Marcin Wojewódka, radca prawny w Wojewódka Pabisiak Kancelaria Radców Prawnych

Zasada wynikająca z kodeksu pracy jest taka, iż urlopu należy udzielać zgodnie z planem urlopów przygotowanym u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 163 § 1 k.p. plan urlopów ustala samodzielnie pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski zatrudnionych i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przepisy zezwalają jednak firmom na nieustalanie planu urlopów. Możliwe jest to wówczas, gdy działająca u danego pracodawcy zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę lub gdy organizacji związkowej nie ma. W takich wypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z zainteresowanym, również biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu.

Należy pamiętać, iż co do zasady pracodawca nie jest związany wnioskiem danej osoby zawierającym propozycję konkretnego terminu urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że może taki wniosek uwzględnić, ale może też – kierując się właśnie koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy – odrzucić go.

Jednakże w dwóch wypadkach przepisy przewidują obligatoryjne związanie pracodawcy treścią wniosku osoby zatrudnionej. Pierwszy – to przewidziany przez art. 1672 k. p. tzw. urlop na żądanie. Może on mieć zastosowanie do wszystkich pracowników.

Drugi wypadek natomiast dotyczy tylko ściśle określonej grupy. Mianowicie pracodawca musi udzielić urlopu w terminie wskazanym we wniosku pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

Zarówno doktryna, jak i orzecznictwo bardzo wyraźnie podkreślają, iż dla skutecznego ustalenia terminu urlopu wypoczynkowego konieczne jest osiągnięcie porozumienia między pracownikiem a pracodawcą. Co więcej, osoba, która złożyła wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Zdarza się jednak, że pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w tym w szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy albo urlopu macierzyńskiego. W takiej sytuacji (art. 165 k. p.) niewykorzystaną część urlopu może przesunąć, a pracodawca jest obowiązany udzielić go w terminie późniejszym. Ale też niezbędny jest wniosek pracownika z określeniem terminu.

Obowiązująca w polskim prawie pracy zasada uzgadniania terminu urlopu wypoczynkowego przez strony ma jeszcze jedną konsekwencję. Dotyczy ona osoby, która z powodu długotrwałej nieobecności w pracy nie została objęta planem urlopów. Oczywiście, może skorzystać z prawa do urlopu, ale nie może to nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody pracodawcy.

Nawet w sytuacji, gdy w danej firmie nie ma planu urlopów wypoczynkowych – samo złożenie wniosku o urlop nie usprawiedliwia nieobecności pracownika.

Należy również pamiętać o obowiązującej zasadzie równego traktowania zatrudnionych w zakresie warunków pracy i płacy.

Można przyjąć, iż przyznanie danej osobie pierwszeństwa w stosunku do innych pracowników w zakresie możliwości skorzystania z urlopu wypoczynkowego w danym atrakcyjnym terminie tylko z tego powodu, iż wychowuje ona dzieci w wieku szkolnym, mogłoby zostać uznane za nierówne traktowanie pracowników ze względu na ich sytuację rodzinną. To prawda, że art. 183a k.p. nie zawiera w katalogu takiej przyczyny nierówności. Niemniej jednak z dużą dozą prawdopodobieństwa można stwierdzić, iż – zwłaszcza w świetle użytego w tym przepisie sformułowania „w szczególności” – postanowienie zakładowego regulaminu pracy, które wprowadzałoby takie preferencje, mogłoby zostać uznane za naruszające dyspozycję wskazanego artykułu kodeksu pracy.