ZUS IWA za 2012 r. trzeba przekazać do ZUS do 31 stycznia

Składkę wypadkową – być może w innym wymiarze – przyjdzie płatnikom na nowo ustalić i płacić od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r. Wcześniej jednak – do końca stycznia – muszą wysłać do ZUS poprawnie wypełnioną informację ZUS IWA za 2012 r. Na podstawie danych w niej zamieszczonych przez płatnika, który przekaże taki dokument po raz trzeci z rzędu, ZUS ustali wysokość składki na nowy rok składkowy. Pozostali płatnicy muszą ją ustalić samodzielnie, co nie zwalnia ich z obowiązku przekazania IWA za 2012 r.

Kosztowne opóźnienie

Kto nie wyśle tej informacji do ZUS albo ją przekaże, ale z błędami powodującymi zaniżenie należnej składki wypadkowej, naraża się na dotkliwą sankcję finansową. ZUS może bowiem na nierzetelnego płatnika nałożyć – w drodze decyzji – karę w postaci podwyższonej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Może wówczas podnieść składkę do 150 proc. stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Co ważne, kara ta dotknie płatnika, który świadomie wykazał nieprawdziwe dane na IWA. Wyższą składkę będzie wówczas musiał płacić przez cały kolejny okres składkowy, tj. od kwietnia 2013 r. do marca 2014 r.

WYŻSZE OPŁATY ZA KŁAMSTWO

Przekazywane do ZUS dane w ZUS IWA, mające wpływ na prawidłowe określenie wysokości składki, muszą być prawdziwe. Jeśli ZUS przyłapie płatnika na kłamstwie, ten dostanie po kieszeni. Ukarze nieuczciwego płatnika podwyższając do 150 proc. składkę wypadkową, którą przyjdzie mu płacić w tej wysokości przez cały rok składkowy (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej).

ZUS ma do tego prawo wtedy, gdy płatnik składek nie przekaże lub przekaże nieprawdziwe dane mające umożliwić określenie wskaźnika korygującego, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki wypadkowej.

Na szczęście nie każda nieprawidłowość obarczona jest taką sankcją. Niedopatrzenie płatnika nie jest tym samym, co złożenie nieprawdziwych danych. Tym ostatnim będzie np. zaniżenie liczby ubezpieczonych czy liczby wypadków przy pracy w danym roku w ZUS IWA. Warto pamiętać o wyroku SN w wyroku 16 czerwca 2011 r. (I UK 15/11).

SN wskazał wypowiadał się w nim odnośnie przedsiębiorcy, który zgłosił do ZUS niewłaściwy kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (powołał się na PKD 2007 zamiast obowiązującego wówczas PKD 2004).

Ponieważ płatnik miał już nadany nowy numer PKD i uznał, że ten właśnie jest właściwy za dany rok, nie można mu zarzucić, że podał nieprawdziwe dane, lecz jedynie to, że wskazana przez niego informacja była nieprawidłowa. Według SN podwyższenie składki było zatem w tym wypadku nieuprawnione.

Ustawa nie przewiduje wyciągania żadnych konsekwencji wobec płatników, którzy spóźnią się z przekazaniem informacji ZUS IWA. Nie oznacza to jednak, że złożenie formularza po terminie pozostanie bez echa.

Jeśli ze względu na opóźnienie ZUS nie wyliczy płatnikowi stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej go w nowym roku składkowym, a ustalona samodzielnie przez firmę okaże się niższa od tej, jaką powinien ustalić ZUS na podstawie danych z informacji IWA z trzech ostatnich lat, to organ rentowy określi mu stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości podwyższonej o 50 proc. na cały rok składkowy (od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r.).

Obowiązek w 2013 r.

Kto musi się wywiązać z obowiązku złożenia ZUS IWA w tym roku? Płatnik, który spełnia łącznie trzy warunki:

- był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2013 r. (niekoniecznie 1 stycznia 2013 r.),

- w 2012 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio na miesiąc przynajmniej 10 osób,

- 31 grudnia ub.r. figurował w rejestrze REGON.

Jeżeli choćby w jednym z miesięcy 2012 r. albo w styczniu 2013 r. firma nie zgłaszała nikogo do ubezpieczenia wypadkowego, nie powinna składać ZUS IWA za 2012 r.

Przykład

Od stycznia do października 2012 r. firma zatrudniała średnio od 15 do 18 osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. W listopadzie i grudniu nie zgłosiła do ubezpieczenia wypadkowego nikogo. Przez dwa miesiące nie była płatnikiem składki wypadkowej, dlatego za 2012 r. nie składa informacji ZUS IWA.

Punktem wyjścia do ustalenia, czy składać IWA za 2012 r., jest ustalenie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Wytyczne, jak to zrobić, znajdziemy w art. 28 ust. 3 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.).

Liczba ubezpieczonych

Trzeba to obliczyć jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2012 r. i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w zakładzie co najmniej jeden dzień.

W obliczeniach należy uwzględniać każdą osobę, która w danym miesiącu podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu choćby jeden dzień – również tych, którzy nie przepracowali żadnego dnia (np. pracownika, który po urlopie bezpłatnym wrócił do pracy w ostatnim dniu danego miesiąca). Każdą osobę można wliczyć tylko jeden raz, bez względu na to, ile tytułów do tego ubezpieczenia miała w danym miesiącu.

Przykład

W grudniu 2011 r. pan Adam podpisał umowę o pracę. Pierwszym dniem pracy miał być 1 stycznia 2012 r. Jednak początek nowej kariery zbiegł się u pana Adama z chorobą.

Pracownik dostarczył szefowi zwolnienie lekarskie na okres od 2 do 31 stycznia 2012 r. Mimo że pan Adam nie świadczył pracy w styczniu ani przez jeden dzień, to należy go uwzględnić w liczbie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w styczniu 2012 r.

Przykład

W grudniu 2012 r. spółka zgłaszała pana Piotra do ubezpieczenia wypadkowego z dwóch tytułów – najpierw na okres od 1 do 15 grudnia jako zleceniobiorcę, a na pozostałą część miesiąca – jako pracownika.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za grudzień ub.r. pana Piotra należy policzyć jako jednego ubezpieczonego.

Kto poza listą

W tych ustaleniach nie należy jednak brać pod uwagę osób, które przez cały miesiąc były na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, czy w wysokości zasiłku macierzyńskiego. W obliczeniach pomijamy także te osoby, za które za dany miesiąc zostały rozliczone składki lub wykazane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Tak będzie, gdy wypłata wynagrodzenia nastąpiła już po rozwiązaniu stosunku pracy, tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlega ona już ubezpieczeniu wypadkowemu, mimo że składka na ubezpieczenie wypadkowe została odprowadzona i wykazana w raporcie.

Nie uwzględniamy także osób, które podlegają ubezpieczeniom społecznym na zasadach dobrowolności. Chodzi np. o wykonawców umów o dzieło, którzy od początku 2013 r. mają możliwość na swój wniosek przystąpić do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. Nie są jednak objęci ubezpieczeniem wypadkowym.

W rachunkach trzeba jednak uwzględnić takich pracowników-rodziców, którzy są uprawnieni do urlopu rodzicielskiego, ale zamiast skorzystać z tego uprawnienia wybrali możliwość czasowego zmniejszenia wymiaru czasu pracy zgodnie z art. 1867 kodeksu pracy.

Oni bowiem pozostali czynnymi etatowcami, korzystającymi z możliwości skrócenia roboczych godzin maksymalnie do połowy wymiaru czasu obowiązującego ich przed rodzicielską obniżką z art. 1867 k.p. W świetle prawa pracy są pracownikami, a nie osobami korzystającymi z połowicznego wychowawczego.

Przykład

Pani Tamara w październiku 2012 r. w dniach:

- od 1 do 11 korzystała z urlopu wypoczynkowego,

- od 12 do 22 była na urlopie bezpłatnym,

- od 23 do 31 pobierała zasiłek chorobowy.

Pracownicę należy wliczyć do liczby ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w październiku 2012 r.

Mimo że nie świadczyła w tym miesiącu pracy, to zachowała prawo do wynagrodzenia za 11 dni wypoczynku i do zasiłku chorobowego za dziewięć dni.

Przykład

Spółka komandytowa 15 lutego 2012 r. złożyła w ZUS komplet raportów rozliczeniowych za styczeń ub.r. za 26 osób. Dwa rozliczenia dotyczyły osób, które pracowały w niej do końca 2011 r., a w styczniu 2012 r. otrzymały należności po dokonaniu rozliczeń ze stosunku pracy.

Dodatkowo jeden raport złożono za osobę pracującą dla spółki na podstawie umowy o pracę nakładczą. Zatem w styczniu 2012 r. firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego 23 osoby.

W obliczeniach musiała pominąć dwie osoby, za które zostały złożone raporty za ten miesiąc, ale które już wówczas nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (byłych pracowników), oraz chałupnika (osoby wykonujące pracę nakładczą nie zgłasza się do ubezpieczenia wypadkowego).

Ważna mediana

Po ustaleniu liczby osób w poszczególnych miesiącach trzeba ustalić ich średnią z całego 2012 r. Należy przy tym pamiętać, że:

- wartość zawsze trzeba podzielić przez 12, bo IWA składają tylko te zakłady, które przez cały rok pełniły rolę płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe,

- liczbę ubezpieczonych zaokrąglić: w górę – jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 (np. 4,5 zaokrąglamy do 5), a w dół – jeśli końcówka jest mniejsza od 0,5,

- w liczbie ubezpieczonych wliczamy tylko tych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień,

- przy ustalaniu ogólnej liczby ubezpieczonych daną osobę liczymy tylko raz, nawet jeśli w danym miesiącu świadczy pracę na podstawie kilku tytułów (np. umowy o pracę i zlecenia czy kilku zleceń).

Przykład

Firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2012 r. od 2 do 18 osób. W rozbiciu na poszczególne miesiące wyglądało to tak - styczeń 3, luty 3, marzec 7, kwiecień 11, maj 17, czerwiec 18, lipiec 18, sierpień 18, wrzesień 18, październik 11, listopad 3, grudzień 2. W sumie płatnik zgłaszał do tego ubezpieczenia 129 osób. Dlatego średnia, którą powinien wykazać w IWA, wynosi 11.

129 : 12 = 10,75; po zaokrągleniu 11.

Ilu poszkodowanych

W informacji płatnik podaje także liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy w 2012 r. Ustala ją:

- na podstawie poszkodowanych pracowników w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2012 r.,

- w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2012 r.

Przykład

Pracownik uległ wypadkowi 31 grudnia 2012 r. Protokół powypadkowy sporządzono 4 stycznia 2013 r.

W tym samym dniu dokonano wpisu w rejestrze wypadków. Poszkodowanego nie należy uwzględniać w informacji ZUS IWA za rok 2012.

Nowy rok, nowa składka

Analizując złożone przez płatnika informacje IWA za trzy ostatnie lata (czyli za 2012 r. oraz poprzednie za 2011 r. i 2009 r.), ZUS do 20 kwietnia 2013 r. ustali i przyśle płatnikowi informację o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, jaka go będzie obowiązywała w najbliższym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r.

Oprze się przy tym na danych wykazanych w informacji IWA, takich jak: rodzaj działalności według PKD 2007, liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2012 r., liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, liczba zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Należy pamiętać, że liczbę poszkodowanych pracowników w wypadkach przy pracy powinien odzwierciedlać prowadzony przez pracodawcę rejestr wypadków przy pracy. Wypadki innych ubezpieczonych potwierdzane są sporządzanymi kartami wypadku.

Każda z danych o wypadkowości – z trzech kolejnych lat – jest brana pod uwagę w algorytmie wyliczającym cząstkowe kategorie ryzyka, które rzutują bezpośrednio na wymiar ustalanej składki wypadkowej.

Trochę statystyki

Z roku na rok rośnie liczba płatników, którym ZUS ustala wysokość stopy procentowej składki. Informację ZUS IWA za 2011 r. o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe złożyło 163 tys. płatników. Na rok składkowy od 1 kwietnia 2012 r. do 31 marca 2013 r. ZUS ustalił wysokość stopy procentowej składki dla 136,5 tys. płatników, tj. dla takiej samej liczby płatników, jak za poprzedni rok składkowy.

Udział płatników składających po raz trzeci informację ZUS IWA w 2012 r. (czyli za rok 2011) wyniósł 83,7 proc. ogólnej liczby płatników, którzy w ogóle ją złożyli. Najliczniejszą grupę płatników, którzy przekazali IWA za trzy kolejne lata i którym ZUS ustalił stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe stanowili płatnicy prowadzący działalność: w zakresie przetwórstwa przemysłowego – 20,3 proc. płatników, w handlu hurtowym i detalicznym – 18,7 proc., w edukacji – 16 proc.

W 2012 r. ZUS ustalił niższą niż wcześniejsza stopę procentową składki wypadkowej 66 proc. płatników, 23,6 proc. utrzymał wysokość składki na poziomie sprzed roku, a dla 10,4 proc. podwyższył jej wymiar. -

Kara za naruszenia

Inna sankcja grozi płatnikowi, który nie przestrzega zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie, co skutkuje zwiększoną wypadkowością. Jemu ZUS może podwyższyć stopę procentową składki wypadkowej o 100 proc.

Robi to na wniosek inspektora pracy, który stwierdzi rażące naruszenie przepisów bhp w czasie dwóch kolejnych kontroli. Na podstawie takiego wniosku ZUS może wydać decyzję o podwyższeniu składki o 100 proc. Nie ma tu przy tym możliwości miarkowania wysokości podwyżki do stopnia zawinienia pracodawcy.