Przełom roku to idealny moment na przegląd rozliczeń w firmie. Zmieniające się prawo, pojawiające się interpretacje prawa czy orzecznictwo sądowe powodują, że przy takim audycie może się okazać, iż prowadzony dotychczas sposób rozliczeń przestał być aktualny. Problem nie jest duży, gdy wraz z początkiem roku trzeba po prostu zmienić sposób postępowania w danym zakresie. W dużo gorszej sytuacji znajdą się przedsiębiorcy, którzy po przejrzeniu dokumentacji stwierdzą, że popełnili gdzieś błąd lub – co gorsze – nie mają pewności, czy postępują prawidłowo. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Najlepiej zapytać o zdanie właściwy urząd. Otrzymana odpowiedź powinna wskazać prawidłowy kierunek działania, a także ochronić przedsiębiorcę, jeśli ten zastosuje się do wytycznych urzędników.

Potrzebny wniosek

Procedurę zadania pytania do urzędu – czy to ZUS, czy urzędu skarbowego – należy rozpocząć od napisania wniosku. Należy w nim szczegółowo przedstawić stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz swoje stanowisko w przedmiotowej sprawie. Odpowiedź urzędu, niezależnie od tego, czy pozytywna, czy nie, będzie odnosiła się do wskazanej, konkretnej sytuacji opisanej we wniosku.

Przedsiębiorca nie powinien stosować postanowień wydanej decyzji do innych, wydawałoby się podobnych spraw, które mają miejsce w jego firmie.

Nie ma limitu wydawanych interpretacji. Dlatego w przypadku każdorazowej wątpliwości nic nie stoi na przeszkodzie, żeby znów wystąpić o wyjaśnienie. Jedynym ograniczeniem co do liczby otrzymanych interpretacji mogą być koszty opłacenia wniosku (o czym niżej). Jednak nie są one zbyt wysokie, a ochrona wynikająca z otrzymanej interpretacji może przynieść przedsiębiorcy znaczne korzyści, również finansowe.

Zakres pytań

Gdy płatnik nie ma pewności co do rozliczeń w zakresie ubezpieczeń, może wystąpić z pytaniem do ZUS. Instytucja ta odpowie w zakresie:

- obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym,

- zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych, oraz

- podstawy wymiaru tych składek.

Niestety ZUS nie odpowie na każde pytanie. Przepisy przewidują, że nie wyda interpretacji, jeśli wniosek przedsiębiorcy dotyczy m.in.:

- obowiązku podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu,

- obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- uznania pracy za pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

- świadczeń, tj. emerytur, rent, zasiłków,

- składania i wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych,

- ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Niepotrzebny formularz

Nie ma specjalnego druku, na którym trzeba złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji. Można jednak skorzystać ze wzoru druku przygotowanego przez ZUS (dostępnego na stronie www.zus.pl). Sporządzając wniosek samodzielnie, należy w nim podać:

- szczegółowe dane firmy: nazwę, adres siedziby lub adres zamieszkania przedsiębiorcy (ewentualnie adres do korespondencji, jeśli jest inny),

- numer identyfikacji podatkowej (NIP),

- numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS),

- przy działaniu przez pełnomocnika – jego dane osobowe i adres (trzeba wtedy również dołączyć pełnomocnictwo).

Oczywiście konieczne jest także opisanie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego wraz ze swoim stanowiskiem w sprawie.

Wnioski rozpatrują dwa oddziały ZUS – w Gdańsku i w Lublinie >patrz ramka. Można je złożyć osobiście, wysłać pocztą lub przez portal PUE.

Opłata za wydanie wniosku wynosi 40 zł. To koszt wydania interpretacji dotyczącej jednego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Jeśli przedsiębiorca w jednym wniosku opisze więcej niż jeden stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe, opłatę musi uregulować od każdego z nich. Ma na to 7 dni od złożenia wniosku. Na wpłacie w polu „Tytułem" powinien podać swój NIP oraz informację „opłata za wniosek o wydanie interpretacji". W razie braku dokonania opłaty, ZUS nie rozpatrzy wniosku.

Termin na odpowiedź

ZUS ma 30 dni na wydanie decyzji od momentu otrzymania kompletu dokumentów. Jeżeli nie wyda interpretacji w ustawowym terminie, to w 31. dniu stanowisko przedstawione przez płatnika we wniosku uznaje się za prawidłowe. Gdy ZUS uzna stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe, w ciągu miesiąca płatnik może się odwołać od decyzji do sądu okręgowego za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję.

Jakie korzyści daje przedsiębiorcy interpretacja ZUS? Z przepisów wynika, że nie jest ona wiążąca dla przedsiębiorcy, jednak nie można go obciążyć jakimikolwiek daninami publicznymi, sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim się do niej zastosował. Interpretacja jest natomiast wiążąca dla organów administracji publicznej lub państwowych jednostek organizacyjnych właściwych dla przedsiębiorcy i może zostać zmieniona wyłącznie w drodze wznowienia postępowania. Nie zmienia się interpretacji, w wyniku której nastąpiły nieodwracalne skutki prawne.

Podobnie ze skarbówką

Również w przypadku wątpliwości co do poprawności rozliczeń podatkowych przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji. Procedura otrzymania odpowiedzi z urzędu jest bardzo zbliżona do tej opisanej przy pytaniach do ZUS.

Wniosek o wydanie interpretacji można złożyć na formularzach: ORD-IN, ORD-WS, ORD-OG. Od 1 marca 2017 r. interpretacje podatkowe wydaje dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (wniosek kieruje się na adres: ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub wysyła drogą elektroniczną przez e-PUAP na adres skrytki Krajowej Informacji Skarbowej). Podobnie jak w przypadku interpretacji ZUS, wniosek powinien zawierać opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz stanowisko wnioskodawcy. Także koszt wydania decyzji do każdej interpretacji jest taki sam, jak w przypadku ZUS, tj. 40 zł. Konieczne jest oczywiście wniesienie opłaty od każdego przedstawionego w podaniu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Na uregulowanie opłaty podatnik ma 7 dni. Należy je wnosić na konto Krajowej Informacji Skarbowej: 25 1010 1212 0064 6422 3100 0000.

Organ podatkowy ma obowiązek wydać interpretację w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od momentu złożenia kompletnych dokumentów. Jeśli nie wyda decyzji w tym terminie, przyjmuje się, że stanowisko wnioskodawcy przedstawione we wniosku było prawidłowe (obowiązuje tzw. milcząca interpretacja). Ochrona z takiej interpretacji wygląda podobnie jak w przypadku tej otrzymanej z ZUS.

Magdalena Ciałkowska Manager ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Business Services & Outsourcing BDO

Adresat podania

Do ZUS w Gdańsku wnioski o interpretację przesyłają przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na terenie oddziałów ZUS w: Białymstoku, Bydgoszczy, Elblągu, Gdańsku, Gorzowie Wielkopolskim, Koszalinie, Łodzi I, Olsztynie, Ostrowie Wielkopolskim, Pile, Płocku, Poznaniu I, Poznaniu II, Siedlcach, Słupsku, Szczecinie, Toruniu, Warszawie I, Warszawie II, Warszawie III, Zielonej Górze.

Do ZUS w Lublinie wnioski o interpretację przesyłają przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w: Bielsku - Białej, Biłgoraju, Chorzowie, Chrzanowie, Częstochowie, Jaśle, Kielcach, Krakowie, Legnicy, Lublinie, Łodzi II, Nowym Sączu, Opolu, Radomiu, Rybniku, Rzeszowie, Sosnowcu, Tarnowie, Tomaszowie Mazowieckim, Wałbrzychu, Wrocławiu, Zabrzu.

Jeśli przedsiębiorca pomyli się i wyśle wniosek do Gdańska zamiast do Lublina czy odwrotnie, urząd przekaże pismo do właściwego organu.