- Na początku bieżącego roku zamówiliśmy prenumeratę czasopisma branżowego. Jak powinniśmy ująć w księgach jej koszty? – pyta czytelniczka.
Prenumeraty czasopism charakteryzują się okresowością (tygodniki, miesięczniki, kwartalniki itd.) i najczęściej są opłacane z góry. Te cechy sprawiają, że koszty związane z ich zakupem zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zalicza się do czynnych rozliczeń międzyokresowych, gdyż niewątpliwie dotyczą one przyszłych okresów. Odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinno się dokonywać proporcjonalnie do okresu, jakiego dotyczy prenumerata. I tak np. dla prenumeraty rocznej miesięczne odpisy będą stanowiły 1/12 kosztu jej zakupu.
Zasada memoriału
Stosowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów znajduje swoje uzasadnienie również w zasadzie memoriału, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 uor). Takie rozwiązanie ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy zakupiona prenumerata dotyczy kilku okresów sprawozdawczych, gdy pozwala aktywować koszty w odpowiednim momencie, dzięki czemu uzyskujemy rzeczywisty obraz wyniku finansowego.
Przykład
Załóżmy, że spółka zakupiła roczną prenumeratę czasopisma od kwietnia 2015 r. Otrzymała fakturę pro-forma, po czym zrealizowała przelew na kwotę 738 zł. Następnie otrzymała fakturę VAT o wartości brutto zgodnej z przelaną kwotą. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
Ewidencja księgowa będzie wyglądała następująco:
1. Opłacenie prenumeraty:
Wn „Rozrachunki z dostawcami" 738 zł
Ma „Rachunek bieżący" 738 zł
2. Otrzymanie faktury VAT za prenumeratę:
Wn „Rozliczenie zakupu" 600 zł
Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie" 138 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami" 738 zł
3. Rozliczenie faktury:
Wn „Zużycie materiałów i energii" 600 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 600 zł
4. Zaliczenie kosztów do rozliczenia w czasie:
Wn „RMK czynne" 600 zł
Ma „Rozliczenie kosztów" 600 zł
5. Miesięczny odpis prenumeraty:
600 zł/12 miesięcy = 50 zł/ miesiąc
Wn „Koszty zarządu" 50 zł
Ma „RMK czynne" 50 zł
Gdyby spółka prowadziła ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4, księgowanie faktury za prenumeratę na rozliczeniach międzyokresowych kosztów nie miałoby wpływu na zmianę stanu produktów.
Przykład
Załóżmy, że dane są takie same jak w poprzednim przykładzie, z tym że firma prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. W takiej sytuacji ewidencja księgowa wyglądałaby następująco:
1. Opłacenie prenumeraty:
Wn „Rozrachunki z dostawcami" 738 zł
Ma „Rachunek bieżący" 738 zł
2. Otrzymanie faktury VAT za prenumeratę:
Wn „Rozliczenie zakupu" 600 zł
Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie" 138 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami" 738 zł
3. Zaliczenie kosztów do rozliczenia w czasie:
Wn „RMK czynne" 600 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 600 zł
4. Miesięczny odpis prenumeraty:
600 zł/12 miesięcy = 50 zł/ miesiąc
Wn „Zużycie materiałów i energii" 50 zł
Ma „RMK czynne" 50 zł
Uwaga! Koszty prenumeraty związane z jej papierowym wydaniem powinno się księgować na koncie „Zużycie materiałów i energii". Natomiast w przypadku prenumeraty w postaci elektronicznego dostępu do danych – jako „Usługi obce".
Możliwe uproszczenie
W zależności od tego, czy koszty związane z prenumeratą czasopisma są istotne czy nie, spółka może zrezygnować z rozliczenia kosztów w czasie i całość wydatków na prenumeratę odnieść bezpośrednio w koszty. Informacje o tego typu uproszczeniu zgodnie z art. 4 ust. 4 uor powinny zostać zawarte w polityce (zasadach) rachunkowości firmy. Jeżeli w spółce występuje więcej kosztów o podobnym charakterze (np. z tytułu czynszów lub polis ubezpieczeniowych), to należy sprawdzić, czy pomimo tego, że pojedynczo są to koszty nieistotne, sumarycznie nie będą w sposób znaczący zniekształcać wyniku finansowego (art. 8 ust. 1 uor).
Autorka jest starszym konsultantem w departamencie audytu Grupa ECA
