Pracuję w małej firmie produkcyjnej jako osoba zajmująca się praktycznie wszystkimi sprawami biurowymi. Do moich obowiązków należy m.in. przekazywanie do biura rachunkowego dokumentów finansowo – księgowych i kadrowych. Mój szef wie, że jestem osobą zorganizowaną i solidną. Jednak mam wątpliwości, czy moje zdanie wystarczy przeciw zdaniu szefowej biura rachunkowego. W jaki sposób mogę się zabezpieczyć przed odpowiedzialnością w sytuacji, kiedy pracownicy biura zgubią lub zapodzieją jakiś dokument księgowy, który ja im przekazałam? – pyta czytelniczka.
Jeśli firma powierza prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych kancelarii podatkowej czy biuru rachunkowemu, to właśnie kancelaria czy biuro rozlicza firmę w zakresie podatków. Chyba jedynym obowiązkiem firmy w tym przypadku jest terminowa wpłata kwoty podatku na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.
W praktyce to „powierzenie" wszelkich dokumentów finansowo-księgowych następuje poprzez przekazanie z ręki do ręki, bez zbędnych formalności czy procedur. Czy jest to słuszne postępowanie? Trzeba wziąć pod uwagę, że to kierownik jednostki (np. właściciel firmy) odpowiada w sposób bezpośredni za dokumentację księgową firmy. Aby mieć pewność właściwego wypełniania obowiązków w tym zakresie warto podjąć kroki, które dadzą poczucie pewnego bezpieczeństwa. Mowa o procedurze potwierdzania odbioru złożonych dokumentów. Skoro bowiem kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność karną skarbową za niedopełnienie właściwego prowadzenia dokumentacji księgowej, to ma pełne prawo żądać potwierdzenia odbioru dokumentacji przez biuro rachunkowe.
Przykład
PRACOWNIK BIURA POMINĄŁ FAKTURĘ
Jolanta Radowiecka – pracownik firmy budowlanej odpowiedzialna za kontakty z biurem rachunkowym w sierpniu 2013 roku przekazała do biura wszystkie faktury dotyczące tego miesiąca. Pracownik biura nie zaksięgował jednej faktury. Chodzi o fakturę nr 233/2013 z 23 sierpnia 2013 r. na kwotę netto 900 zł, która dotyczyła zakupu pompy. Wydatek ten był konieczny do awaryjnej naprawy w prywatnym budynku mieszkalnym.
Faktura z tytułu sprzedaży usługi naprawy została wystawiona 25 sierpnia 2013 roku. Po pewnym czasie okazało się, że pracownik biura – w natłoku zajęć – włożył fakturę zakupu do innego segregatora i zapomniał o niej.
Gdyby pani Jolanta nie posiadała potwierdzenia odbioru dokumentacji, a pracownik biura zaprzeczył, że fakturę otrzymał - wina mogłaby spaść na pracownika firmy budowlanej, czyli panią Jolantą.
Także zarząd
Kierownikiem jednostki, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, jest osoba lub organ jedno lub wieloosobowy (zarząd) uprawniony do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Tak określony kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy obowiązki z zakresu rachunkowości zostały powierzone innej osobie za jej zgodą.
Przy powierzaniu prowadzenia ksiąg firmy kancelarii podatkowej czy biuru rachunkowemu należy zadbać o to, aby uzyskać potwierdzenie odebrania dokumentów (jeżeli sama kancelaria czy biuro nie dba w ten sposób o swoje interesy). Nie chodzi o kształtowanie większej biurokracji niż dotychczasowa, lecz o komfort w kontaktach firma-biuro. Przekazanie takie może nastąpić na kartce potwierdzającej odbiór sztuk dokumentów określonego rodzaju z datą i podpisem.
Gotowy formularz
Aby profesjonalnie podejść do problemu, można stworzyć gotowy formularz do wypełnienia każdorazowo przy przekazaniu dokumentacji. Formularz ten pozwoli stwierdzić co, kiedy i komu zostało przekazane.
Przykład
Z PROTOKOŁEM
Andrzej Nowak – właściciel firmy PPHU „Afrodyta", po zakończeniu miesiąca całą dokumentację księgową swojej firmy zawozi osobiście do biura rachunkowego, z którym zawarł umowę na świadczenie usług księgowych. Dokumenty – zgodnie z umową – są przekazywane protokolarnie, najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca. Wszystkie dokumenty są wymienione w protokole, który sporządza pracownica firmy PPHU „Afrodyta" - księgowa Weronika Szymanowicz.
