Od początku 2012 r. płatnicy już nie muszą na bieżąco wydawać pracownikom miesięcznych zestawień o pobranych składkach ubezpieczeniowych (tzw. ZUS RMUA), chyba że na wyraźną prośbę ubezpieczonego. Od obowiązku tego uwolniła ich ustawa deregulacyjna z 2011 r.

W zamian za to do końca lutego mają przekazać ubezpieczonym roczną, zbiorczą informację za poprzedni rok w rozbiciu na poszczególne miesiące. Okazuje się, że z wypełnieniem tego obowiązku za 2012 rok mogą być problemy.

Brak nakładki

Ustawodawca poprzestał na zmianie przepisów. Płatnicy nie otrzymali narzędzia, które pozwoliłoby szybko i racjonalnie wywiązać się z tego nowego obowiązku ustawowego. W ślad za zmianą przepisów nie poszła modyfikacja programu Płatnik.

– Program, który służy do comiesięcznych rozliczeń z ZUS, nie pozwala wygenerować zbiorczego formularza ZUS RMUA w formie jednego dokumentu – twierdzi przedsiębiorca ze Zgorzelca.

Nową nakładkę do programu, która byłaby w stanie tego dokonać, ZUS planuje wprowadzić dopiero w czerwcu 2013 r. Taką informację „Rz" uzyskała w Centrali Zakładu.

Co to oznacza w praktyce? Tyle, że ci płatnicy, którzy teraz muszą sprostać nowemu obowiązkowi, będą mieli porcję dodatkowej pracy.

Roczny raport RMUA powinien obejmować informacje zawarte we wszystkich złożonych w minionym roku kalendarzowym za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych (RCA, RZA, RSA), w podziale na miesiące.

To oznacza, że kadrowa nie usiądzie z kalkulatorem w ręku i nie zliczy poszczególnych składek wydatkowanych w zeszłym roku za danego ubezpieczonego, by wyszczególnić je w rozbiciu na dane ryzyka – wtedy bowiem nie dostałby on informacji w podziale miesięcznym i nie mógłby skutecznie zweryfikować udostępnionych mu danych. Wyjściem z tej patowej sytuacji jest wydruk 12 miesięcznych raportów, spięcie ich i wręczenie podwładnemu. I to bez względu na to, czy w zeszłym roku dostawał on kilka takich zestawień składkowych na własną prośbę, czy też nie.

– To strata czasu, papieru i podwajanie kosztów – twierdzi kadrowa z dużej firmy w Warszawie. Część naszych pracowników, a zatrudniamy ponad 120 osób, kilkakrotnie w zeszłym roku prosiła o wystawienie RMUA, by potwierdzić swe ubezpieczenie u lekarza. Niestety, to nie zwalnia nas teraz z konieczności wystawienia rocznego zestawienia. Brak elektronicznej rocznej RMUA w Płatniku powoduje, że musimy wydrukować wszystkie dokumenty za zeszły rok dla wszystkich ubezpieczonych naraz – zauważa rozgoryczona pracownica płac.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotował co prawda w Exelu formularz rocznej informacji zbiorczej zawierający wszystkie niezbędne elementy, ale jest on ukryty w drugiej zakładce pliku, po otwarciu którego pojawia nam się miesięczna informacja. Ta z kolei nie jest płatnikom nieodzowna, bo od stycznia zeszłego roku nie muszą przekazywać ubezpieczonym comiesięcznej RMUA. Formularz roczny jest natomiast na drugim planie. Dotarcie do niego wymaga od użytkownika dużej dociekliwości.

Formularz w ukryciu

Nawet jeśli do niego trafi, to i tak najprawdopodobniej go nie wykorzysta. A to dlatego, że jego wypełnienie wymaga danych z programu Płatnik, które nie zaciągną się automatycznie do exelowskiego formularza.

Efekt jest taki, że przeciętna kadrowa i tak będzie wolała skorzystać z Płatnika niż z pliku zusowskiego.

Z komunikatu ZUS z 13 listopada 2012 r., umieszczonego na stronie internetowej Zakładu, możemy wnioskować, że jedynie ci płatnicy, którzy co miesiąc dostarczali swoim ubezpieczonym tego rodzaju informacje (z uwzględnieniem korekt), mogą spać spokojnie. Są zwolnieni z dostarczenia rocznego zestawienia, chyba że sam ubezpieczony zwróci się o wydanie informacji rocznej. Ci jednak, którzy zaufali ustawodawcy i nie drukowali dokumentów na bieżąco, będą mieli teraz dodatkową pracę... Chyba nie do końca o taką redukcję obowiązków chodziło ustawodawcy.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autorki, a.abramowska@rp.pl

Opinia:

Mirosław Łabanowski, ekspert z Kancelarii Prawno-Rachunkowej Lex-Consulting

Po tym jak ZUS przegrał batalię z niezależnym programem „Janosik", służącym do rozliczania składek przez przedsiębiorców, z przepisów zniknął obowiązek ciągłego aktualizowania programu „Płatnik". Ministerstwo pracy powinno jednak zadbać o umożliwienie realizacji obowiązków wynikających z nowych przepisów. Zmiana funkcjonalności programu „Płatnik" nie tylko wymaga czasu, ale też pociąga za sobą koszty. Nowelizacja przepisów powinna więc uwzględniać zarówno tempo, w jakim zmiany mogłyby zostać wprowadzone, jak i zapewnienie środków finansowych na ten cel. Inaczej prowadzi – tak jak w tym przypadku – do zwiększenia obowiązków pracodawców, a nie do ich ograniczenia. Jeśli jednak pracodawca spóźni się z wysyłką RMUA, raczej nie powinien obawiać się odpowiedzialności, bo zgodnie z art. 218 §1 kodeksu karnego, grzywna a nawet pozbawienie wolności grozi tylko za uporczywe lub złośliwie narusza prawa pracownika. Jednorazowe spóźnienie trudno uznać za uporczywe.