Mały płatnik też musi podsumować ubiegłoroczne rozliczenia z ZUS

Od początku 2012 r. płatnicy nie muszą już na bieżąco wydawać pracownikom miesięcznych zestawień o pobranych składkach ubezpieczeniowych (tzw. RMUA), chyba że na wyraźną prośbę. Od tego obowiązku uwolniła ich ustawa deregulacyjna z 2011 r. W zamian za to do końca lutego mają wystawiać ubezpieczonym roczne, zbiorcze informacje o składkach opłaconych za poprzedni rok w rozbiciu na poszczególne miesiące.

Od 1 stycznia 2015 r. wprowadzono kolejne ułatwienie dla płatników. Przewidziała je ustawa o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (DzU z 2014 r., poz. 1662). Zwalnia ona płatników z wydawania informacji miesięcznej/rocznej, ale tylko w jednym przypadku – gdy podwładny objęty był wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. Osobom, które podlegały ubezpieczeniom społecznym, informację trzeba wydać.

W praktyce oznacza to, że płatnik nie musi przygotować rocznego zestawienia, np. dla zleceniobiorcy, który miał inny tytuł do ubezpieczeń społecznych i z cywilnego kontraktu opłacał tylko składkę zdrowotną. Ale jeśli rozlicza za zleceniobiorcę czy pracownika pełny ZUS, to nie wywinie się z obowiązku przygotowania rocznej RMUA. Ten obowiązek musi wypełnić do końca lutego.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121; dalej ustawa o sus) płatnik ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje, które zawarł w imiennych raportach miesięcznych złożonych za rok ubiegły, w podziale na miesiące, do 28 lutego następnego roku (w tym roku będzie to 2 marca). Na wydanie informacji za 2014 r. pozostały tylko dwa tygodnie.

Roczny raport (odpowiednik wcześniejszego RMUA, tyle że nie w wymiarze miesięcznym) powinien obejmować informacje zawarte we wszystkich złożonych w minionym roku kalendarzowym za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych (RCA, RZA, RSA), w podziale na miesiące.

Poza danymi identyfikacyjnymi płatnika składek i osoby ubezpieczonej, datą sporządzenia i podpisem płatnika lub osoby upoważnionej, ma on zawierać:

- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne podwładnego,

- podsumowanie wypłaconych mu świadczeń oraz wynagrodzeń za czas absencji chorobowej,

- rodzaje i okresy jego przerw w opłacaniu składek (np. z powodu urlopu bezpłatnego).

Nie ma jednej, zastrzeżonej formy do sporządzenia takiego dokumentu. ZUS opracował szablon rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej, którym płatnicy mogą się wesprzeć. Zestawienie to mogą przekazać podwładnemu np. w formie wydruku bądź elektronicznego dokumentu z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, pod warunkiem że będzie spełniał określone wymagania. Najważniejsze, aby zakres danych był zgodny z tymi określonymi w ustawie o sus.

Jeśli płatnik zdecyduje się przekazać tę informację w formie dokumentu elektronicznego, to wywiąże się z ustawowego obowiązku, gdy zadba o dwie rzeczy. Po pierwsze, adresat, czyli ubezpieczony, musi wyrazić na nią zgodę. Po drugie, takie roczne zestawienie płatnik powinien opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym.