ZUS - korekta dokumentów po potrąceniu

[b]Przeglądając rozliczenia z ZUS, zorientowałam się, że jeden z pracowników, będący w styczniu br. kilka dni na zwolnieniu lekarskim, w naszym programie płacowym ma naniesiony urlop wypoczynkowy. W związku z tym źle został sporządzony miesięczny raport RCA za tego pracownika. W jaki sposób taka pomyłka powinna być poprawiona? [/b] – pyta czytelnik.

Do naprawienia pomyłki potrzebna jest zgoda pracownika na potrącenie nadpłaty. Po jej uzyskaniu można dokonać rozliczenia.

[srodtytul]Od pierwszego do ostatniego[/srodtytul]

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany przez pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Wyłączamy z niej wynagrodzenia za czas choroby i zasiłki oraz przychody wymienione w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0D21B31475B8392DF2AFBEE9BAEB19A4?id=324468]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].

Składki są naliczane od wszystkich wypłat uzyskanych przez pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport.

[srodtytul]Zawyżona wypłata[/srodtytul]

Gdy choroba pracownika miała miejsce w styczniu br., to za ten okres powinno mu przysługiwać wynagrodzenie za czas choroby. Należy się ono bowiem za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy, a pracownikowi, który ukończył 50 rok życia, łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Wynagrodzenie chorobowe jest zwykle niższe (80 proc. wynagrodzenia) od płacy za czas pracy. Wobec tego w styczniu pracownik otrzymał zawyżone wynagrodzenie, od którego pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

[wyimek][b]33 dni[/b] za tyle dni w roku kalendarzowym pracownik przed 50 rokiem życia dostanie wynagrodzenie chorobowe, potem należy mu się zasiłek chorobowy, który wypłaci pracodawca albo ZUS[/wyimek]

Kwestia dokonywania potrąceń z wynagrodzeń pracownika jest szczegółowo uregulowana w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]. Stosownie do art. 87 § 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

W takim razie z wynagrodzenia wypłacanego w danym miesiącu możemy potrącić tylko „nienależnie wypłacone wynagrodzenie” uiszczone w poprzednim miesiącu. Tego potrącenia dokonujemy na podstawie powołanego wyżej przepisu i nie potrzebujemy na to zgody pracownika.

Taką akceptację musimy uzyskać w innych przypadkach potrącania nienależnie wypłaconego wynagrodzenia. A więc i w sytuacji opisanej w pytaniu.

[srodtytul]Właściwe postępowanie[/srodtytul]

Jeżeli pracownik wyrazi zgodę na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia, w dokumentach rozliczeniowych za miesiąc bieżący powinniśmy złożyć raport ZUS RCA, w którym wykazujemy kwotę wynagrodzenia za czas choroby, jakie powinno zostać mu wypłacone w styczniu. Musimy oczywiście

- podać styczniowy okres przerwy w opłacaniu składek, tj. okres, w którym pracownik był chory, oraz

- uwzględnić to wynagrodzenie w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i