Co do zasady informacje na ZUS ZSWA należy składać do końca marca za rok poprzedni. W tym roku 31 marca przypada jednak w Wielką Sobotę, więc termin ten przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Zgłoszenia ZSWA ma obowiązek przesłać do ZUS płatnik, który w ubiegłym roku zatrudniał pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. w trudnych warunkach i płacił za nich składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. W ten sposób dokumentuje się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych.
Opłacona składka na FEP
W zestawieniu nie należy uwzględniać pracowników, których nie było w firmowym wykazie osób pracujących w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i za których pracodawca nie opłacał w 2017 r. składek na FEP. Trzeba natomiast ująć osoby, które pracodawca wpisał na taką listę na podstawie decyzji inspektora pracy potwierdzającej szczególną kwalifikację wykonywanych przez nie obowiązków i za które odprowadził składki na FEP.
W zgłoszeniu ZSWA trzeba wykazać tylko te okresy, za które faktycznie została opłacona składka na FEP. Trzeba w nim wpisać każdą pracę szczególną, za czas której opłacono składkę na FEP, choćby trwała jeden dzień.
Zwykle elektronicznie
ZSWA płatnik powinien przekazać do ZUS w takiej samej formie, w jakiej przekazuje pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. Kopię tych zgłoszeń musi przechowywać przez 5 lat, licząc od dnia złożenia ich w ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Nie można wysłać tych zgłoszeń w jednym dokumencie z innymi – np. wraz z miesięczną deklaracją i raportami. Zawsze należy je przekazywać oddzielnie – jako jeden dokument lub więcej informacji ZUS ZSWA o różnych identyfikatorach w jednym zestawie.
Jeśli pracodawca się pomyli i w zgłoszeniu ZUS ZSWA wykaże nieprawidłowe dane, ma obowiązek je skorygować w ciągu 7 dni.
Kara za opór
Organ rentowy nie nałoży na płatnika grzywny za samo nieterminowe przekazanie ZSWA. Może go jednak ukarać za uporczywe niewywiązywanie się z tego obowiązku. Grzywna nie jest banalna, bo może sięgać 5 tys. zł (art. 98 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 963 ze zm.). Jeśli płatnik nie przekazuje ZSWA, czyli dokumentu zgłoszeniowego, popełnia wykroczenie, o którym mowa w tym przepisie.
