Zwrot części wydatków za użytkowanie firmowych aut a przychód pracownika

- Y. spółka z o.o. użytkuje samochody osobowe na podstawie umów leasingu operacyjnego. Oprócz wykorzystania pojazdów w podstawowej działalności gospodarczej, spółka dodatkowo udostępnia je odpłatnie swoim pracownikom na ich potrzeby osobiste. Zatem, pojazdy są wykorzystywane przez pracowników spółki zarówno do celów służbowych, jak i na potrzeby osobiste tych pracowników na podstawie zawartych ze spółką umów regulujących zasady ich wykorzystania do celów osobistych. Wydatki z tytułu eksploatacji samochodów, m.in. koszty paliwa, koszty naprawa, wymiany opon itp. spółka zalicza w koszty uzyskania przychodów jedynie w wysokości 75 proc. Pracownicy użytkujący pojazdy, na podstawie zawartych umów, płacą z tego tytułu czynsz, uwzględniany w przychodach spółki. Oprócz czynszu, pracownicy dodatkowo zwracają spółce, poniesione przez nią wydatki na użytkowanie aut, których nie może ona ująć w kosztach uzyskania przychodu, z uwagi na regulacje art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PIT. Zwrot wydatków jest ustalony w umowie w z góry określonej kwocie. Umowa określa również wprost, o jakie koszty eksploatacyjne chodzi. Czy zwrot części wydatków związanych z użytkowaniem samochodów, dokonywany przez pracowników na rzecz spółki stanowi jej przychód? – pyta czytelnik.

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 3 i 4 oraz art. 14 ustawy o CIT, są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe (art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, a także za przychody uzyskane z zysków kapitałowych, z wyłączeniem przychodów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (art. 12 ust. 3 ustawy o CIT).

Do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT).

Co nie jest kosztem

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25 proc. poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (zob. art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT).

W przypadku gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego (art. 16 ust. 3b ustawy o CIT).

Poniesione wydatki, o których mowa w ust. 1 pkt 51 (...) obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów iusług (zob. art. 16 ust. 5a ustawy o CIT).

Co można zaliczyć

Zatem do przychodów podatkowych zalicza się takie przychody, które w danym momencie są trwałe, definitywne i bezwarunkowe. Do przychodów podatkowych podatnik winien zaliczyć tylko takie przychody, które są mu należne. Nie będą to zatem jakiekolwiek przychody, lecz przychody, w stosunku do których podatnikowi przysługiwać będzie prawo do ich otrzymania i które stanowić będą jego trwałe przysporzenie majątkowe. Przychodem jest ta wartość, która wchodząc do majątku podatnika może powiększyć jego aktywa. Przychodem jest zatem takie przysporzenie majątkowe o charakterze trwałym, które definitywnie powiększa aktywa osoby prawnej. Oznacza to, że przychodem są wszelkie przysporzenia majątkowe o charakterze trwałym, których rzeczywiste otrzymanie, a w niektórych przypadkach już sam fakt, że są należne, powoduje obowiązek zapłaty podatku dochodowego. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa ono aktywa.

Pojęcie „innych wydatków"

Należy stwierdzić, że aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii „innych wydatków" wymienionych w art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT, muszą być spełnione następujące przesłanki:

- wydatek nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,

- wydatek został wcześniej przez podatnika poniesiony, a następnie zwrócony podatnikowi. (...)

Zatem wydatek poniesiony jest odpowiednikiem wydatku zwróconego. Tak więc „wydatek zwrócony" to ten sam, a nie taki sam wydatek, który został poniesiony.

W analizowanej sprawie „zwrot wydatków będzie umownie ustalony w kwocie z góry określonej". Należy zatem stwierdzić, że wskazany art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT, nie znajdzie zastosowania. Skoro bowiem pracownicy będą ponosić opłaty ryczałtowe z tytułu wydatków eksploatacyjnych na samochody użytkowane przez pracowników na własne (prywatne) potrzeby, to nie można w tym wypadku mówić o zwrocie Spółce tych wydatków. Zwrot wydatków ze swej istoty musi bowiem dotyczyć rzeczywistych wielkości ekonomicznych, a nie ich ryczałtowych wartości (kwota z góry ustalona w umowie).

Zatem otrzymana kwota pieniężna w wysokości ustalonej z góry nie stanowi zwrotu poniesionych wydatków, o których mowa art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT. Nie jest to bowiem ten sam wydatek jaki poniosła spółka. Nie zostanie więc spełniony jeden z warunków art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT, co oznacz, że otrzymane wynagrodzenie z tytułu zwrotu części wydatków jakie spółka otrzyma w związku z użytkowaniem przez swoich pracowników samochodów osobowych, należy traktować jako przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem CIT stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (patrz: interpretacja indywidualna dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2020 r., 0111-KDIB1-2.4010.289.2020.1.DP).

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna:

ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

(tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1406 ze zm.)