Przedsiębiorcy, którzy z okazji właśnie rozpoczętych ferii planują oferować dofinansowanie do zimowego wypoczynku dzieciom swoich pracowników i zleceniobiorców, powinni przeprowadzić wnikliwą analizę planowanej dobroczynności. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów związanych z rozliczeniem takiego dofinansowania i na pułapki, które czyhają na przedsiębiorcę, jeżeli nie dopełni wymagań formalnych.
Przykład
Prezes małej firmy cukierniczej, zatrudniającej dziesięciu pracowników, który nie posiada zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jako pasjonat narciarstwa postanowił zorganizować dla pracowników i ich rodzin tygodniowy wyjazd do Zakopanego. Opłacił im przejazd firmowym autokarem oraz pobyt w zaprzyjaźnionym hotelu, którego właściciel ma szkółkę narciarską. W ramach pobytu zagwarantował gościom naukę jazdy na nartach. Wszyscy pracownicy wyrazili chęć uczestnictwa. Ośmioro pracowników to rodzice dzieci w wieku do 12. roku życia, jeden z nich 20-latka, jeden jest ojcem, którego syn drugiego dnia wyjazdu skończy 18 lat. Każdy pracownik zabrał osobę towarzyszącą i każdy z nich ma jedno dziecko. Całkowity koszt wyjazdu wynosił 2800 zł na trzyosobową rodzinę (2000 zł za rodziców, 800 zł za dziecko). Prezes zapewnił pracowników, że oprócz zadowolenia i możliwości bezpłatnej nauki jazdy na nartach ich prezent nie będzie opodatkowany. Godna pochwały postawa prezesa nie została jednak przemyślana i zaplanowana tak, aby skorzystać z obowiązujących zwolnień podatkowych.
Preferencje w PIT
Przede wszystkim, kiedy opłaca się wypoczynek dla dzieci pracowników ze środków obrotowych firmy, nie działa pełne zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych (jak to ma miejsce przy dopłatach z funduszu socjalnego). Nawet jeżeli zostaną spełnione wszystkie wytyczne, o których będzie mowa dalej, to zwolnienie nie może przekroczyć 760 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 78b ustawy o PIT).
Ulga ta dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób fizycznych, nie obejmuje składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Gdy źródłem dofinansowania są środki obrotowe pracodawcy, podstawę do naliczenia składek stanowią zarówno 760 zł, jak i kwota ponad ten limit.
Prawo do ulgi w podatku przysługuje natomiast pod warunkiem, że dopłata do wypoczynku dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18, a wypoczynek ten został zorganizowany:
- przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie (może to być biuro turystyczne, ale też szkoła, kościół, stowarzyszenie, organizacja charytatywna, fundacja, których działalnością statutową jest organizowanie wypoczynku),
- w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonych z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych.
Zwolnienie z opodatkowania obejmuje też przejazdy i dojazdy w miejsce wypoczynku. Czy zatem prezes z przykładu może skorzystać ze wspomnianego zwolnienia? Jego firma w żaden sposób nie jest związana z działalnością z zakresu wypoczynku. Ta hojność nie zostanie zatem objęta ulgą w podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ważny wiek dziecka
Artykuł 21 ustawy o PIT określił górną granicę wieku dziecka, dla którego można zastosować ulgę. Zakładając, że wyjazd został zorganizowany przez odpowiedni podmiot, a w firmie działa fundusz socjalny, z którego pokryto cały koszt wypoczynku dziecka, to dofinansowanie może być zwolnione z podatku, gdy dotyczy dzieci do 18. roku życia.
Wobec wspomnianego w przykładzie 20-latka nie można więc zastosować zwolnienia; cała kwota dopłaty stanowi podstawę opodatkowania. Jeżeli chodzi o dziecko, które drugiego dnia wyjazdu skończyło 18 lat, zastosowanie ma ulga ustalona w proporcjonalnej wysokości. Takie stanowisko zajął naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (interpretacja nr 1471/DPF/415/67/2007/PP), który stwierdził, że możliwość zwolnienia z podatku zależy od wieku dziecka w czasie korzystania z wypoczynku, a nie w momencie wypłaty dofinansowania. Przy czym ulgą może być objęta tylko część dopłaty do dnia ukończenia pełnoletności.
Nadaremne jest natomiast szukanie podstawy prawnej oraz interpretacji indywidualnych, które zezwalałyby na stosowanie zwolnienia wobec rodziców, opiekunów dzieci, którym pracodawca finansuje wypoczynek. W przypadku źródła finansowania ze środków obrotowych całkowity koszt poniesionego wydatku na wypoczynek rodziców lub opiekunów stanowi zarówno podstawę opodatkowania, jak również podstawę składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład
Załóżmy, że mija kolejny rok i prezes z poprzedniego przykładu rozbudował firmę. Obecnie jest właścicielem sieci cukierni w całym kraju, zatrudnia 120 pracowników. Nauczony doświadczeniem, po raz kolejny postanawia obdarować swoich pracowników i ich rodziny wyjazdem na ferie zimowe. Źródłem finansowania będzie utworzony w firmie fundusz socjalny. Wypoczynek zostanie zorganizowany przez biuro podróży, którego działalność związana jest wyłącznie z organizacją wyjazdów na ferie zimowe dla dzieci. Każdy ze 120 pracowników może jechać ze swoim dzieckiem bez osób towarzyszących. Tak się składa, że każdy pracownik jest rodzicem dziecka do lat 15 i każdy wyraził chęć uczestnictwa w wyjeździe. Koszt uczestnictwa wyniesie 1800 zł na pracownika i 1200 zł na dziecko.
Wszystkim po równo
Wydawać by się mogło, że tym razem zostały spełnione wszystkie kryteria, dzięki którym można zastosować zwolnienie z podatku: źródło finansowania, organizator, wiek dzieci oraz brak osób towarzyszących. Nie wystarczy jednak sfinansować wyjazd z funduszu socjalnego. Przyznanie dofinansowania oraz kwota dopłaty powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej obdarowywanego (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Zatem dofinansowanie w tej samej kwocie wypoczynku dzieciom wszystkich pracowników nie może korzystać ze zwolnienia z PIT. Ponadto nie ma znaczenia, że w wyjeździe biorą udział wyłącznie pracownicy, bez osób towarzyszących. Nie można zastosować wobec nich pełnego zwolnienia. Jeżeli zostanie spełniony warunek kwalifikacji dofinansowania, wobec pracownika może zostać zastosowane zwolnienie do 380 zł w roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Przykład
Mija kolejny rok i chociaż nasz prezes zatrudnia tylu samych pracowników co w ubiegłym roku, w tym roku postanawia działać zgodnie z literą prawa. Według regulaminu zfśs pracownicy, którzy mają ciężką sytuację finansową i życiową, mogą skorzystać z dofinansowania wypoczynku dla dzieci. W tym celu muszą złożyć wniosek do działu HR z opisem swojej sytuacji, oświadczeniem o wieku dziecka oraz o wysokości przychodu na członka rodziny. W ustalonym terminie komisja rozpatruje wnioski i przyznaje najbardziej potrzebującym kwotę dofinansowania do wypoczynku. W pełni korzystają oni ze zwolnień podatkowych.
Wydawałoby się, że lata potknięć doprowadziły do idealnego rozwiązania, ale nie do końca tak jest. Chociaż przepisy nie precyzują dokładnie sposobu dokumentowania przez pracownika wydatków poniesionych na wyjazd dziecka do lat 18 na ferie zimowe, to jednak na pracodawcy ciąży obowiązek udokumentowania rzeczywistego wykorzystania dofinansowania przez pracownika. Warto zatem w obowiązującym regulaminie zfśs lub innych wewnątrzzakładowych dokumentach opisać dokładnie sposób dokumentowania dopłat do wypoczynku dzieci pracowników.
Magdalena Ciałkowska, ekspert zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO
podstawa prawna: art. 21 ust. 1 pkt 67 i 78b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.)
podstawa prawna: art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111)
podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236)
