Nadpłata składek: koniec współpracy nie zwalnia z rozliczeń

- Otrzymaliśmy informację z ZUS, że jeden z naszych byłych pracowników ma nadpłatę składek za grudzień 2010 r. Czy mamy się jakoś rozliczyć z tą osobą, skoro już u nas nie pracuje?

– pyta czytelniczka.

Pracodawcy naliczają i potrącają składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy wypłaconych swoim pracownikom, jeśli świadczenia te lub ich ekwiwalenty nie zostały wyłączone z oskładkowania.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy jednak opłacać w każdym roku wyłącznie do czasu osiągnięcia limitu, czyli do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na ten rok kalendarzowy. W 2012 r. limit ten wynosi 105 780 zł. W ubiegłym roku wynosił 100 770 zł, zaś w 2010 r. 94 380 zł.

Trzeba pilnować

Obowiązek monitorowania rocznej podstawy wymiaru składek spoczywa na płatniku składek. Zgodnie z art. 19 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa o sus), gdy przychód ubezpieczonego przekroczy roczną podstawę wymiaru składek, płatnik powinien zaprzestać obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli zdarzy mu się odprowadzenie składek ponad ten limit, musi zwrócić tę nadpłatę ubezpieczonemu (w części przez niego sfinansowanej).

Jeśli to ZUS stwierdzi, że doszło do opłacenia składek od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia, informuje o tym niezwłocznie płatników składek i ubezpieczonego za pośrednictwem płatników (art. 19 ust. 6b ustawy o sus). Ma to zwykle miejse w sytuacji, gdy w trakcie roku za jedną osobę składki opłacało kilku płatników (kolejno lub równocześnie).

Niezależnie od powodu, z jakiego powstała nadpłata tych składek, pracodawca powinien kolejno:

• sporządzić i przesłać do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych,

• zwrócić byłemu pracownikowi nienależnie pobrane składki emerytalno-rentowe po potrąceniu składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,

• rozliczyć pracownika na PIT-11 sporządzonym za rok, w którym nastąpił zwrot nadpłaty.

Przyjrzyjmy się zatem krok po kroku, jak wybrnąć z tej sytuacji.

Na zwrot 5 lat

Co do zasady, nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Gdy je otrzyma, powinien oddać część należności ubezpieczonemu.

Trzeba jednak pamiętać, że płatnik nie może dochodzić zwrotu nadpłaconych składek, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło pięć lat. No chyba, że to ZUS poinformował o nadpłacie. Wtedy płatnik ma na to pięć lat od dnia otrzymania takiego zawiadomienia.

Termin ten do końca 2011 r. wynosił jeszcze dziesięć lat. Zmieniło się to za sprawą tzw. drugiej ustawy deregulacyjnej z 16 września 2011 r. (DzU nr 232, poz. 1378), która skróciła ten czas o połowę. Ale i tu jest pewna furtka. Skrócony pięcioletni okres przedawnienia może zostać wydłużony nawet o dwa lata. Stać się tak może zgodnie z art. 24 ust. 6h ustawy o sus, który stanowi, że bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu (maksymalnie na dwa lata) do dnia wydania w sprawie nadpłaconych składek wyroku przez sąd lub decyzji przez inny organ.

Ale do rzeczy. W opisywanym przez czytelniczkę przypadku nie zachodzi obawa przedawnienia nadpłaconej daniny. Chodzi bowiem o składki za 2010 r.

Aby uzyskać zwrot nadpłaty z ZUS, trzeba się o niego zwrócić na piśmie. Płatnik nie ma co liczyć na ten zwrot, jeśli zalega ze składkami. Wówczas nadpłatę ZUS zarachuje na poczet wyrównania zaległości składkowych. Nie oznacza to jednak bynajmniej, że płatnik nie musi zwrócić ubezpieczonemu składek nienależnie potrąconych z jego wynagrodzenia. Musi wówczas ustalić kwotę przekroczenia finansowaną ze środków pracownika i mu ją oddać. Nawet jeśli stron nie wiąże już pracownicza więź.

Jeśli płatnik reguluje zobowiązania względem ZUS na bieżąco, występując o zwrot nadpłaty ma pewność, że ją otrzyma. I to w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku do ZUS. Musi jednak pamiętać, że z wnioskiem o zwrot trzeba wystąpić w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania zawiadomienia z ZUS oraz, że kwota zwrotu musi przewyższyć 5 proc. najniższego wynagrodzenia.

Ustawa o sus reguluje jedynie tryb postępowania, jaki powinien mieć miejsce w relacjach ZUS – płatnik składek. Nie wyznacza natomiast ram postępowania w relacji płatnik – ubezpieczony. Nie oznacza to, że pracownik nie może się domagać od pracodawcy czy zleceniodawcy zwrotu nadpłaconych składek. Ani tego, że szef nie ma obowiązku ich zwrotu.

W sytuacji, gdy część zwrotu nadpłaconych składek należy się ubezpieczonemu, mamy bowiem do czynienia z problematyką roszczeniową z zakresu prawa pracy (gdy sprawa dotyczy pracownika lub byłego pracownika) albo prawa cywilnego (gdy praca jest lub była wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia).

Pracownik ma 3 lata

Co prawda obowiązku zwrotu ubezpieczonemu nadpłaconych składek nie wyczytamy wprost z żadnego przepisu ustawy o sus czy kodeksu pracy, ale pośrednio wynika on z art. 16 ustawy o sus. Zgodnie z nim, składki na ubezpieczenie emerytalne pracowników finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczony i płatnik, a składkę rentową (w wysokości 1,5 proc. podstawy wymiaru) i chorobową pracownicy opłacają z własnych środków.

Skoro ustawa o sus określa zakres obciążenia ubezpieczonego składkami, to w sytuacji, gdy płatnik pobierze z pensji zatrudnionego więcej niż powinien, musi mu oddać nadpłatę.

Ile czasu ma na to pracodawca? Odpowiedź wydaje się być prosta – niezwłocznie po uzyskaniu zwrotu nadpłaty z ZUS (jeśli nie miał zaległości składkowych), lub zaraz po tym, jak ZUS poinformuje go o nadpłacie i zaliczeniu jej na poczet zaległych należności. Jednak w sytuacji, gdy płatnik nie kwapi się do rozliczenia z pracownikiem, na dochodzenie swej części nadpłaty zatrudniony ma – zgodnie z art. 291 § 1 k.p. trzy lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne – tj. od daty nienależnie opłaconych składek.

Uwaga!

Pracodawca ma obowiązek zwrotu nadpłaty składek zarówno obecnemu, jak i byłemu pracownikowi. Jeśli tego nie zrobi, zatrudniony nie będzie mógł się domagać zwrotu nadpłaty, jeżeli upłynie już trzyletni okres, w którym mógłby swoje żądanie zwrotu nadpłaty zgłosić.

Przy zleceniu dekada

Gdy nadpłata dotyczy zleceniobiorcy, zasady zwrotu są te same z jednym wyjątkiem. Zleceniobiorcy są w nieco lepszej sytuacji niż pracownicy. Na upomnienie się o zwrot nadpłaconych składek emerytalno-rentowych mają o siedem lat więcej. Zgodnie bowiem z art. 118 k.c., termin przedawnienia dla cywilnoprawnych roszczeń majątkowych wynosi dziesięć lat. Nadpłatę składek należałoby traktować właśnie jako cywilnoprawne roszczenie majątkowe.

Pracodawca zwracając pracownikowi lub byłemu pracownikowi nadpłacone przez niego (ze środków pracownika) składki emerytalno-rentowe musi najpierw potrącić składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek dochodowy. Prześledźmy to na przykładzie.

Przykład

W marcu 2012 r. pracodawca otrzymał pismo z ZUS, że w grudniu 2010 r. przychód jego byłego pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe o 2000 zł. ZUS na wniosek płatnika zwrócił tę nadpłatę po odliczeniu niedopłaty składki zdrowotnej. W marcu płatnik skorygował deklaracje ZUS za grudzień 2010 r. i zwrócił nadpłatę byłemu zatrudnionemu. Kwotę zwrotu obliczył następująco:

Składki ZUS i składka zdrowotna:

• kwota nadpłaconych składek w części sfinansowanej przez pracownika to 225,20 zł

2000 zł x (9,76 proc. składka emerytalna + 1,5 proc. składka rentowa)

• kwota nadpłaconych składek w części sfinansowanej przez pracodawcę to 285,20 zł