wzorze spotkałam się z takim sformułowaniem: „dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy pracownik jest obowiązany doręczyć pracodawcy najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy po okresie nieobecności”. Czy taki zapis mogę zmienić na: „dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy pracownik jest obowiązany doręczyć pracodawcy w ciągu siedmiu dni od dnia zdarzenia, które usprawiedliwia nieobecność”? Czy proponowany zapis jest zgodny z przepisami?
Zaproponowane we wzorze rozwiązanie jest korzystniejsze dla pracowników, ale wyłącznie przy dłuższych zwolnieniach lekarskich, tj. obejmujących więcej niż tydzień. Pracownik musi dostarczyć pracodawcy (tj. płatnikowi zasiłków lub składek) zaświadczenie lekarskie usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania. Tak stanowi art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Zatem przy krótkich zwolnieniach, obejmujących mniej niż siedem dni, proponowane we wzorze rozwiązanie okazałoby się mniej korzystne dla załogi, niż wynika to z powszechnych regulacji. Jednak takie działanie byłoby niezgodne z prawem, a co za tym idzie nieważne. W jego miejsce należy zastosować odpowiednie przepisy, czyli w tym wypadku art. 62 ustawy zasiłkowej (art. 18 kodeksu pracy ).
Najbezpieczniej więc w wewnątrzzakładowych regulacjach zobowiązać pracowników, aby dostarczali zwolnienie nie później niż siedem dni od daty jego otrzymania. Jeśli zatrudniony nie dotrzyma tego terminu, ZUS może mu obniżyć zasiłek chorobowy o 25 proc. od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia, chyba że nie przekazał go z przyczyn niezależnych od siebie (art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Prawa takiego uszczuplenia nie ma natomiast pracodawca przy wynagrodzeniu chorobowym.
Aby zdyscyplinować pracowników do terminowego usprawiedliwiania nieobecności w pracy, szef może jedynie stosować kary porządkowe (tj. upomnienia lub nagany) za opóźnienia (art. 108 §1 k.p.). Zawinione spóźnienie w usprawiedliwianiu nieobecności w pracy stanowić będzie naruszenie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie porządku (art. 100 § 2 pkt 2 k.p.).
Ponadto pracodawcy wolno w wewnątrzzakładowych przepisach zobowiązać podwładnych, aby informowali go o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy najpóźniej w drugim dniu tej nieobecności (§ 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU nr 60, poz. 281 ze zm.). Pracodawca jest bowiem odpowiedzialny za zapewnienie ciągłości pracy i związane z tym zorganizowanie zastępstwa za nieobecnego. Przekazana wcześniej informacja o tym, ile pracownika nie będzie w pracy, umożliwi służbom księgowym uwzględnić to przy naliczaniu wynagrodzenia za pracę. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione jedynie szczególnymi okolicznościami, np. obłożną chorobą pracownika połączoną z nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.
Przyjęty u pracodawcy sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien być uregulowany w regulaminie pracy, a nie regulaminie wynagradzania (art. 104
1
§ 1 pkt 9 k.p.). Jest to o tyle istotne, że przed dopuszczeniem do pracy każdy pracownik musi zostać zapoznany jedynie z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.). Obowiązek taki nie dotyczy natomiast regulaminu wynagradzania, który jest tylko podawany do wiadomości ogółu załogi, w sposób przyjęty w zakładzie. Oczywiście nie ma przeszkód, aby zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy zostały powtórzone w regulaminie wynagradzania.
