Składki ZUS: błędy w rozliczeniach zawsze do poprawki

Rz: Czy opłacanie składek z miesięcznym wyprzedzeniem to poważny błąd? Ustawa systemowa mówi o końcowym terminie na złożenie dokumentów i przelanie składek, ale nie wskazuje daty początkowej.

Andrzej Radzisław: Składki opłacane są za dany miesiąc kalendarzowy. Ustawodawca wskazał trzy terminy płatności – tj. 5., 10 i 15. dzień następnego miesiąca.

Oczywiście nie ma przeszkód, aby płatnik dokonał wpłaty wcześniej. Jednak wpłata dokonana z aż miesięcznym wyprzedzeniem powoduje, że płatnik ten naprawdę nie wie jeszcze, jakie będzie miał zobowiązania za ten miesiąc. Gdy wpłata będzie zbyt wysoka, nadwyżka zostanie zaliczona na poczet przyszłych składek, a gdy będzie zbyt niska – płatnik będzie musiał dopłacić różnicę.

Czy składając korekty dokumentów, należy brać pod uwagę przepisy obowiązujące w dacie złożenia pierwotnego kompletu dokumentów czy w dacie składania korekty?

Składając korektę dokumentów, należy brać pod uwagę przepisy, które obowiązywały w danym czasie. Jeśli korekta dotyczy np. okresu, gdy składka na ubezpieczenie rentowe wynosiła 13 proc. podstawy wymiaru, to właśnie tę stopę trzeba stosować przy naliczaniu składki rentowej w korygowanym raporcie. Również w przypadku 30-krotności – czyli limitu, do którego naliczane są składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – obowiązuje ten, który dotyczył roku, za który składana jest korekta.

O jakich zasadach trzeba jeszcze pamiętać, składając korekty?

Przede wszystkim o tym, aby zawsze uwzględniać ogólne zasady składania korekty dokumentów. Płatnicy odrębnie muszą korygować dokumenty składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie raporty świadczeniowe (ZUS RSA). Raporty koryguje się w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczeń. Jeżeli błąd dotyczy raportu RCA złożonego za ubezpieczonego, a złożony za niego raport RSA jest poprawny, to należy sporządzić wyłącznie raport RCA w trybie korekty i dołączyć go do deklaracji rozliczeniowej DRA. Zawsze, gdy składa się korektę raportu, trzeba także zrobić korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

W tym roku po raz pierwszy płatnicy nie będą musieli do końca kwietnia przejrzeć i ewentualnie poprawić zeszłorocznych rozliczeń. Czy nie lepiej jednak dla własnego spokoju zrobić porządek w dokumentach ubezpieczeniowych?

Płatnicy na bieżąco powinni weryfikować swoje rozliczenia z ZUS. Ta zmiana w żaden sposób nie zwalnia z obowiązku składania korekt dokumentów ubezpieczeniowych. W razie stwierdzenia, że w przekazanym dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik musi złożyć korektę w terminie siedmiu dni od dnia ujawnienia tych nieprawidłowości. Jeżeli to ZUS wykryje błąd, termin na korektę danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym zależy od tego, czy organ rentowy:

- wydał decyzję – wówczas na poprawki płatnik ma siedem dni od jej uprawomocnienia się,

- ujawnił błędy w czasie kontroli – w tym przypadku korektę trzeba złożyć w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.