Zmiany w kodeksie pracy wprowadzone w kwietniu 2023 r., wynikające z wdrożenia unijnej dyrektywy „work life balance” i dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, wprowadziły nie tylko nowe obowiązki dla pracodawców, ale również sankcje za ich nieprzestrzeganie. Poszerzony został katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika. O czym powinni pamiętać pracodawcy, aby nie narazić się na grzywnę, która może sięgać nawet 30 000 złotych?
1. Niepoinformowanie o warunkach zatrudnienia
Wraz z nowelizacją kodeksu pracy zmienił się katalog informacji, które pracodawca powinien przekazać pracownikowi w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Są to informacje o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
- przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
- przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
- zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
- w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
- w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
- wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
- obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
- prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
- układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
- w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Czytaj więcej:
Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca powinien go również poinformować o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz przekazać mu informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Pracodawca ma również obowiązek poinformować pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Obowiązek informacyjny obejmuje również zmianę siedziby pracodawcy. Aby uniknąć kary, pracodawca powinien poinformować pracownika o takiej zmianie nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.
Wyjazd do pracy zagranicą
Zmieniła się również treść informacji, którą należy przekazać pracownikowi przed wyjazdem do pracy poza granicami kraju. Jeżeli pracownik ma wyjechać na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie, pracodawca powinien przekazać mu informacje o:
- państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane,
- przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,
- walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,
- świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę,
- zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,
- warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.
O zmianie tych warunków pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Rażące naruszenie
Wszystkie wskazane informacje można przekazać pisemnie lub elektronicznie (np. mailem).
Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący wyżej wymienione przepisy, jego zaniechanie będzie mogło zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Karane ma być tylko rażące naruszenie przepisów. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, przez rażące naruszenie prawa pracy należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność działania pracodawcy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne (wyroki SN z 16 listopada 2004 r., II KK 222/04; z 6 lutego 2003 r., III KKN 513/00). Wydaje się zatem, że jednorazowe, niecelowe niezrealizowanie któregoś z wymienionych obowiązków, lub kilkudniowe uchybienie terminowi, nie powinno powodować negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.
Choć nie wynika to z literalnego brzmienia przepisu, zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy z 25 kwietnia 2023 r. w sprawie nowych wykroczeń w noweli kodeksu pracy z 9 marca 2023 r., karane może być również przekazanie niekompletnych informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, naruszające w sposób rażący przepisy dotyczące informowania o warunkach zatrudnienia.
2. Nieudzielenie odpowiedzi na wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy
Zgodnie z nowymi przepisami, raz w roku pracownik może złożyć pracodawcy wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.
Z wnioskiem może wystąpić pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej sześć miesięcy.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania. Odpowiedzi może udzielić zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. W razie odmowy pracodawca ma obowiązek uzasadnić swoją decyzję.
Groźba kary
Pracodawca popełni wykroczenie, jeśli nie udzieli pracownikowi odpowiedzi na wniosek, udzieli odpowiedzi z przekroczeniem ustawowego terminu, udzieli odpowiedzi w innej formie niż papierowa lub elektroniczna, lub nie poinformuje pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku. W takich przypadkach pracodawca jest narażony na grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.
Ocena bez weryfikacji
Zasadność podanych przyczyn odmowy uwzględnienia wniosku nie podlega ocenie. Nawet jeśli pracodawca poda nieprawdziwą przyczynę odmowy, nie zostanie ukarany.
3. Naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy
Znowelizowane przepisy umożliwiają pracownikowi będącemu rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 8 wystąpienie z wnioskiem o elastyczną organizację pracy.
Za elastyczną organizację pracy uważa się:
- pracę zdalną,
- system przerywanego czasu pracy,
- system skróconego tygodnia pracy,
- system pracy weekendowej,
- ruchomy rozkład czasu pracy,
- indywidualny rozkład czasu pracy oraz
- obniżenie wymiaru czasu pracy.
Pracownik może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.
Pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Odpowiedź powinna mieć postać papierową lub elektroniczną.
W odpowiedzi na wniosek należy wskazać:
- czy pracodawca uwzględnił wniosek pracownika, albo
- przyczynę odmowy uwzględnienia wniosku pracownika, albo
- inny możliwy termin zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku.
Za co grozi grzywna
Naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Znamiona omawianego wykroczenia przeciwko prawom pracownika zostały określone dość nieostro. Przepis odnosi się do całego art. 1881 k.p., którego część nie zawiera żadnych obowiązków skierowanych do pracodawcy.
Karany może być brak odpowiedzi na wniosek pracownika, udzielenie odpowiedzi z przekroczeniem terminu, odrzucenie wniosku bez podania uzasadnienia decyzji oraz udzielenie odpowiedzi w innej formie niż pisemna lub elektroniczna.
Konkretne przyczyny odmowy
Pracodawca powinien również dopilnować, aby wskazana przez niego przyczyna odrzucenia wniosku była konkretna. Nie powinien ograniczać się do stwierdzenia np. że „Przyczyną odmowy jest brak możliwości uwzględnienia wniosku”. Nie ma potrzeby, aby uzasadnienie odmowy uwzględnienia wniosku było obszerne, jednak powinno ono być tak sformułowane, aby pracownik wiedział, jaka była przyczyna odmowy. Wystarczające będzie wskazanie, że pracodawca odmawia np. z uwagi na rodzaj pracy pracownika (ponieważ pracownik jest zatrudniony na recepcji i uwzględnienie jego wniosku jest niemożliwe ze względu na rodzaj wykonywanej przez niego pracy).
Realny termin
Natomiast w przypadku zaproponowania innego terminu zastosowania elastycznej organizacji pracy, pracodawca powinien zadbać o to, aby był to termin realny. Zaproponowanie terminu zbyt odległego może być uznane za obejście przepisów dotyczących obowiązku uzasadnienia odmowy wniosku.
Prawo do powrotu
Ponadto zgodnie z art. 1881 § 6 k.p. pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy może w każdym czasie złożyć wniosek – w postaci papierowej lub elektronicznej – o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez niego z tego typu organizacji pracy.
Pracodawca, po rozpatrzeniu wniosku, jest zobowiązany poinformować pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Naruszenie tych przepisów, tj.:
- odpowiedź po terminie,
- brak podania przyczyny odmowy lub
- brak podania możliwego terminu powrotu do pracy
może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Zakazane działania
Należy również zwrócić uwagę na przepis stanowiący o tym, że złożenie przez pracownika wniosku o jedną z form elastycznej organizacji pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy z takim pracownikiem ciężar udowodnienia, że pracodawca kierował się innym powodem, będzie spoczywał na nim.
Pracodawca popełni wykroczenie, jeżeli:
- wypowie pracownikowi umowę z powodu złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy, lub
- rozwiąże ją bez wypowiedzenia, a także
- jeśli będzie prowadził przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z tego tytułu.
4. Naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym
Po wejściu w życie nowych przepisów pracownicy zyskali prawo do skorzystania z bezpłatnego urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może zawnioskować o taki urlop w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej wspólnie z pracownikiem, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
We wniosku pracownik powinien wskazać następujące informacje:
- imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,
- przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,
- gdy wniosek dotyczy członka rodziny, pracownik musi określić stopień pokrewieństwa z tą osobą (syn, córka, matka, ojciec, małżonek/małżonka),
- gdy wniosek dotyczy osoby niebędącej najbliższym członkiem rodziny, pracownik wskazuje adres zamieszkania tej osoby. Celem podania w tym przypadku adresu zamieszkania ma być potwierdzenie, że ta osoba wspólnie zamieszkuje z pracownikiem. Pracodawca może w ten sposób sprawdzić uprawnienie pracownika do urlopu opiekuńczego wobec tej osoby.
Możliwość odmowy
Pracodawca musi uwzględnić taki wniosek i udzielić urlopu pracownikowi, chyba że:
- wniosek nie spełnia wymogów formalnych, określonych wcześniej,
- pracownik złoży wniosek w dniu, w którym chciałby skorzystać z urlopu opiekuńczego, tj. zbyt późno,
- potrzeba opieki lub wsparcie nie wynikają z poważnych względów medycznych,
- osoba, której ma dotyczyć opieka lub wsparcie, nie jest członkiem rodziny pracownika (tj. synem, córką, matką, ojcem lub małżonkiem) albo jest inną osobą niż najbliższa rodzina i nie zamieszkuje wspólnie z pracownikiem.
Naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Takie naruszenie może polegać na:
- nieudzieleniu pracownikowi urlopu opiekuńczego, pomimo spełnienia przez niego wszystkich okoliczności wymaganych do przyznania urlopu,
- udzielenia urlopu w innym terminie niż wnioskował pracownik, lub
- udzielenie go w dni, które są dla pracownika dniami wolnymi od pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Pracodawcy powinni pamiętać również o tym, że czas trwania urlopu opiekuńczego powinien być wliczany do stażu pracy pracownika, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Ponadto pracodawca w okresie urlopu opiekuńczego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie takiego urlopu do dnia zakończenia tego urlopu nie może prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z pracownikiem, a także wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jego winy i reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.
Uprawnienia pracownika
Z uwagi na odpowiednie stosowanie przepisów art. 1864 k.p. pracodawca ma również obowiązek dopuścić pracownika po zakończeniu urlopu opiekuńczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.
Pracownik korzystający z urlopu opiekuńczego ma także prawo złożyć wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Aby nie popełnić wykroczenia, rozpatrując ten wniosek pracodawca powinien kierować się zasadami wskazanymi w części dotyczącej elastycznej organizacji pracy.
5. Naruszenie przepisów o wnioskach pracownika o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy, ruchomego czasu pracy lub w indywidualnym rozkładzie czasu pracy oraz o wykonywanie pracy zdalnie
Zgodnie ze znowelizowanym kodeksem pracy, pracodawca, który narusza przepisy dotyczące uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 1421 k.p. i art. 6719 § 6 i 7 k.p., popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Zgodnie z treścią art. 1421 k.p. pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:
- pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1329 ze zm.),
- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, oraz
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 900 ze zm.),
- o wykonywanie pracy w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139 k.p. (system przerywanego czasu pracy), lub rozkładzie czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p. (ruchomy rozkład czasu pracy) albo w art. 142 k.p. (indywidualny rozkład czasu pracy), złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
Nieuzasadniona odmowa lub zła forma
Wykroczeniem będzie odmowa wniosku z innych przyczyn niż ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika oraz niepoinformowanie pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepis nie wskazuje natomiast terminu, w którym pracodawca powinien odpowiedzieć na wniosek pracownika.
Szczególne zasady
Ponadto kodeks pracy wprowadził obowiązek wyrażenia przez pracodawcę zgody na pracę zdalną, o ile pracownik należy do jednej z poniższych kategorii pracowników:
- pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w ustawie „Za życiem”,
- pracownik – rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, oraz
- pracownik – rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w Prawie oświatowym,
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku tych pracowników o pracę zdalną, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Wykroczeniem będzie odmowa uwzględnienia wniosku z innych przyczyn niż ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika oraz niepoinformowanie pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
6. Naruszanie przepisów dotyczących pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń
Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek pokrycia kosztów przeprowadzenia szkoleń pracowników, jeżeli:
- są one niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, jeśli wynikają one z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz
- w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.
Ponadto takie szkolenia powinny odbywać się w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika, a ich czas poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.
Pracodawca popełni wykroczenie, jeżeli naruszy przepisy dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń. To wykroczenie zagrożone jest karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Zdaniem autorek
Edyta Jagiełło - prawniczka, Raczkowski
Klaudia Bielska - prawniczka, Raczkowski
Aby dany czyn mógł być kwalifikowany jako wykroczenie, konieczne jest uznanie, że jest on społecznie szkodliwy oraz zawiniony. Sprawcą wykroczenia przeciwko prawom pracownika może być przy tym pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (niekoniecznie pracownik). W sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika sąd orzeka na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy. Inspektor pracy jest w tych sprawach oskarżycielem publicznym. Inspektor pracy może jednak sam nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego, jeżeli uważa, że kara ta będzie wystarczająca. W takim przypadku grzywna może być nałożona w wysokości do 2000 zł. W każdej sprawie o wykroczenie wniosek może wnieść również prokurator.