Księgowość: dlaczego warto przeanalizować zakładowy plan kont

Zakładowy plan kont tworzony jest obligatoryjnie przez wszystkie osoby prawne oraz inne podmioty gospodarcze, które mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Dostosowany do specyfiki firmy, obejmujący konta potrzebne do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych typowych dla konkretnej jednostki, ma duże znaczenie dla informacji zarządczej.

Plany kont w spółkach często niewiele się od siebie różnią. Wynika to zazwyczaj z tego, że przedsiębiorstwa, tworząc plan kont dla swojej jednostki, opierają się na wzorcach publikowanych w prasie fachowej. To zbyt daleko idące uproszczenie.

Plan kont musi nie tylko spełniać wymogi formalne zdefiniowane w ustawie ?z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 330 ze zm.) >patrz ramka (w sprawach nieuregulowanych ?w ustawie jednostki mogą stosować wytyczne krajowych czy międzynarodowych standardów rachunkowości). Najistotniejszy jest cel, jakiemu ta dokumentacja ma służyć.

Podstawowe cele

Dostosowany do specyfiki firmy zakładowy plan kont, który obejmuje konta potrzebne do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych typowych dla konkretnej jednostki, ma duży wkład w informację zarządczą. Rachunkowość zarządcza obejmuje wykorzystywanie informacji pochodzących z systemu rachunkowości do kierowania jednostką i jej działalnością, budżetowania oraz podejmowania długookresowych decyzji dotyczących strategii przedsiębiorstwa. Co ważne, zakładowy plan kont powinien zostać utworzony ?w taki sposób, aby gwarantował realizację podstawowych funkcji: zapewnienie zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, uproszczenie procesu raportowania ?i analizy danych finansowych, a także sprawne przeprowadzenie rozliczenia podatkowego.

Odpowiednie zorganizowanie zakładowego planu kont jest elementem niezbędnym do wdrożenia w przedsiębiorstwie rozwiązań controllingowych i rozliczania kierowników z uzyskiwanych efektów oraz  powierzonych im zadań, a także realizacji budżetu. Zapewnia też łatwy dostęp do raportów i zestawień generowanych ?z systemów księgowych potrzebnych kadrze zarządzającej w danym zakresie. Taki sposób wdrożenia rachunkowości zarządczej poleca się w szczególności małym ?i średnim przedsiębiorstwom. Jest rozwiązaniem stosunkowo niedrogim ze względu na to, że nie wymaga zakupu dodatkowego oprogramowania oraz zatrudniania kolejnych pracowników.

W celu sprawnego rozliczania kosztów powstałych w każdej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa należy dokonać takiej modyfikacji zakładowego planu kont, aby pozwalał on na bieżące kontrolowanie kosztów ponoszonych przez te poszczególne jednostki. W związku z tym konieczne jest stworzenie w firmie zasad rozliczania kosztów według miejsc ich powstawania. Dzięki temu możliwa będzie kontrola ich poziomu w każdej jednostce organizacyjnej, w dowolnym momencie, bez prowadzenia dodatkowych ewidencji.

Obok został przedstawiony przykładowy fragment planu kont w przypadku przyjęcia przez jednostkę takiego rozwiązania.

Najlepsza pora na aktualizację

Bez względu na datę podjęcia decyzji ?o wprowadzeniu zmian do planu kont obowiązuje generalna zasada, że nowy wykaz kont stosuje się od pierwszego dnia danego roku obrotowego. Zmiana taka nie pociąga za sobą automatycznie zmiany zasad polityki rachunkowości, oczywiście pod warunkiem, że zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych pozostaną bez zmian. W praktyce oznacza to, że najlepszym momentem na przegląd planu kont oraz jego ewentualną aktualizację jest koniec roku obrotowego.

Nie zawsze jednak wprowadzenie zmian w planie kont jest możliwe z wyprzedzeniem. W wielu przypadkach osoby podejmujące tego typu decyzje nie są w stanie przewidzieć wystąpienia sytuacji, która potencjalnie mogłaby tych zmian wymagać. Wynika to z warunków obecnej, dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej. Organy zarządcze często zmuszone są do dokonywania nagłych zmian w ewidencji księgowej i odpowiedniego uwzględnienia nowego planu kont we wcześniejszych okresach sprawozdawczych trwającego roku obrotowego.

Kiedy modyfikacje są konieczne

Przyczyny zmian planu kont mogą być różne, np. zmiana profilu działalności czy rozpoczęcie w trakcie roku produkcji, która dotychczas w jednostce nie występowała, a która oznacza konieczność rozpoczęcia ewidencji produktów gotowych i półproduktów w odpowiedniej, nowej dla jednostki grupie kont. Innym przykładem jest konieczność dostosowania planu kont jednostki do nowych potrzeb wewnętrznego (zarząd, dział controllingu), jak i zewnętrznego (zmiana przepisów podatkowych, sprawozdawczość statystyczna) raportowania. Nowe raporty oznaczają bowiem często konieczność wyodrębnienia kolejnej grupy kosztów albo przyporządkowania ich poszczególnym komórkom organizacyjnym.

Innym, bardzo istotnym bodźcem do zmian zakładowego planu kont są wewnętrzne zmiany organizacyjne lub wcielenie do grupy kapitałowej, gdy jednostka musi uwzględnić rozwiązania wdrażane przez grupę i dostosować politykę rachunkowości (w tym zakładowy plan kont) do standardów w niej przyjętych. Wymienione zmiany są tym istotniejsze, że spójne rozwiązania pozwalają na łatwiejsze generowanie informacji sprawozdawczej na poziomie grupy i poprawne sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych.