Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (i pozostałych świadczeń z ubezpieczenia społecznego) ustala się jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy poprzedzających ten, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy, średnią ustala się z przychodu za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego. Wynika to z art. 36 ustawy zasiłkowej.

30 przeciętnych płac

Z definicji wynagrodzenia wynika, że chodzi o przychód pracownika, który stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych z niego składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych z jego środków. Zwykle jest to 13,71 proc. Jeśli jednak przychód pracownika osiągnął w danym roku graniczną wysokość, po przekroczeniu której nie pobiera się już składek emerytalno-rentowych, od wynagrodzenia pracownika odlicza się tylko faktyczną wysokość potrąconych składek. Ta granica to równowartość 30 stawek prognozowanej na dany rok wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2015 r. jest to 118 770 zł.

Faktyczne odliczenie

Zatem licząc zasiłek, pracodawca nie zawsze odlicza 13,71 proc. z przychodu. Może się bowiem okazać, że z pensji pracownika już dawno potrącanych jest mniej składek.

Jeżeli w danym miesiącu dojdzie do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i pracodawca potrąci je tylko od części przychodu pracownika (od pełnego – tylko składkę chorobową), w podstawie zasiłkowej ma uwzględnić wypłaconą za ten miesiąc pensję po odliczeniu faktycznie pobranych składek. W tym celu trzeba obliczyć ich średni wskaźnik i przy jego uwzględnieniu ustalić właściwe pomniejszenie.

Z kolei wynagrodzenie za te miesiące, gdy zakład pobrał wyłącznie składkę chorobową (następujące po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia), pensję pomniejsza się tylko o wartość procentową tej składki, tj. o 2,45 proc.

Za wysokie potrącenie

Zdarza się, że przychód pracownika przekroczył 30-krotność przeciętnego miesięcznego prognozowanego wynagrodzenia, a płatnik nadal nalicza składki emerytalno-rentowe. Dochodzi wówczas do ich nadpłaty.

Gdy po miesiącach, za które z pensji pracownika potrącono zbyt dużo składek, pobierał on wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, świadczenia te zostały zaniżone. Jego przychód, który uwzględniono w podstawie wymiaru zasiłku za miesiące, w których doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, pomniejszono bowiem o wyższą niż należna kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. To z kolei spowodowało zaniżenie podstawy zasiłkowej.

Po ujawnieniu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek i po ich zwrocie zatrudnionemu, trzeba zatem przeliczyć również zaniżoną wartość zasiłku, a następnie wypłacić jego wyrównanie.

Wyrównania zasiłku nie należy wypłacać, jeżeli roszczenie o to świadczenie uległo przedawnieniu >> patrz ramka.

podstawa prawna: art. 3 pkt 3, art. 36, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., zwana ustawą zasiłkową)

Różne terminy przedawnienia

Roszczenie o wypłatę wynagrodzenia chorobowego, tak jak inne roszczenia ze stosunku pracy, przedawnia się po upływie trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Natomiast roszczenie o wypłatę bądź wyrównanie zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego przedawnia się z upływem sześciu miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje zasiłek bądź jego wyrównanie. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy niezgłoszenie roszczenia o wypłatę świadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej. Wówczas termin sześciu miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie żądania. Natomiast w sytuacji, gdy niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłków – płatnika składek albo ZUS, roszczenie o zasiłek przedawnia się z upływem trzech lat (art. 67 ustawy zasiłkowej).

Przykład

W sierpniu br. spółka zwróciła pracownikowi składki ZUS z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, które nastąpiło w październiku 2014 r. Osoba ta została zatrudniona w spółce od 1 lipca 2014 r. Pracodawca nie zażądał, aby wskazała podstawę wymiaru, od której składki naliczył w 2014 r. poprzedni pracodawca. Na podstawie własnej dokumentacji płacowej spółka nie ustaliła natomiast przekroczenia 30-krotności w roku zatrudnienia. W efekcie naliczyła pełne składki za wszystkie miesiące 2014 r. Oprócz płacy zasadniczej pracownik ma prawo do:

- dodatku stażowego wypłacanego na podstawie przepisów płacowych za okresy wszystkich absencji chorobowych oraz

- premii kwartalnej pomniejszanej za okresy pobierania świadczeń chorobowych.

Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu oraz maju 2015 r. Za okres tych niezdolności spółka wypłaciła mu:

- wynagrodzenie chorobowe w wysokości 2634,10 zł za 14 dni stycznia,

- zasiłek chorobowy w kwocie 5456,35 zł za 29 dni maja (pracownik po 50. roku życia) w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru.

Kwoty te ustaliła na podstawie kartoteki płacowej, uwzględniając w podstawie wymiaru przychód za te miesiące >patrz kartoteka.

Podstawę wymiaru zasiłku zakład ustalił, uwzględniając wynagrodzenie zasadnicze oraz premię kwartalną w następujący sposób:

- [5200 zł – 712,92 zł (tj. 13,71 proc. z 5200 zł) = 4487,08 zł x 3 m-ce = 13 461,24 zł] + [6100 zł – 836,31 zł (tj. 13,71 proc. z 6100 zł) = 5263,69 zł x 3 m-ce = 15 791,07 zł] = 29 252,31 zł

- 29 252,31 zł : 6 m-cy = 4875,39 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie)

- [6240 zł – 855,50 zł (tj. 13,71 proc. z kwoty 6240 zł) = 5384,50 zł] + [8920 zł – 1222,93 zł (tj. 13,71 proc. z 8920 zł) = 7697,07 zł] = 13 081,57 zł

- 13 081,57 zł : 6 = 2180,26 zł (1/6 premii kwartalnych wypłaconych za 2 kwartały pozostawania pracownika w zatrudnieniu poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy)

- 4875,39 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) + 2180,26 zł (1/6 premii kwartalnych) = 7055,65 zł (podstawa wymiaru zasiłku)

- 7055,65 zł x 80 proc. = 5644,52 zł : 30 = 188,15 zł (kwota świadczenia chorobowego w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru za jeden dzień niezdolności do pracy)

- [188,15 zł x 14 dni choroby w styczniu = 2634,10 zł (kwota wynagrodzenia chorobowego za styczeń) + 188,15 zł x 29 dni niezdolności do pracy w maju = 5456,35 zł (kwota zasiłku za maj] = 8090,45 zł (łączna kwota zasiłku wypłaconego za 50 dni niezdolności do pracy)

Po uzyskaniu informacji z ZUS o zaistniałym w październiku 2014 r. przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przez pracownika oraz rozliczeniu się z nim z nadpłaty, podstawa wymiaru i kwoty naliczonych składek z wcześniejszych miesięcy przedstawia się następująco >patrz korekta kartoteki.

W tej sytuacji powstała konieczność przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku i wypłacenia zatrudnionemu wyrównania. Rzeczywiste składki potrącone w uwzględnianych miesiącach – tj. od października do grudnia 2014 r. – stanowią bowiem inny procent niż uwzględniony przez pracodawcę przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku (inny niż 13,71 proc.).

Ponieważ w październiku 2014 r. doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i zostały one naliczone od części przychodu podwładnego, dla tego miesiąca trzeba ustalić średni wskaźnik potrąconych składek. Ustalając wysokość wynagrodzenia za październik, które trzeba wliczyć do podstawy zasiłkowej, płatnik nie może go pomniejszyć o łączną kwotę potrąconych w tym miesiącu składek (tj. o 644,98 zł). Nie wszystkie składniki, od których została naliczona składka na ubezpieczenie chorobowe wchodzą bowiem do podstawy zasiłkowej. Nie uwzględnia się w niej dodatku stażowego, bo przysługuje on również za okres niezdolności do pracy. Natomiast te składki zostały naliczone zarówno od przychodu uwzględnianego w podstawie wymiaru zasiłku (płaca zasadnicza), jak również od przychodu niepodlegającego uwzględnieniu (dodatek stażowy).

W tej sytuacji płatnik musi ustalić średni wskaźnik składek potrąconych w październiku. Następnie tym wskaźnikiem ustali pomniejszenie wynagrodzenia. W ten sposób ustali kwotę, którą należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku za ten miesiąc.

Średni wskaźnik potrąconych składek płatnik ustala, posługując się wzorem (patrz: rys. 1):

Dla października wskaźnik ten wynosi 9,61 proc., zgodnie z wyliczeniem:

- 644,98 zł (składki ZUS finansowane przez pracownika w październiku) x 100 : 6710 zł = 9,61 proc.

Nie ma potrzeby ustalać średniego wskaźnika potrąconych składek dla listopada i grudnia. Oczywiste jest bowiem, że wskaźnik ten wynosi 2,45 proc. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w listopadzie i grudniu wynosi 0 zł, zatem potrącana została tylko składka na ubezpieczenie chorobowe – 2,45 proc. Niemniej jednak dokładnie taki sam wynik uzyskamy, korzystając ze wzoru:

- listopad – 164,40 zł (suma składek finansowanych przez pracownika w listopadzie) x 100 : 6710 zł (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe) = 2,45 proc.

- grudzień – 382,94 zł (suma składek finansowanych przez pracownika w listopadzie) x 100 : 15 630 zł (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe) = 2,45 proc.

Prawidłowa podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku wynosi zatem 7493,68 zł, zgodnie z wyliczeniem:

Krok 1.

Sumowanie pensji zasadniczej po odliczeniu składek

- [5200 zł – 712,92 zł (tj. 13,71 proc. z 5200 zł) = 4487,08 zł x 3 m-ce = 13 461,24 zł] + [6100 zł – 586,21 zł (tj. 9,61 proc. z 6100 zł) = 5513,79 zł] + [(6100 zł – 149,45 zł (2,45 proc. z 6100 zł) = 5950,55 zł x 2 m-ce = 11 901,10] = 30 876,13 zł

- 30 876,13 zł : 6 m-cy = 5146,02 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie)

Krok 2.

Sumowanie premii kwartalnej po odliczeniu składek

- [6240 zł – 855,50 zł (tj. 13,71 proc. z 6240 zł) = 5384,50 zł] + [8920 zł – 218,54 zł (2,45 proc. z 8920 zł) = 8701,46 zł] = 14 085,96 zł

- 14 085,96 zł : 6 = 2347,66 zł (1/6 premii kwartalnych wypłaconych za dwa kwartały pozostawania pracownika w zatrudnieniu poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy)

Krok 3.

Sumowanie przychodów stanowiących podstawę zasiłku

- 5146,02 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) + 2347,66 zł (1/6 premii kwartalnych) = 7493,68 zł (podstawa wymiaru zasiłku)

Krok 4.

Ustalanie wysokości zasiłku za jeden dzień

- 7493,68 zł x 80 proc. = 5994,94 zł : 30 = 199,83 zł (kwota świadczenia chorobowego w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru za jeden dzień niezdolności do pracy)

Krok 5.

Obliczenie wyrównania zasiłku

- 199,83 zł – 188,15 zł = 11,68 zł (kwota wyrównania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku za 1 dzień niezdolności do pracy)

- [11,68 zł x 14 dni choroby w styczniu = 163,52 zł (kwota wyrównania wynagrodzenia chorobowego za styczeń) + 11,68 zł x 29 dni niezdolności do pracy w maju = 338,72 zł (kwota wyrównania zasiłku za maj] = 502,24 zł (łączna kwota wyrównania)

Zatrudniający powinien niezwłocznie wypłacić pracownikowi wyrównanie wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku. Kwotę wyrównania zasiłku płatnik zalicza w ciężar składek ZUS w miesiącu jego wypłaty.